Selección de Proveedores

“Julio, ¿qué está pasando?, el lunes te envié con mi asistente los datos de un proveedor para incluirlo en los servicios de disposición final de residuos líquidos, en el proyecto del sur, ¿no te llegaron los datos? Ya estamos viernes. Señor, el proveedor se quedo en la etapa de selección de proveedores,  ya que no cuenta con los requisitos, tal como se lo informe  el martes vía email. ¿Cómo que no cuenta con los requisitos?, si es mi amigo.

La selección de proveedores no es un formalismo para otorgar preferencia a unos y descalificar a otros, es un proceso de selección  tiene  como meta: la búsqueda, ubicación y tamiz a los candidatos que serán los posibles aliados estratégicos, la gestión de abastecimiento debe preparar un catalogo de proveedores calificados y listos para participar y la primera etapa o valla para emitir este catalogo es la selección.

Tipos de necesidades = Tipo de Proveedores

Para este primer paso es importante como ya se vio capitulo anterior definir las necesidades de los clientes internos, estas necesidades son iterativas y poco fluctuantes, por lo tanto contando con una planificación de la demanda conocida (en su mayor dimensión) se inicia la búsqueda y pesquisa de proveedores, la búsqueda de proveedores básicamente se inicia teniendo en cuenta la amplitud del inventario de ítems requeridos, si existen 5,000 ítems entres servicios y productos para abastecer, no necesariamente son 5,000 proveedores, debe recordar que son importantes las familias y sub familias para ejecutar la búsqueda, por ejemplo : existen 180 diversidades de pernos, Laynas, abrazaderas, tuercas, espárragos y birlos  en el inventario, por lo tanto todos estos pertenecen a una sub familia que deberá contar con un perfil de proveedor, este perfil señala los atributos en forma de productos que comercializa u ofrece el proveedor, por lo tanto aquí podremos distinguir qué tipo de proveedor se requiere.

Fabricante, importador, wholesale o retail, ¡Señor un momento, aquí no hay análisis, nos vamos por el más grande, seguro nos otorgara mejor precio!, eso no necesariamente es cierto, muchos fabricantes, importadores y distribuidores, tiene políticas de comercialización que salvaguardan sus canales de distribución, en la cual crean niveles de pedidos, es decir: el producto X3, se vende como mínimo 10,000 piezas por pedido, y la empresa, consume 1,000 piezas del X3 al año, por  lo tanto es contraproducente financieramente ejecutar una compra de ese nivel. El proveedor debe aprovisionar en función al requerimiento de la empresa compradora, no en función a sus políticas, hay que recordar que el escenario es una empresa, consumidora final (Ya sea de servicio o producción) no una empresa comercial intermediaria, por lo tanto, en este otro escenario las empresas si  podría sujetarse a ciertas políticas de acuerdo a un vinculo contractual, con el cual ellos hayan decidido ejecutar la alianza estratégica, empero de ninguna manera tampoco esto debe significar una diferencia considerable, es compresible los temas de manejo de packs, empero ello no conmina a que el monto aumente geométricamente y menos cuando no hay asidero en la rotación de los productos.

Entonces, evaluado las características de los productos que se necesitan, y tomando en cuenta la complejidad, disponibilidad e impacto en las operaciones o proyectos, se definirá si el proveedor es un fabricante o retail, ese es el primero criterio para comenzar la selección, no hay que olvidar que pueden haber productos que permitan que haya proveedores de diferentes líneas o inclusive ejecutar mezclas. Una necesidad para abastecer a producción involucra volúmenes altos empero luego compra spot pequeñas requieren meno volumen y mayor servicio, por lo tanto puede contarse con un gran proveedor con precios bajos y uno pequeño con gran servicio y precios de mercado, Esto también puede orientar a mejores contratos o alianzas en las cuales las compras spot se ejecuten a través de un retail del gran mayorista. El camino de la negociación es amplio y va ser aún más amplio o menos amplio, de acuerdo a la estrategia de atención al cliente que se posea.

Primera Valla

La selección es el proceso para separar los aparente mente aptos es decir si la empresa necesita una empresa de transporte de carga especializada, para el proyecto del sur, que iniciara en un puerto de sur y terminara 2,800 km hacia el centro sur, por lo tanto se recopilara todos los datos de las empresas transportistas con bases en el sur con un perímetro de 0 a 100 kilómetros, es decir en la selección vamos a compendiar todos aquellos que vendan el servicio y producto, y que se encuentran aparentemente aptos para una atención en la condición que la empresa necesita.

En la selección básicamente se analiza disponibilidad y probabilidad de respuesta ante los requerimientos o futuros requerimientos, En un escenario en el cual se necesita 50 toneladas más de caliza para iniciar la producción debida a un crecimiento de la demanda, la gestión de abastecimiento, no estará interesada en seleccionar una empresa que no cuente con el producto en almacenes.

Entonces luego de la selección uno dispondrá de 04 proveedores con stock para un abastecimiento de inmediato, bajo las condiciones primarias que son: calidad, disponibilidad, y precio, por lo tanto e ahí la selección luego de la primera valla. Hay que recordar que el proceso de selección es constate en una gestión de abastecimiento y no es aislada cuando surge un requerimiento, por ello se aclara al inicio que es necesario tener en cuenta todo el inventario para empezar una selección oportuna y posterior: evaluación y re evaluación.

“Toda organización necesita de proveedores, ninguna puede existir sin ellos. Por lo tanto, el enfoque de la organización para con los proveedores, sus procesos y sus políticas de adquisición, así como sus relaciones con ellos tendrán un efecto no solo sobre el desempeño de los proveedores, sino también sobre la organización. Ninguna entidad puede alcanzar el éxito sin el apoyo de sus bases de proveedores, tanto a nivel operacional como estratégico, y tanto a corto como a largo plazo”. (1).

La selección es una primera instancia, en cuanto la empresa tenga menos definida su planificación estratégica, muchos proveedores solo quedaran  en esta etapa y por supuesto si no hay correcta gestión de almacenes también muchos proveedores quedaran en esta etapa, esta etapa es importante no se puede seleccionar a ningún proveedor de forma incorrecta o arbitraria empero todos los proveedores deben continuar con la etapas siguientes puesto las empresas, se fortalece y mejorar sus costos cuando cuenta con aliados estratégicos, pueden ser grande so pequeños la importante de cómo ellos permitan continuar las operaciones o proyectos evidenciaran su relevancia en el devenir de la empresa. Por lo tanto la gestión de abastecimiento debe administrar todo este proceso, a fin de que los (nuevos y vigentes) aliados estratégicos sumen al valor que se tiene planificado entregar al cliente y consumidor.

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1.- “Administración de compras y abastecimientos”. Autor: Fraser Jhonson, Leeders Michael, Flynn Anna,. Editorial McGRaw-Hill.