Gestión de Tangibles

“Marco, es la segunda vez que acontece lo mismo. Tengo al mejor recurso humano disponible. Y, no contamos con los recursos materiales, ¿Qué sucedió?. José, según el kardex  los recursos solicitados se encuentran en almacén. El problema es que están incompletos o defectuosos. Pero, en la última toma de inventario, todo estaba cuadrado y conciliado. Marco existe una métrica que indique el estado y/o el mantenimiento ejecutado. No José. Entonces no hay gestión de tangibles”.

“¿Cómo es posible que tanto material sobrante pasara inadvertido durante décadas en la supuestamente sofisticada industria aeroespacial? Muy fácil: Ninguna de las cuatro empresas involucradas en este tributario flujo de valor para un motor de avión […] Jamás se habían explicado entre sí, de forma detallada, en qué consistían sus actividades”. (1)

Tangibles.

Toda empresa, conjuga dos recursos: intangibles y tangibles, los recursos tangibles, son cualquier tipo de bien que puede transformarse o no, para poder atender el requerimiento o necesidad de un cliente (interno o externo) o usuario final. Verbigracia: Un Taladro, es  una herramienta que una empresa de servicios, utiliza para ejecutar determinadas tareas, cada una de estas tareas proporcionara entregables que concatenados a otros, logren consolidar el entregable final, que demande el cliente o usuario final. En este mismo giro de negocio se utilizaran pernos, que unirán las piezas en las cuales se han hecho hendiduras, todo esto es transportado en un camión de 4 toneladas con carrocería tipo furgón, hasta el lugar donde se entregara (o ejecutara) el bien o servicio.

Aquí tenemos tres recursos tangibles: El taladro, los pernos y el Camión, todos poseen valores diferentes, pero con estados funcionales complementarios, que son  las siguientes:

Apoyo.- Es una función que involucra un trabajo directo de apoyo, y sin en el cual, no se conseguiría: edificar, construir o producir el bien o servicio ofertado, en el escenario de una empresa de servicio citamos a: un taladro,  este es un tangible que cumple la función de apoyo. La particularidad, es que por un lado el tangible no es transformado sino es utilizado, por lo tanto, se consume su vida útil y una vez concluida su tarea, es retornado al almacén, esto es iterativo hasta que caduca la vida útil de la herramienta, esta vida útil va ser variable, dependiendo de dos factores el uso correcto y el mantenimiento aplicado.

Operativo.- Es una función que involucra un trabajo directo y aplicativo, es decir: No solo interviene sino también forma parte del servicio o del producto final o de intercambio, en el caso de los pernos estos unen los componentes que conforman la estructura, en consecuencia, ellos pasan en propiedad o en uso y usufructo del cliente. La particular es que estos son de sacrificio, por lo tanto, posee un fin y son considerables como descartables dentro de los costos, por lo tanto, no son recuperables o reutilizables.

Colateral.- Es una función que involucra un trabajo indirecto, es decir el transportar a los recursos tangibles e intangibles, puede realizarse a través de un servicio de transporte arrendado o tercerizado. Pero, el transporte propio implica independencia y autonomía en el uso de tiempo, diseño de rutas y otros beneficios que pueden ser valoradores por la empresa y los clientes de esta empresa. Esto tangible, es valorado contablemente como un activo fijo.

Estos recursos, pueden variar su estado funcional, dependiendo del giro de la empresa,  el taladro en una empresa comercializadora de artículos ferreteros puede pasar a ser un bien operativo de intercambio  e igualmente el camión en una empresa comercializadora de vehículos. Esto es una secuencia de causa efecto, elemental y lo importante es cómo lograr que la inversión realizada en estos recursos, genere el mayor valor agregado posible, en cada unos de los bienes o servicios vendidos, el aseguramiento de un flujo armonioso en cual la consigna sean un usufructo eficiente, es la diferencia.

Métricas

“Lo que no se puede medir, no se puede controlar;  lo que no se puede controlar,  no se puede administrar; lo que no se puede administrar es un caos”. Navarrete M., 2002. (2)

Al igual que se desea obtener el 101% de las capacidades y destrezas de los colaboradores que conforman su equipo de recursos humanos, también debe obtenerse el 101% y mucho más de los recursos tangibles. Se debe recordar que al adquirir un tangible se realiza una inversión, conlleva una cifra de números en moneda, esta puede dividirse entre la vida útil.

