Planificando la Distribución (P1)

«Sergio, seguimos con los mismos problemas en las entregas, los retrasos en los tiempos no sean acortado, nuestros clientes siguen incómodos por esta situación, debemos cambiar  esta  de inmediato ¿Qué medidas se están asumiendo? Juan, se les está exigiendo mayor celeridad a los conductores y verificando sus tiempos. Sergio, esto no es suficiente, ni lo adecuado. No se trata de exigir celeridad, hay normas de transito que cumplir, hay que planificar la distribución y no solo asumir paliativos».

Distribuir

“[…] La distribución física de mercaderías, primero debemos asumirla con un enfoque de gestión empresarial para que pueda ser seguida bajo la óptica de una gerencia de DFI en la toma de decisiones del comercio exterior. Por lo tanto la definiremos como un conjunto de operaciones necesarias para el desplazamiento de los productos preparados como carga, desde el lugar de producción o manufactura […] hasta el país de destino”. (1)

La distribución por lo tanto consiste, en el traslado desde el punto de extracción, atravesando los de transformación, hasta el punto de consumo, durante este ínterin, se producirán 2, 4, 6 o posiblemente más hitos de proveedores a compradores, como consecuencia que algunos productos iniciaran su traslado como: materia prima y deberán transformarse varias veces, antes de llegar a manos del cliente o consumidor final. En el escenario de un teléfono móvil, ¿cuántos hitos de distribución se ejecutaron? Desde,  que se extrajo el cobre desde: Collahuasi (Chile) o Cerro Verde (Perú) el traslado de esta materia prima,  hasta que un usuario final adquirió un teléfono móvil en:  LCDT (La Casa del Teléfono) en Panamá, esto es solo por mencionar un solo componente de todos los que conforman un teléfono móvil. En todo este ínterin, la distribución como parte de la gestión logística debe cumplir una operación eficiente y sobre todo a tiempo.

Metas y escenarios comunes

Siempre se pueden asumir medidas correctivas ante situaciones, en las cuales las empresas se encuentren dilapidando o perdiendo: tiempo, esfuerzo o dinero; pero ello no solo es gestión de una actitud unilateral, se necesita establecer afinidad de metas y una vez establecidas estas se puede sustentar una planificación multilateral, “Metas comunes”. Las metas comunes en las empresas, son por ejemplo: mantener costos operativos magros, de lo contrario esto produce reducción de los márgenes de utilidad. La gestión comercial y financiera por esta reducción en los márgenes, no deben simplemente elevar precios para compensar, esto puede  desacelerar la demanda del mercado y con una alta probabilidad de originar estancamiento.

Lo mejor en esta situación, es iniciar ubicando y diferenciando a la empresa dentro de su giro de negocio y  su core bussiness, de allí partir, y conocer y evaluar el inventario de clientes y su stock (variedad de clientes y cantidad por variedad), las empresas wholesale no poseerá la misma cartera de clientes a las retail, o  una empresa retail como Rash Perú (Radio Shack / Coolbox) a una empresa como Topsa (Vision Center), son empresas que a pesar de descansar sobre el giro retail, poseen escenarios diferentes, como: frecuencias, periodos y hábitos de compra diferentes, con clientes también disimiles y dispersos geográficamente. Así habrá escenarios dentro de un grupo empresarial tan diferentes como los que posee el Grupo Kiyan, por una lado pollerías (restaurantes de pollos a las brasa) y por otro concreto premezclado, la distribución debe ser planificada completamente diferente, pero en todos los escenarios existirá, una gran directriz: «todo lo despachado debe llegar a tiempo», un minuto antes pero jamás y en ninguna circunstancia un minuto después.

Satisfacer la demanda

“El pobre entendimiento de la distribución se debe en gran medida a que no se sabe apreciar su relevancia respecto a la planificación estratégica en la empresa. Aunque parezca extraño, la distribución es, en este sentido, algo muy parecido a la comercialización […] Más atractivo y más incisivo es el concepto de Peter Drucker. Drucker a calificado acertadamente a la distribución, como una de las ultimas fronteras de la gestión empresarial, ya que afecta a todos los aspectos de la gestión empresarial, tanto en el corto como el largo plazo, incluida su organización interna”. (2).

