Asegurar o Controlar
Que asegurar
Realiza correctamente su labor, cumplir eficazmente su
tarea, cumplir eficientemente su actividad, que se genere valor al proceso, en
dos palabras, minimizar la variabilidad, Señor, los altos directores no estamos para
contemplar asuntos minúsculos estamos para mover organizaciones de 1000 MM de ventas y 10,000 personas , cuyos destinos
se encuentran en nuestras manos, no podemos detenernos en tareas, actividades o
procesos, nosotros analizamos resultados de
gestión y de acuerdo a ello, modificamos o corregimos la ruta o no, mientras
Arianny analista en el departamento de comercio exterior, por un descuido dejo
de ingresar las confirmaciones de salidas de los embarques, en su ERP. Esto pasaba
mientras su jefe estaba de vacaciones y su supervisora muy trajinada con toda
la carga laboral, al momento del retorno su jefe observa y se da cuenta que tiene 20 días de retraso lo cual indica que el 15%
de los productos estaría disponible recién a la mitad de la campaña de fin de
año, productos claves o colaterales, de ser claves las ventas podría tener un impacto
del -3%, señor, eso no es nada, está usted equivocado 3% de 120 MM es mucho, y adicional
a ello, un impacto negativo en la fidelización de los clientes de un 0.9%, esto
es devastador; sin contar el efecto rebote. Pero mi estimado lector ello va
depender de 02 factores básicos, cual es actividad neurálgica o la impulsora
que pueda provocar la producción de valor y el declive de vuestros ingresos y
por lo tanto ver como sus utilidades se contraen mes por mes, que estaría usted
dispuesto a ejecutar si sus utilidades están corriendo el riesgo de decrecer de
menguase, ahora si nos entendemos, primero acción, pregúntese cual es el CORE BUSSINES de vuestra organización y mediante ella usted deberá
sondear cual es la actividad que como cuello de botella puede demoler y
encumbrar todos sus esfuerzos.
Por ejemplo, la
empresa de Arriany, es un empresa dedicada al Retail, entonces el CORE BUSSINES es: venta al detalle, de estas ventas,
cuando representa el producto importado, el producto es FOOD o NON FOOD, con
estas dos variables, podemos decir: que los productos importados significa el 30%
total de las ventas FOOD y específicamente son pavos congelados, que representan 0.372%, la campaña es
para finales de año (En Perú se cena pavo en época de fiestas navideñas). El impacto
convierte este 0.372% en 3.417% del total de las ventas FOOD y 1.3% de las NON FOOD; impacto inmediato y las secular, como perdida de la credibilidad, ¿coma la calculamos?.
En conclusión: hay que asegurar todas las actividades que
sean las que detonen el principio de la cadena y que puedan afectar las
operaciones y por supuestos las utilidades, suele pasar que una actividad aparentemente inocua es muy agresiva y con un impacto contundente, pondrá en alto riesgo a vuestra organización.
Cuando asegurar
Entonces, ¿hay que estar atrás de todos los colaboradores?, permítame
decirle que hay casos de la
implementación del VOICE PICKING en: México, España; por mencionar, algunos de habla hispana, que si
básicamente es como estar detrás de cada uno de los colaboradores susurrándoles
paso a paso las tareas que tiene que ir realizando, entonces José tiene razón
de estar corriendo de un lado hacia a otro verificando que las tareas se
cumplan de lo contrario podría socavar sus entregables, efectivamente existen
varios momento en el cual realizar el aseguramiento, empero este tiene la
finalidad de ser una guía, por ejemplo, las empresas constructoras de edificios
en algunos países como Perú, comienzan con un armazón de varillas de fierro corrugado, el cual será
la guía que permitirá continuar agregando pisos con seguridad, por lo tanto el
aseguramiento son esas varillas que le dan a usted la fiabilidad que todo se está
ejecutado de acuerdo a lo planificado, empero recuerde la varilla siempre esta
conjuntamente con el concreto, son indivisibles e ineluctables.
“Yo opero, tu
reparas”, da paso a “Yo soy responsable de mi equipo” Principio TPM del JapanInstitute of Plant Maintenance (JIPM)
Por lo tanto esto nos indica que el aseguramiento debe estar
presente en todo el camino, en todo el proceso, en todo el paquete de trabajo,
en toda la actividad en toda la tarea, es decir debe estar omnipresente, por lo
tanto el aseguramiento no solo consiste en tener a una persona atrás de cada tarea,
esto puede y va a variar de acuerdo al giro de negocio, no es igual una empresa
constructora, con una empresa retail o una de servicios contables; todas
necesitan aseguramiento durante el desarrollo de todos sus procesos, empero
este aseguramiento lo pueden hacer ellos mismo,
recuerde que el principio de las organizaciones es lograr la sinergia de
los asociados, como usted pueden llegar a conseguir esta sinergia mediante el
aseguramiento, los equipos se vuelven células más fuertes, más unidas por ende
más productivas.
Implementar el aseguramiento
"La Norma
ISO 9001. especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad,
cuando una organización:
aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz
del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el
aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables". (1)
No todas las organizaciones,
pueden implementar el aseguramiento utilizando
el mismo método, empero básicamente el aseguramiento esta orientado a no
permitir la variabilidad, es decir para aquellas organizaciones que tiene
procesos establecidos, les permitirá
alinearse a ellos y detectar en el tiempo situaciones de mejora continua,
empero aquellas que no tiene explícitamente definidos sus procesos, será más difícil pero no improbable, imagínese una ebanistería, que componen
muebles, cada operario se asegura que antes de comenzar el corte de la madera
se haya marcado por ambos lados, se haya lubricado el equipo de corte, se haya
limpiado la superficie y que cada 10 centímetros se vuelva a verificar, que
espera el operario al realizar todos esta secuencia de tareas: Que no exista
ningún error y por lo tanto el producto satisfaga la calidad esperada por el
cliente.
Aseguramiento de los costos
"Las actividades de seguro de la calidad afectan al costo o a la efectividad de otras actividades, y la manera en que se desempeñan otras actividades afecta a la necesidad de, y, los tipos de seguro de actividades de la calidad". (2)
Asegurar la calidad, asegurar que la variabilidad sea nula o este reducida a su mínima expresión, se resume en
asegurar los costos, en que estos no solo no se desborden se ensanchen, sino
que debido a todo el despliegue de aseguramiento que el producto genere el
valor esperado en calidad de especificaciones para el cliente y cantidad de
utilidades para la organización. asegurarnos de cumplir eficaz y eficientemente
los procedimientos, nos asegura menor variabilidad y por lo tanto menor riesgo de impacto negativo, controlar nos previene de trasladar esta deficiencia a nuestro cliente, empero cuando ejecutamos el control, ya consumimos costos y tiempos, por lo tanto hemos sido ineficientes y también inefectivos.
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1.- Norma ISO 9001 4ta edición 2008-11-15
2.- Marketing Estratégico, Michael Porter Edición 2007
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1.- Norma ISO 9001 4ta edición 2008-11-15
2.- Marketing Estratégico, Michael Porter Edición 2007
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