Áreas de Apoyo

“Julio, el reporte financiero esta difuso y no señala los escenarios en los cuales se ejecutaran las operaciones, creo que fuimos completamente directos en nuestras estipulaciones. Pero Juan, la información solicita se encuentre en el reporte, pero solo faltaban unos pocos datos, que no creo que sean tan relevantes”.

Las operaciones no pueden caminar por si solas, necesitan de toda una organización que trabaje de forma sistémica pero sobre todo simbióticamente, cada célula (colaborador), debe tener en cuenta que su ciclo de vida (Permanencia en la empresa) depende no solo de una eficiente labor aislada, sino de cómo esta repercuta frontal o colateralmente en su equipo y esta a la vez en las operaciones de la empresa.

Michel Porter, en su Libro Ventaja competitiva, señala que: hay 04 actividades apoyo en el sector industrial, que son: Infraestructura de la empresa, administración de RRHH, Desarrollo Tecnológico y Abastecimiento, estas áreas de apoyo no son inmutables, ya que el giro y core bussines de las empresas harán que estas muten y se transformen o se acomoden dependiendo del entregable final que emita la empresa.

Porque áreas y/o departamentos de apoyo

¿Finanzas es un área de apoyo?, si por supuesto; Solo en un escenario de una empresa, que su core bussines sean los servicios financieros como KPMG o similares, no lo seria. Las áreas de apoyo proveen los: insumos, información y recursos al área de operaciones, en un escenario de una empresa de manufactura de autos  como: Bugatti o Pagani, ¿pueden concebirla sin colaboradores  que puedan producir motores poderosos? O una empresa del sector médico como el Johns Hopkins Hospital, ¿conseguirían sus objetivos sin colaboradores médicos? Pero este personal tan relevante, es apoyado y/o asistido, por las demás áreas. Que  auto ensamblarían en Bugatti, si no poseerían los componentes necesarios, o como trabajarían  en el hospital si los clientes no pueden reservar sus citas.

Las operaciones deben fluir, para crear el entregable final,  pero, si el canal no está limpio ¿el flujo seria el mismo? ¡Claro que no! sería imposible, las áreas de apoyo (todas las áreas) dependiendo del giro y el core business de las empresas, pueden ser de apoyo. Por lo tanto las áreas de apoyo, no tienen menor importancia, muy por el contrario tienen mucha importancia, ya que los entregables intermedios, son los insumos que necesitan la gestión de operaciones. Cada área cumple TAP de acuerdo a la naturaleza de sus objetivos.

Valor de cada área

"Para Porter, una organización es una cadena que crea valor para los stakeholders o grupos de interés que rodean a la organización. En la cadena de valor se encuentra la fuente de la ventaja competitiva “. (1).

El valor de los entregables de cada área, es lo que otorga el valor que cada área posee, en un escenario de una empresa de transporte, que gana una licitación para ingresar a un proyecto de una  Hidroeléctrica a 3500 MSNM, le va demandar incrementar sus operaciones en un 50%, ello entonces va requerir que la empresa deba adquirir: más tracto remolcadores, semi remolques, camionetas y a su vez, reclutar y contratar más colaboradores, por lo tanto aquí las áreas de Abastecimiento y Recurso Humanos, poseerán un relevancia muy alta para poder lograr iniciar las operaciones sin mayor dificultad.

Pero allí no acaba estos colaboradores deben ser entreados, capacitados no solo en temas operativos, sino también de: Seguridad Salud y Medio ambiente. Por lo tanto, todas estas capacitaciones deben ser impartidas por el área de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo) o HSEQ (Health, Safety, Environment and Quality) o como la empresa haya denominado a esta área, por otro lado el área de mantenimiento deberá realizar la adecuación de las unidades de transportes para iniciar sus actividades. Esto es solo una parte de todas las TAP que demanda el ganar el proyecto y poner en marcha las operaciones. En este escenario cada área gestionara no solo pensando en su meta,  nada más,  sino que deben ser consientes de que son parte activa y vital del objetivo, que es iniciar las operaciones en una primera etapa y de por consiguiente en una segunda etapa de mantener el performance en el devenir. La empresas atraviesan un devenir imparable y en cada una de esas etapas debe responderse como un todo.

Impacto al Entregable

Cada documento impreso, cada lugar aseado, cada llamada contestada, tienen un impacto en las operaciones, y estos pueden servir para la elaboración de un entregable final de mucho valor, para el cliente, o puede desencadenar en un entregable mediocre sin mayor valor para el cliente y por lo tanto en un bajo o nulo valor de intercambio para el proveedor.

En un escenario en el cual las áreas no estén sincronizadas, se generaría un escenario en el cual: los colaboradores todavía no fueron reclutados, o no fueron capacitados  o no se adquirieron los semi remolques. Todo ello es sumamente complejo y en muchas ocasiones lograr ello demanda grandes esfuerzos de coordinación, empero es la única manera de mantener a las operaciones en actividad y  minimizar los riesgos que involucrarían entregables inconclusos.

Los entregables inconclusos, no son otra cosa que “Casi el 100%” por lo tanto tenemos 43 conductores de tracto remolcadores, solo faltan 2. Tenemos todos los tractos remolcadores, pero no han sido gestionadas las placas de rodaje de 5. La gestión de operaciones, necesita, el 100% de todos sus entregables, con el 100% de las características, no pueden admitirse  y no deben admitirse.

Pero todo ello no puede ejecutarse si los presupuestos elaboradores por finanzas, no fueron correctamente elaborados, por lo tanto, no habrá un aprovisionamiento para el inicio de las operaciones. Es por ello que a pesar de que las áreas llamadas de apyo puedan concebirse como áreas de segunda clase. ¡No lo son!, en una organización empresarial todo es sistémico, pero. debe entenderse. que la simbiosis es la única forma de lograr que el sistema funcione.

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1.-  “Interpretando a Porter” Autor: Luis Fernando Restrepo Puerta.  Publicado por: Centro Editorial de la Universidad del Rosario.