Re-evaluación de Proveedores o Evaluación permanente

“Hoy amanecí de buen humor, pero siempre usted debe de entorpecer mi día, ayer el proveedor me confirmo que estaría a primera hora y no ha llegado. Arturo,  el pedido ya llego pero lo atendió otro proveedor ¿Qué paso?, ¿por qué esa preferencia? ¿Ya habían evaluado al proveedor con quien coordine?, ninguna preferencia, el proveedor no cumplió con la calificación mínima en la re-evaluación, por ello se envió la orden a otro proveedor”.

¿Cómo controlo el desempeño del equipo de trabajo? creando métricas y aplicando monitoreo de los indicadores, ¿cómo controlo a los proveedores? ellos no son parte del equipo interno de la empresa, empero son parte del equipo externo que compone la cadena de suministro  y por lo tanto deben trabajar, alineados a todos las políticas y  parámetros, que tiene establecida la empresa y que se les manifiesta previamente al inicio de las relaciones comerciales a fin de lograr una relación bipartita, salubre y WIN WIN.

La selección, otorga la posibilidad de participar , la evaluación otorga la opción de ingresar, empero la estabilidad la otorga la evaluación permanente o re-evaluación, por ejemplo: hay un empleo como superintendente  de distribución, la selección le permite de acuerdo al perfil del candidato, invitarlo a participar, la evaluación lo califica para ingresar, empero su gestión asegura su permanencia en el tiempo, por lo tanto al igual que cuando se convoca a un nuevo miembro del equipo, debe existir una re-evaluación permanente en su gestión, en este acaso la gestión de abastecimiento (Adquisiciones, compras o logística) esta monitoreando y calificando permanentemente  al proveedor.

Para lograr mantener una evaluación permanente o re-evaluación del proveedor la gestión de abastecimiento debe seguir tres pasos basicos, el primero crear métricas, el segundo  monitorear los indicadores y el tercero tomar acciones.

Creando métricas

Es necesario tomar en cuenta que los proveedores nos proporcionan, bienes y servicios (entregables) que permiten a la empresa cumplir con sus actividades, que al final desembocarían en la satisfacción del cliente, si el proveedor al igual que cualquier miembro del equipo de la empresa no cumple por lo tanto no seria posible cumplir con el cliente en las condiciones tal como el lo espera, por lo tanto es necesario sentar bases para lograr este cometido.

Al crear métricas, para los proveedores lo que se está creando es un estándar que mide las acciones de todos utilizando una misma medida, por ejemplo: los proveedores que entreguen sus bienes o servicios a la hora pactada poseerán 10 /10, los que lo ejecuten 1 hora después 9/10 y los que lleguen al día siguiente 1/10, en este escenario, no se le sumara puntos  a quienes  lleguen antes o existirá justificación para quienes lleguen tarde, Por lo tanto una métrica para un proveedor  que siempre cumple será 10/10, esta métrica no aporta efectos subjetivos o de otra carácter solo está diseñada para medir el cumplimiento en cuanto a los plazos de entrega.

Al crear un cuadro de métricas, la gestión de abastecimiento esta exenta de cualquier velo de subjetividad, ante una atención o deferencia colateral de un proveedor, por lo tanto solo se basara en resultados que se reflejaran  en el tablero, como un número o una calificación de acuerdo al desempeño que viene ejerciendo el proveedor.

Por  lo tanto las métricas, no pueden ni debe estar aislada a una sola actividad del proveedor sino debe poseerse varias métricas de acuerdo a las familias de los bienes y servicios, en el caso de un proveedor de servicios, será importante que llegue a la hora pactada, pero también que inicie y que concluya a  la hora programada, no se pueden crear métricas, que midan tan solo una parte sino que estas deben lograr abarcar todas las actividades que repercutan sobre el bien o servicio adquirido.

Indicadores

“¿Para qué se mide?, piensan los empleados. La gente no se siente demasiado bien cuando se le pide que lleve la cuenta de los errores que comete o de los defectos que produce. Lo que debe hacerse para evitar este tipo de problemas es explicarle que la medición se hace para mejorar y para conocer el desempeño de las personas y de la empresa, en general”. (1).

Los indicadores  de gestión, proporcionan una fuente de información de todo el desempeño en líneas generales, por ejemplo quienes son en el último mes los proveedores que han cumplido con sus entregas a tiempo o viceversa quienes no lo han hecho, empero los indicadores no pueden ni deben esperar que transcurra tanto tiempo, cuando citamos a la gestión de abastecimiento, estamos refiriendo a una actividad de apoyo intimo y relevante con las operaciones, por lo tanto como se manifiesto líneas arriba, un retraso del proveedor puede significar un retraso en el proceso y por ende un retraso ante las expectativas del cliente, los indicadores de la gestión de abastecimiento tienen el fin de poder dar seguimiento a las actividades pero sobre todo lograr el cumplimiento del proveedor.

Los indicadores son esa alarma, esa alerta, esa señal en tu monitor que te previene porque el combustible se está acabando y por lo tanto urge que abastezcas, es así como los indicadores advierten de posibles acontecimientos, que pueden avizorar un riesgo, por ejemplo un proveedor que en los últimos días siempre ha ido llegando tarde a sus entregas, tiene un mayor grado de probabilidad de retrasar la operación por su incumplimiento,

Los indicadores si bien es cierto otorgan señales, tan bien permiten inferir problemas de  rendimiento proyectado, los indicadores son una herramienta que permite conocer como se ejecutaron las actividades, empero lo mejor es que son una herramientas de prevención.

Tomando acciones

Las clásicas acciones a tomar las conocemos como las correctivas y preventivas, empero también no olvidemos que: la predictiva, es una muy importante en estas épocas de convulsión y caos permanente, es necesario que la gestión esté preparada para adoptar acciones, las cuales deben estar contempladas en un plan de contingencia, que la gestión a diseñado y ha sido aprobada (en algunos casos por su superior o dependiendo de las dimensiones por la alta dirección), para atender ante cualquier contingencia que pueda amenazar el abastecimiento y por lo tanto las operaciones de la empresa.

Planificar una respuesta de contingencias es una consecuencia del análisis que se ha ejecutado a todo el entorno interno y externo y que pueda en si demandar mucha complejidad pero que es necesario para mantener el abastecimiento permanente.

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1.- “Indicadores de Gestión y Cuadro de Mando”. Autor: Amado Salguero Anabitarte. Publicado por: Ediciones Díaz de Santos, 2001.