Gestión de Almacenes

“¡Por Dios, Felipe! ¿Desde cuándo tenemos este lote de productos, en este estado? ¡Todos ya están por caducar! ¿Tienes idea a cuánto asciende el costo del entregable final? Fernando, este lote tiene 13 semanas, todo está en sus cajas, dentro de sus pallets y sin ningún rasguño  y eso del vencimiento es responsabilidad de ventas ¿Supongo? y del costo no tengo ni la menor idea. Aquí todo lo que llega esta protegido y en perfecto estado”.    

¿Por qué se crearon los almacenes? 

La concepción de almacén ha ido mutando. No, porque su esencia o la concepción por la que fueron creados haya cambiado, sino porque muchos conocen parcialmente esta razón y han intentado otorgarle mayor connotación, atribuyendo clichés o nombres anexos, a una área que surgió con un gran objetivo el cual sigue poseyendo un impacto contundente y decisivo en la generación de valor. 

“El almacenamiento es guardar físicamente la mercancía a la espera se su demanda, el método del almacenamiento depende del tamaño y cantidad de artículos en inventario y de las características de manejo del producto o su empaque”. (1).

El almacenamiento en consecuencia, nace de la necesidad de preservar en condiciones óptimas el stock, a fin de que este cumpla con satisfacer al consumidor. En un escenario cotidiano, una persona acude al supermercado y compra 1 litro de helado, luego se sirve una porción y ¿donde deja el excedente? En la nevera por supuesto, y dentro de esta nevera, podemos encontrar productos varios que no han sido consumidos y necesitan preservarse en óptimas condiciones, para su posterior consumo, por lo tanto, en este escenario, todos generamos un proceso de almacenamiento y poseemos almacenes, como: Neveras, despensas, etc. La finalidad de realizar esta gestión e invertir en el almacenamiento esta en poseer en condiciones optimas de consumo, los alimentos cuando: brote o surja la necesidad de consumir estos productos.

Ahora en un escenario empresarial, ¿Se generan excedentes? No debería, Como que no debería, de acuerdo al plan de la demanda, se produce o adquiere, lo que va a: transformarse, intercambiarse o utilizarse, en un corto o mediano plazo. Por lo tanto, el stock que se encuentra en los almacenes, se encuentra en condición de tránsito, es decir un almacén es un sitio o hito de espera temporal,  en el cual el producto (al igual que en el otro escenario)  está en espera de que surja la necesidad para que pueda ser removido de su lugar de tránsito temporal y llevado al cliente (interno o externo) para su consumo, transformación o utilización.  Debe recordarse que en las empresas de servicios, los inventarios en un gran porcentaje están compuestos por: herramientas, equipos, instrumentos,  etc. En un escenario de una empresa de servicios de limpieza, sus inventarios estarán compuestos por: Cera, lejía, aromatizadores, pero también por: Lustradoras, pulidoras, escobas, etc. Por lo tanto este segundo bloque no solo necesitara un proceso de almacenamiento óptimo, sino también un proceso de seguimiento, control y supervisión de mantenimiento, de no ser así, sería imposible una preservación óptima  de la vida útil de estos productos que se encuentran almacenados y por lo tanto no cumplirían con la finalidad para la que fueron almacenados, ser utilizados para las operaciones cuando sean requeridos.

Hay inmensos inventarios los cuales van: desde medicinas, hasta aviones; desde chip de ordenadores hasta, tanques de guerra (Recordemos que durante la guerra fría,  los almacenes más prolíficos  fueron los almacenes bélicos en ambos lados); desde papel usado, hasta chatarra. Los inventarios son tan variados como las necesidades humanas, ahí los colores, formas y tamaños adicionan más aún a ampliar estos inventarios.

Conocimiento  y valor del Inventario

Los almacenes albergan inventarios, se conoce a los inventarios como: la diferente gama y variedad de productos. En una empresa de manufactura de pernos, ¿cuál será la amplitud de su inventario 50 o 1,000 ítems? por supuesto la segunda opción, las especificaciones de cada ítem, es decir: longitud, diámetro, tipo de hilo (rosca), material y otras, van a extender el inventario, por lo tanto cada una de estas dentro una aplicación y un fin.

Es necesario el conocimiento del inventario para que el equipo humano, que realiza la gestión en los almacenes, pueda ejecutar una labor correcta, pero es indispensable que ellos conozcan como, este se transforma y genera, el valor que va llegar hasta el cliente, y que va ser único y especial al entregable final, que vende la empresa, ante la perspectiva del cliente. Se debe recordar que es importante el conocer los inventarios, pero poder enlazar estos con la generación de valor, otorga una perspectiva de cadena. Lo que imprime en cada uno de los integrantes del equipo una mayor responsabilidad en su gestión para salvaguardar no tan solo el producto sino la creación de valor, el intercambio y la contraprestación. En un escenario como el del inicio en el cual tenemos gran stock   de pocos ítems y están por caducar, si los integrante de la gestión de almacenes poseyera el conocimiento de gestión en cadena, ellos hubiesen actuado de manera proactiva y prospectiva, elaborando y poniendo en marcha: plan de contingencia, plan de comunicaciones y cronograma de alertas. Como no fue así ellos  solo pensaron que acomodar y tener protegido de cualquier siniestro a los inventarios era suficiente.

El valor de inventario por lo tanto reside, no solo en su costo, sino como este se multiplica y genera el “valor perspectiva” que espera el cliente. En un escenario en el cual estos ítems que están por caducar, son parte de los insumos, que actúan junto con otros tres y se venden en kit a los clientes, calculemos las perdidas por que uno ya no servía para armar el kit de venta, aquí no se toma en cuenta, tan solo el costo del producto, ni de los otros tres, que no se vendieron sino también en los costos de mantenimiento, gastos de devolución o logística inversa,  pérdida de imagen, y la posible pérdida del cliente, entre otros muchos más impactos negativos. Todo debe ser cuantificado, todo debe ser sumado para que pueda entenderse en su real dimensión.

Finalidad de los Almacenes

Los almacenes, son parte de la cadena de suministro, como integrantes de esta cadena, su finalidad es contribuir a las operaciones, a generar réditos positivos, a la empresa. Si la empresa es Servientrega o similar, la gestión pasara a generar el entregable final. Por lo tanto, salvaguardar los inventarios es una función importante pero ella es importante, no por el producto en sí, sino que el producto al estar en óptima condiciones cumplirá: transformándose, intercambiándose o utilizándose en el entregable final que espera el cliente. 

En consecuencia: conservar la fruta fresca es importante, pero aún más importante es lograr que el jugo llegue a manos del cliente, y ello es el objetivo al cual debe apuntar  la gestión de almacén, ya sea como área de apoyo o como operaciones.

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1.-  “Logística de almacenamiento y manejo de materiales de clase mundial”. Autores: Edward H. Frazelle y Ricardo Sojo. Publicado por: Grupo Editorial Norma.