Entonces por un lado existe una variedad de clientes que puede, establecer horarios de entrega o atención, con políticas rígidas y por otro escenario: 250 despachos diarios; el objetivo es lograr atender la demanda de cada cliente y debe tomarse en consideración tanto a los clientes externos como internos, porque en el escenario de una pollería (restaurante) el cliente interno, es el local o establecimiento que puede quedar a 2 km o 40 km, en el escenario de una editorial con 200 puntos de venta, modelo: concesión, serán clientes externos, o en el escenario de una Florería será el consumidor directo quien reciba el producto, todos ellos son clientes que pueden  pedir diferente variedades o cantidades, pero todos necesitan que el productos llegue a tiempo.

Entonces ¿Qué es la demanda? son los productos o servicios que necesitan los clientes en determinados periodos de tiempo, ¿cuantas bolsas de cemento va necesitar el proyecto de construcción del estadio en su primera etapa?, ¿cuantos kilogramos de pescado va necesitar la cevicheria (restaurante de pescados y mariscos) en su primer mes de apertura? La gestión de distribución debe prepararse para satisfacer la demanda y los requisitos (cantidad, temperatura, fragilidad, inmediatez, etc.) de los clientes (ya sean internos o externos, consumidores o usuarios finales), es necesario unir este requisito conjuntamente con la necesidad de la empresa de: mantener costos, reducir costos, incrementar ventas u otros, por lo tanto aquí inicia un gran desafío, que debe formar parte de la planificación integral de la empresa, por que de ser solo una parte colateral o de apoyo, no poseerá la fuerza y preponderancia que realmente necesita sin la cual el cliente no lograra la satisfacción que necesita. Por lo tanto el objetivo no se cumplirá y todos los esfuerzos ejecutados no poseerán el impacto meta planeado.

Se planifica a priori

En las elecciones presidenciales de Junio 2016 en Perú, concluyeron el domingo 05 a las 16:00, y el miércoles 08 aún no se tenían los resultados, esto genero gran incertidumbre, debido a que la diferencia entre los dos candidatos era menos de 1% y esto provoco una inmensa zozobra en todo el Perú, la ONPE (Oficina Nacional de Procesos Electorales) ¿debió negociar una alianza simbiótica con los grandes operadores logísticos? para que ellos aseguren el traslado y retorno de las actas en los diversos países en los cuales votaron los compatriotas la inmediatez requerida por un todo un país. Dentro del país se encarga del traslado el ejército, pero el ejército no posee como core bussiness la distribución; en el Perú existen poblaciones en zonas muy recónditas geográficamente y algunas en estado de emergencia, por ataques terroristas. Se debieron tomar las medidas predictivas y preventivas para crear alianzas fundamentales  entre: operadores logísticos, ejército, partidos políticos y ONPE.

La distribución, traslado, transporte, despacho o como desee nombrarlo de acuerdo a la coyuntura de su empresa u organización debe planificarse con antelación, minuciosamente y siempre en los «peores y más álgidos escenarios», de ello depende lograr afrontar de manera solvente, predictiva y preventiva todas las situaciones acaecer. Por ello desde un primer momento es indispensable que participar en la planificación estratégica participativa, S&OP o como en su empresa decidan nombran a trabajar de manera integrada y simbiótica, conocer ¿Cuál es la demanda proyecta?, ¿La cantidad de stock?, ¿El número de promociones? Y mucha más información,  este asidero es necesario para construir y estructurar una planificación de la distribución que se ajuste a la necesidad, siempre anticipándose, siempre en prospectiva.

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1.- Manual de gestión logística del transporte y distribución de mercaderías. Autor: Andres Castellanos Ramírez. Publicado por: Ediciones Uninorte, Barranquilla , Colombia.

2.- Gestión de la distribución comercial, Concepto de distribución total. Autor: Alan West. Publicado por: Ediciones Díaz de Santos, Madrid, España.