Alineando Procedimientos
Juan Gonzales había iniciado labor en su nuevo puesto como superintendente
de producción de una fábrica de componentes para maquinas tragamonedas,
haciendo su recorrido por la planta, comprobó que cada uno de los obreros tenían una peculiar forma de trabajar las
mismas piezas, entonces comenzó a medir los tiempos de cada uno de los
colaboradores, comprobando que Yuri Ganosa tenía el mejor tiempo, ahí se detuvo
y analizo la pieza, al concluir se dio cuenta que todas las piezas producidas se
encontraban dentro del estándar de calidad requerido por el cliente, por ello
decidio conversar con Yuri Ganosa, Yuri era un hombre joven egresado recientemente
de una institución técnica prestigiosa, cuyo bigote ancho y espeso le otorgaba
una apariencia muy singular, al entrar Juan le agradecido por acudir prontamente a su llamado y le dijo
que tomara asiento, ahí y luego de explicar la situación y felicitarle por su labor, le
propuso implementar su procedimiento de trabajo a todos sus
compañeros, el hecho una prolongada
carcajada y le dijo: “Eso nunca va pasar”, sorprendido Juan le dijo ¿Por qué? A lo que Yuri contesto: Ellos nunca
aceptaran trabajar a mi manera, ya que la mayoria tiene más de diez años trabajando a su manera y se
sienten orgullosos de la manera peculiar como lo hacen, por lo tanto no van a permitir
que yo "el nuevo", les enseñe como deben hacer su trabajo; por ello siempre habrá varias
formas de trabajar. Ahí está la solución, tú no les ensañaras a ellos,
trabajaras conmigo para diseñar nuestro manual de procedimientos e instructivos
que será el que entre en vigencia.
Idiosincrasia VS
procedimiento
Una gran parte de organizaciones no tiene alineado sus procedimientos de trabajo, no emiten
instructivos y no ejercen ningún tipo de control, no solamente en el sector
productivo sino también en los sectores: comercial y de servicios. Los procedimientos
se originan de la mejor practica actualmente empleada que es evaluada y adecuada para su implementación,
en otras palabras, el procedimiento implementado debe lograr los resultados
esperados, utilizando menos tiempo, menos esfuerzo y menos dinero, El éxito de
la gestión de todo administrador o líder organizacional es el que siempre esta
tendencia invada por completo a la
empresa de tal manera que ello se vuelva parte de la cultura, por lo tanto
pasara de ser un imposición a ser parte del valor del colaborador dentro y
fuera de la organización.
Arturo era gerente comercial de una conocida empresa distribuidora
de repuestos para vehículos ligeros, el no tenía la menor idea como trabajaban
los integrantes de su equipo (aunque en realidad no eran un equipo) ya que
todos los días les daba veinte minutos de arengas y lisonjas y los soltaba a la
calle solicitándoles resultados en sus metas de ventas, esto me hizo recordar
años después una telenovela trasmitida por el canal mexicano Telenovelas(1), donde la gerente comercial apretaba a sus
vendedores y los coaccionaba para conseguir sus metas y ahí usted puede
observar como cada uno emplea una manera totalmente diferente de proceder en su
consecución de ventas. Un momento esto no significa que no exista una división
por supuesto al igual que una planta de manufactura donde los obreros están
separados por manejar un equipo diferente, no es igual manejar un torno
paralelo que una fresadora, por lo tanto también la parte comercial no es igual
gestionar cuentas a una empresa de retail que una cuentas de un usuario final,
los tratamientos y la atención son diferentes, por lo tanto la división dentro
de la gestión es diferente, ¡Entonces no entiendo! Hay que trabajar igual o
diferente, los procedimientos se aplica a cada responsable de ´proceso es decir
si la función en el eslabón de producción es maquinar los hilos de rosca en los
pernos mi procedimiento ira orientado al
cumplimiento de mi actividad, por lo tanto existirá una similitud con los
compañeros del área empero cada sub equipo será responsable de su actividad y
esta actividad debe contener un procedimiento y volvemos con ella palabra es
una cuestiones mundanas una: “forma de hacer” es decir el procedimiento es una
forma de hacer. que es evaluada medida y clasificada, ya que como mencione
antes deben minimizar la inversión para maximizar la utilidad.
Procedimientos = Utilidades
“La cultura de la Coca Cola y la habilidad para aumentar sus
ganancias año tras año demostraron con
el tiempo ser más una cuestión de apretar a las embotelladoras para que
produjeran dinero que de una serie de
valores corporativos” (2).
Una organización es productiva si genera utilidades, por lo
tanto una empresa puede brindar el mejor producto o servicio del mundo empero
sino generar utilidad no podrá seguir
haciéndolo ya que no encontrar la manera de cómo seguir existiendo; en este sentido las empresas u organizaciones
estatales como no están obligadas a ser productivas ni rentables solo están
avocadas a consumir el presupuesto asignado y por ello se vuelven entes
elefantiásicos, bueno esto fácilmente podrá ser materia de otro artículo. Las
organizaciones se forman a fin de generar utilidades y todo lo que se va
modificando, desarrollando y evolucionando es para generar mayor cantidad de
utilidades, ello no solo demuestra que la empresa es productiva sino que es
sostenible en el tiempo. Los indicadores van a medir la relación de todos los
procedimiento frente a los resultados por lo tanto de utilizar correctamente
los procedimientos no habrá porque esperar sorpresas,. Es asi que los procedimientos
bien utilizados nos otorgaran la menor variabilidad y esto conllevara a
cumplimiento de cronogramas y presupuestos.
Evolución
“Uno de los principios rectores del Kaizen es la implementación
rápida de los procesos mejorados”(3).
Los procedimientos son parte del proceso de cambio constante
y de la mejora continua, señor por favor ya estoy confundido primero me dice
que todos debemos hacer lo mismo siempre y después me dice que cambiemos, esto
es contradictorio. Mi estimado lector
una para caminar tiene primero que haber
gateado, los procedimientos permiten seleccionar la mejor forma de hacer y luego
tomando esta base vamos a buscar que cada vez mejore más, teniendo esta
búsqueda el infinito ya que nunca debe parar.
La evolución es el
proceso en el cual un organismo acondiciona sus funciones y estructura a fin de
lograr permanecer vigente, las organizaciones toman la evolución como medio
para lograr mayor rentabilidad, recuerda usted a Andrew Carnegie el magnate del
acero de finales del siglo XVIV y cuyo legado trascendió los tiempos, al inicio
sus prácticas fueron inhumanas empero ellas fueron variando y mejorando, no
solo porque existiera una intención para que fueran
humanas o mejoraran la calidad de vida sino que era la mejor manera de crear un
efecto multiplicador que beneficiase como eco a su industria, la forma de hacer
empresa a evolucionando y ello ha llevado consigo a mejorar la calidad de vida
de los habitantes de la tierra, falta mucho empero ella va seguir así, no
porque se desea hacerlo, sino que es la única manera de conseguir el efecto eco
que necesitan para seguir produciendo utilidades.
Los procedimientos que son realizados de manera correcta
logran la evolución como algo natural, ya que en el tránsito de su gestión ellos
mejoran y aprenden por lo tanto ellos son las reglas que nos permiten recorrer
el camino correcto.
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1.- Hasta que el dinero nos separe …. Televisa …Emilio Larossa
2 y 3.-Menos es Más ……Grupo Editorial Norma …Jason Jennings
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