Organizando los Esfuerzos

Cuando a Finales de la década de los 60 Dalsey, Hillblon y Lynn, decidieron que las entregas de embarques se transformaran en operaciones cronometradas al milímetro para hacerlas eficaces y eficientes, partieron de adelantar los documentos de embarque vía área lo cual acelero aritméticamente el tiempo de descarga minimizando costos para todo la cadena. Pero este movimiento bizarro para algunos en la época, solo obedecía a la organización que visionaban; una en la cual cada quien ejecute su encomienda y permita que el siguiente engranaje en la caja de transmisión ejecute su tarea y así recíprocamente hasta la meta. Hoy 40 años después y luego de pasar a manos de Deutsche Post, todos hemos sido testigo de cómo organizando la organización uno logra que sus objetivos se logren ya que la reverberación elevada producirá el efecto multiplicador necesario.

Ordenando de Adentro Hacia Fuera

Después de islas de sueño concatenadas por el sonido profuso del tictac del péndulo, por fin llego el día, hoy era el inicio de asumir la responsabilidad de que las operaciones de una empresa de mas 400 colaboradores directos e indirectamente poco mas del 150, como iniciaría mi gestión, como organizaría, todo era realmente una gran incógnita, pero un pensamiento fugaz sosegó la intensidad de mis BPM, las matemáticas habían sido siempre mis compañeras y hoy más que nunca estarían acompañándome en este nuevo derrotero.
Doscientas personas en la base caminaban como miembros del staff de alguna de los episodios de Resident Evil, de una flota de más de quinientas unidades solo el 60% esta trabajando en un 100% el saldo se encontraba con problemas entre graves muy graves e “Insalvables” –Esta es la palabra que broto de los belfos del deslenguado jefe de mantenimiento, quien me enumero tropelescamente cuatro razones por las cuales no era posible recuperar el 40% de las unidades, si estimamos que cada equipo aportaba un promedio de US$500 diario imagínense el inmenso problemas que estaba originado al erario de la organización.

No Tengo, No Puedo = NO Quiero

Era peculiar la actitud insana y pecaminosa del área de mantenimiento y logística una impavidez digna de quien presencia una hurto en nuestra ciudad capital (Lima – Perú). Ver como el oxigeno se daba un gran banquete permitiendo que su combinación toxica corroa los fuertes chasis amarillos de la que en un momento fue una retroexcavadora, auxilio parecían sollozar ya que el aliento se les fue cuando poco a poco fueron canibalizadas y rematadas en partes como acciones en bolsa al mejor postor, no solo me refiero al auxilio de otra unidad símil que necesitaba componentes y que por espacio y tiempo podría ser sacrificado, sino que era evidente que existía todo un mercado clandestino y espurio de comercialización de componentes extirpados.
Al momento de conversar con los encargados de cada área ellos tenia el mismo estribillo al parecer grabado en un cassett maxell y reproducidas en un tocacintas de low quality, cero argumentos sesudos o analíticos sino sosos y tinglados en base a mores lumpenescos.

Sin Orden No Existe Nada

“Los números no son un invento del hombre, ellos son el reflejo del mundo ante un orden lógico”(1).

Siendo menos Weberiano que muchos pero extremadamente palmaria resumía así mi diagnostico: El percapita por cada colaborador había descendido en un 60% en el último lustro, las sub áreas no tenían definidas sus funciones y no existía un manual de operaciones por área es más era un tabú cuando le pregunte a uno de los más antiguos y connotados colaboradores por que nunca se hizo, su respuesta fue: “Cada quien hace las cosas con criterio y así hasta que encuentra su mejor formula”. No podría creerlo estábamos hablando de mecánica, la cuna del Fordismo, como que no que no aquí lo que falta es Orden, El objetivo era palmario y había sido expresado literalmente por el director así que el que no suma resta. Es muy simple la ecuación: Son seres humanos no números en un Ábaco”. Si es totalmente cierto pero la suma de los esfuerzos que no provoca productividad es simplemente un mal que debe ser abrogado. Es bueno comprender que a pesar de todos los años que pasen la empresa va tener siempre el mismo principio el de generar plusvalía, sino seria imposible el desarrollo sostenido y visionado en un largo aliento.

Otorgando Empowerment

“El ACT (Administración de la Calidad Total) visualiza tres bases para la implementación de esta: La Diferenciación Vertical, La División del Trabajo y la Centralización”(2)

En un circuito en el cual el jefe mantenimiento mantenía un monarquía insípida y draconiana había que democratizar y otorgar autoridad y responsabilidad de acuerdo a especialización no se trata de romper la línea de mando sino de crear una sostenida en base a resultados y proyecciones que cada quien compartiese mediante su especialidad su responsabilidad pero que no soslayase la reverberación de estas en las otras instancias, Verbigracia, era imposible Tratar un Tema de Potencia (Sistema de Inyección) si no se había trocado el aceite hidráulico (Sistema Hidráulico), es así como debemos ver nuestro trabajo con responsabilidad en nuestra área pero con enfoque sistémico. Entonces enfoquemos los tres como una trinidad uno a la vez, por ello es necesario no solo el que un asociado comprende sus funciones sino que ellas van a devenir en resultados los cuales ellos deben asumir una parte del todo pero sentirse responsables del todo en un acto en el cual solo la sumatoria de los hechos gestara los resultados esperados.

Es necesario un Cuantioso Presupuesto

“No es necesario contar con abultadas sumas de dinero, recordemos que Dalsey, Hillblon y Lynn solo tuvieron al inicio: Una tarjeta de crédito que les fungía de instrumento financiero para apalancar sus operaciones y una furgoneta de segunda mano para reparto” (3).

En la organización es necesario contar con un presupuesto para toda gestión que obviamente incluye la organización como parte de las bases administrativas, soslayar esta no involucra minimizar costos, involucra poner una tara a su propia gestión. Pero cuando este ya esta previsto es necesario aplicarlo, de lo contrario estará destinando ese presupuesto al archivo del rincón (El Basurero). Descentralizar es valioso pero ello es solo parte de la trinidad como del ACT.

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1.- Ensayo: De la Organización a las Matemáticas o De las Matemáticas a la Organización. Hermilio Díaz (2001)

2.- Fundamentos de la administración. Robbins & De Cenzo (1996)

3.- DHL La Historia.