Coordinación Asertiva

¡Juan, por amor de Dios! Acaban de informarme, que aún no ha llegado el proveedor que trasladara al personal de turno al puerto, para seguir con las operaciones. Según el cronograma ya estamos atrasados en el inicio. ¿Qué está pasando? ¿Coordinaste bien? Pedro, Ayer me comunique con el operador asignado y con el supervisor a cargo de todas sus operaciones en puerto, y ambos me confirmaron, su arribo a la hora solicitada; ¡No, tengo idea porque no han llegado aún!

¿Qué es coordinar? ¿Es comunicarse por teléfono o por email?, ¿es expresar una necesidad, solicitud o deseo a otro persona? La coordinación no reside solo en transmitir una necesidad, y establecer todas las características indispensables de cómo se debe ejecutar, la coordinación está presente antes, durante y después de recibido el entregable. Es imposible jactarse de lograr una correcta línea de coordinación cuando solo el emisor a logrado el primer paso, que es: la emisión y comprensión de las características del entregable.

Coordinar, demanda un proceso en algunos casos muy amplio, complejo y hasta burocrático y en otro sumamente sumario, esto depende de las políticas y la cultura de las empresas, pero cuando es una coordinación multi-empresas, y cuando estas empresas se encuentran en diferentes partes del orbe, se vuelve otro aspecto que coordinar a priori a la coordinación operativa. Empero en ambos puede conllevar resultados positivos o negativos. El éxito de la coordinación dependerá de muchos factores, empero sobre todo la completa y total seguridad que se ha logrado conectar y empatizar con todos los actores que están involucrados en esta operación, a fin de lograr una respuesta consensuada que logre el resultado planificado. Por ello la existencia de resultados adversos, pese a que existió una comunicación detallada a priori entre los actores, es habitual ya que la comunicación es parte de la coordinación y no el todo. La coordinación la podemos segmentar en tres componentes, dos están presentes a través de todo el proceso y una es un hito para la continuidad de las coordinaciones.

Comunicación 

La comunicación se encuentra presente en todas las actividades humanas, debido a que es el medio como se puede transmitir ideas, pensamiento, etc. Desde una empresa a otra, en los últimos 25 años las empresas han experimentado un vertiginoso y aritmético cambio en las comunicaciones gracias a la tecnología, que ayudo al crecimiento y desarrollo de las empresas, (así mismo nacieron empresas que poseen como corebusiness las tecnologías de la comunicación). Es sencillo ahora, mantener una video conferencia entre un cliente que se encuentra en Dubai y un proveedor de Bolivia. La tecnología ha ayudado a lograr un estrechamiento de la comunicación entre los actores, empero ¿ha colaborado a una coordinación asertiva?

Para levantar una bolsa con víveres, cuantos músculos deben coordinar esta acción, liderada por el cerebro. Es una coordinación compleja, aunque cotidiana, que nos demuestra la magnitud de una coordinación asertiva, la comunicación lograra cruzar estas fronteras. Una correcta comunicación debe conseguir tres puntos básicos: Entregar el mensaje, el mensaje debe recorrer las distancias, atravesar fronteras (idiosincrasias, culturales, etc.) y llegar en el momento preciso, por otro lado que la comprensión del mensaje sea establecido en el contexto correcto y como corolario lograr una respuesta del receptor. Parece sumamente sencillo y hasta podría desdeñarse por su aparente simpleza, empero lograr una comunicación eficaz, es materia de paquidérmicos y permanentes esfuerzos por parte de las empresas.

Lograr entenderse, implica lograr un mismo idioma y para ello hay derribar muchas fronteras, como se alude en el párrafo anterior. Lograr una comunicación fluida, efectiva y permanentes, es el primero paso para lograr una coordinación asertiva.

Consenso

Mediante una comunicación fluida y efectiva, se obtiene una respuesta de ida y vuelta, ahora hay que lograr el consenso, tan necesario para lograr la meta propuesta. ¿Qué le falto a Juan? Al inicio veíamos como Juan realizo una comunicación con dos actores claves para lograr el traslado del personal, empero, nunca llegaron a la hora convenida. No se dieron por enterados en su totalidad, comprendieron erróneamente, no tenían los datos correctos o no estaban de acuerdo con los términos y condiciones o les resultaba imposible llegar en el horario.

“Jesús necesitamos tu movilidad a las 5:00 am entendido, si Juan, pero. No Jesús, nada de objeciones, me cumples y punto, te esperamos a las 5:00 am”. El proveedor pese a la llamada coercitiva de Juan, no iba lograr llegar a la hora señalada, por lo tanto ya existía una holgura que desconocía Juan. Una coordinación debe siempre debe contener términos, como: ¿Es factible? ¿Hay algún inconveniente?  ¿Posee los recursos necesarios? O tantas otras símiles, que antepongan cualquier objeción ante los términos señalados. Coordinar no es imponer, sino lograr un entendimiento a través de la comunicación en un primer paso y un segundo paso el consenso, es decir: La aceptación por convicción y por voluntad de los actores y esto se logra, si solo si, a través de la empatía, que marca el hito de enlace en el proceso.

Seguimiento.

Una vez logrado el consenso, se acabo el proceso, No. Ahí recién comienza la etapa de  la ejecución de las operaciones, esta demanda que desde que el operario que ejecuta las dos primeras etapas con todos los actores, no puede permanecer impávido, ante los resultados y las consecuencias de su coordinación. Nuevamente revisemos el escenario de Juan, el responde al final “No tengo idea” esto indica que Juan se encuentra desconectado por lo tanto el ya está fuera de esa coordinación, ya que la coordinación implica permanecer conectado con todos los actores, si no lo estas, ¡Estas Fuera!

La coordinación por lo tanto, implica seguir, que todo el proceso de ejecución se cumpla en los términos y condiciones acordados, si se cito al personal a las 5:00 am, implica que 1 hora antes ya deben estar en camino o en ruta hacia el punto de reunión. Quien coordina es quien esta más conectado con todo el contexto en el cual se ejecuta la operaciones, una coordinación puede involucrar dos o cientos de personas, por lo tanto en todo momento debe existir un seguimiento en tiempo presente de las operaciones, hasta que se produzca el cierre; y solo los resultados de este cierre establecerán si la coordinación fue asertiva.