Continuemos en el escenario del taladro, se adquieren 02 taladros de marcas diferentes pero con las mismas características (potencia, rotación, peso, etc.), para ejecutar tareas similares (perforación de canaletas de aluminio, mismo espesor, etc.) Los colaboradores que emplearan estos taladros, poseen la misma capacitación, preparación y experiencia. Las tareas poseen un mismo tiempo de duración.  ¿Que marca logro el mayor tiempo de vida útil?  Obtener una métrica no es labor sencilla, para realizar métricas comparativas, tiene que existir una simetría de las variables.

Las métricas permiten obtener información en tiempos, y, por lo tanto, en números, estos números son controlables y auditables en el tiempo, con ello ¿que se consigue? por un lado:  a.- Racionalizar las adquisiciones en función al mejor costo beneficio, b.- Conocer y mejorar la capacidad y destrezas del personal c.- Evitar quiebres de recursos.

En un escenario en el cual un despachador, entrega 18 pernos, que es el requerimiento (incluyo 02 de seguridad) para el ensamblar tándem hidráulico y luego de 20 minutos regresa el operador y le comunica al despachador que necesita 06 pernos más por que se han estropeado, El despachador por no informar, regresa al contenedor 06 pernos inservibles y entrega 06 pernos nuevos. No solo está realizando una acto sub estándar que perjudica la productividad del operador sino que está provocando un quiebre en el stock. Lo mismo es aplicable a un conductor de camión que por no tener la experticia y conocimiento puede esforzar más al camión y estar utilizando más combustible y por ende el vehículo perderá tiempo de vida útil.

En estos escenarios, no es el tema de ver la habilidad del área contable de maquillar estos gastos o negligencias, sino de una gestión de tangibles que optimice el uso de los recursos para lograr cero desperdicios.

Cero desperdicios

“Las tendencias descritas hasta ahora han llevado a la idea de la producción  sobria o la manufactura sobria. Aunque no se trata de un concepto novedoso, básicamente involucra un enjuiciamiento importante de cada una de las actividades de la empresa: La eficiencia y efectividad de sus diversas operaciones, la posible no necesidad de alguna de sus operaciones o administradores, la eficiencia de la maquinaria y el equipo de producción, y el número de personas involucradas en cada operación”. (3).

Si la empresa posee una gestión en los cuales los recursos materiales, no sean tratados como simples objetos inanimados sino que posean una numero de aprovechamiento ligado a un tiempo, permitirá a sus colaboradores, una mayor diligencia en su usufructo y la motivación para obtener de ellos el mayor valor posible e incrementar esta cifra en el tiempo.

Los recursos materiales muy aparte de poseer un código que permita saber si hay en stock o no, debe permitir un seguimiento en el usufructo ya que esto permitirá a las empresas con recursos limitados (todas la empresas poseen recursos limitados) crecer y mejorar. Para Taiichi Ohno las empresas tienen  7 MUDAS  principales, se conoce como MUDAS a los procesos y la coordinación mal ejecuta, que produce, una serie de desperdicios, que se acumulan cifras rojas, estas MUDAS se perciben a posteriori y en consecuencia se toman medidas correctivas, es decir: ya existió, un impacto negativo.

Incorporar una gestión de tangibles, no es crear un departamento o una gerencia, sino que tanto la gestión de operaciones, como todos los involucrados en la cadena de suministros, estén consientes de la responsabilidad en el usufructo  de los recursos. Para ello es indispensable  que se creen políticas y procesos que desemboquen en un aseguramiento de la calidad basado en controles medibles que permiten la trazabilidad  para lograr el usufructo redituable a la  inversión, y, que esta repercuta en el valor, que espera el cliente.

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1.- Caso: Pratt And Whitney, tomado de: Lean Thinking  autores: Jones & James, publicado por:  Gestión 2000 .2012.   

2.- Reflexiones para implementar un sistema de gestión de calidad, autores. Pérez & Múnera, publicado por: Universidad Cooperativa de Colombia. 2007.

3.- Manufactura, ingeniería y tecnología. Kalpakjian y Schmid, Publicado por. Pearson Educación México. 2001.