Plan de Contingencia

! La fábrica del proveedor de calzado industrial, se incendio ¡  y ahora, ¿Que hacemos? tenemos un pedido de reposición pendientes de 3,000 pares,  ¿Juan te comunicaste?, ¿qué te dijeron? Si señor, me informaron que  se les calcino todo, no tiene absolutamente nada en stock para atendernos, recién podrán entregar los pedidos pendientes en 3 meses aproximadamente.

“Las entregas no llegan a tiempo, los bancos dejan de prestar y comienzan a exigir que se les pague, los patronos despiden trabajadores y las economías empiezan un espiral descendente, las compañías toman decisiones más cautelosas. Aplazan el desarrollo de nuevos productos, reducen sus presupuestos de marketing y publicidad. La prudencia aconseja adelgazarse, sobrevivir en el corto plazo y desinvertir en el largo”. (1).

Este tipo de contingencias ocurre tan seguido lamentablemente en la vida cotidiana que parece una tragedia propia de la ficción de los comics, empero ¿cómo debe reaccionar la gestión de abastecimiento a estos  debacles? Estos eventos  impredecibles que por su propia fuerza pueden dejar sin abastecimiento muchos  días, semanas y hasta meses,  las operaciones,  entonces el riesgo que ocurran estos hechos siempre está presente, nunca se desvanecen, tragedias geográficas, sociales, climatológicas, entre otras no pueden ser detectadas  y estimadas  cuando y donde ocurrirán, hasta las más predecibles como las que ocurren debido al fenómeno del niño no se puede saber cuál será su magnitud e impacto en todas las operaciones,  por lo tanto uno de los objetivos de la gestión de abastecimiento es conseguir  que estos nunca logren afectar las operaciones.

Como lograr que un maremoto, que tuvo como epicentro  el mar de Salomón, no retrase el abastecimiento proveniente de nuestro proveedor de Shanghái,  que debe llegar si o si la primera semana de abril,  como lograr que el fenómeno del niño que a obstruido las carreteras al centro del país, no retrase todo el proceso de voladura que se tiene programado en el yacimiento minero;  es una labor de planificación consensuada.

Objetivo general

El objetivo de un plan de contingencia para la continuidad de negocio es lograr la prevención, mediante la preparación y estructuración de una respuesta reflexiva e inmediata que permita recuperar, mitigar y minimizar cualquier impacto que haya ocurrido en el tiempo, la calidad o stock del aprovisionamiento de los productos.

¿Que no solo esto impacta en el tiempo? En el escenario que haya ocurrido una plaga y haya deteriorado la calidad de la cosecha de maíz en un 5% de nuestros proveedores principales,  como debería responderse. El impacto que tienen las contingencias pueden socavar cualquiera de los tres ejes de las operaciones el tiempo por las de moras que se puedan ocasionar, la calidad por el perjuicio a las características esenciales del producto o por ultimo al stock de aprovisionamiento (No es un orden necesariamente), imagínese un escenario en el cual la orden de compra (pedido o requerimiento) que emitió se cumpla en un 90%, ejemplo: La empresa este en el giro de transporte de carga sobre-dimensionada y necesita 80 estrobos de cadena de ¾” por 9 metros y solo le entregan 72 estrobos, que simplemente le comunica al jefe de operaciones que debe inhabilitar el servicio de un tracto remolcador, por que el proveedor ya no tiene estrobos,  porque su pedido de importación le llego incompleto.

Algunos opinaran, esto ocurre por no tener stock, volviendo al mismo escenario la empresa utilizaba como estándar estrobos de cadena de ½”, un requerimiento del cliente que los contrato, fue que ejecutaran la operación con su estándar, que señala utilizar: estrobos de ¾”. Además la gestión de stock no puede permitir tener atiborrados y sin usufructo componentes de trinca o sujeción que son un costo alto por mantener.

Como se consigue el objetivo, si no depende del proveedor, puede ser que el problema sea de su proveedor o el proveedor de su proveedor sea el que está atravesando el problema, y por lo tanto escapa de las manos inmediatas de proveedor directo, en una cadena de suministro, no se puede descuidar o dejar al ningún componente o eslabón de esta cadena, de lo  contrario se sometería al albur, algo que no puede ni debe permitirse.

Alguna gestión de abastecimiento, asumirían la alternativa de poseer proveedores de back up en su catalogo de proveedores, que es una salida que muchas veces puede tener resultados paliativos a altos costos, o en otras la falta de stock o también la falta de la similitud en las características, por lo tanto puede ser una alternativa que puede mitigar parcialmente empero que siempre va dejar un riesgo considerable de poder superar la contingencia que puede acaecer.

Planeando lo no planificado.

“Cualquier entidad ha de tener algunas medidas: Al menos mantener copias de lo vital en lugar diferente, alejado y adecuado, porque son muchas las amenazas, y a veces más y mayores los riesgos de los que hemos previsto inicialmente, según nos demuestra la realidad cuando ocurre algo. Hay entidades que consideraban que tenían un plan de contingencias por hacer copias, pero como nos explica Juan Gaspar el tema es más profundo y complejo”. (2).

La planificación se ejecuta teniendo un escenario que se ha obtenido de resultados históricos  y de acuerdo a ellos se inicia todo cuanto se puede hacer en este supuesto escenario, para lograr una gestión que garantice la , empero que es lo que pasa cuanto el escenario es anárquico, sin control, ni data o valores es decir sin asidero histórico.

Los peores escenarios supuestos, son lo que se deben emplearse para lograr una respuesta ante la turbulencia y anarquía, asimismo toda esta debe ser compartida a lo extenso de la cadena de suministro, lo cual garantizara un respuesta de acuerdo a lo planeado, el modelo con mejores resultados es lograr un mesa multilateral donde, todos aquellos stakeholders que actúan en la cadena, puedan expresar sus mayores temores y lograr alternativas planificadas ante situaciones como estas, no consta  de reunir a los proveedores y a sus proveedores y dejarlos que se comunique entre ellos. Tampoco, expresarle su posición y ver cómo reaccionan, se trata de ejecutar una mesa de dialogo, que será la premisa o asidero, para que tomando esa base, comenzar a construir una planificación, que pueda ser una alternativa objetiva y que brinde los mejores resultados ante hechos que puedan acaecer.

Por ello los niveles de coordinación, empatía e interlocución son claves para lograr el asidero sobre el cual se trabajara, entonces  es necesario que no haya ningún: tema o dato que no se exponga o se manifieste de manera explícita sin perjuicio a un  detalle exhaustivo en escenarios hipotéticos, esto con la finalidad de: analizar, evaluar, confrontar, medir probabilidad e impacto y crear métricas. Todo lo imaginablemente posible debe estar sobre la mesa de planificación, el resultado de ello comprometerá un seguimiento y aseguramiento durante todo el tiempo del plan, ya sea que este se ejecute o no, la importancia del seguimiento es clave para una respuesta inmediata, de lo contrario solo se habrá trabajado para llenar paginas de texto y gráficos.

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1.- “Caótica, Administración y Marketing en tiempo de caos”. Autores: Philip Kotler y John A. Caslione. Publicado por: Grupo Editorial Norma.

2.- “Planes de Contigencia, la continuidad de negocio en las empresa”. Autor: Juan Gaspar Martinez. Publicado por: Ediciones Díaz de Santos.