Información o Desinformación

“Pedro la gerencia comercial, lleva solicitando los stock por familia desde hace tres semanas, Juan es la cuarta vez que lo voy a enviar, siempre que lo solicitan se los envío,  ¿Entonces  porque siguen solicitándolo? ¡No sé! yo descargo toda la información, y  la envío. ¿Qué? no estás tamizando y ordenando antes de enviar. ¿Para que? Juan, si  toda la información solicitada esta en los archivos enviados, es mejor que sobre que falte. Así es mejor, o ¿no?”.

Proporción entre necesidad y satisfacción

“Cuando la persona responsable de la toma de decisiones es incapaz de localizar la información necesaria para desarrollar y evaluar opciones, surgen las frustraciones y disminuye la eficiencia”. (1).

Cuando se acude a un buffet, la intención es lograr probar la mayor variedad de platos, y con ello las sensaciones y gustos hasta donde nuestro apetito lo permita. En un escenario, donde se consume una porción abundante del primer plato, ya no existirá la posibilidad de seguir degustando de más platos, puesto que ya se llego a una curva de saciedad, debido al cantidad consumida de un solo plato.

La información requerida en una empresa, forma parte neurálgica de la construcción del asidero, para la toma de decisiones y toda la gestión a ejecutarse a partir de esta. Por lo tanto la información que debe satisfacer este requerimiento debe ser: especifica y condensada, no debe estar expresada en abundante archivos, debe procesarse teniendo en cuenta la finalidad del requerimiento y no el requerimiento en sí. El estimulo del hambre es provocado por la necesidad que tiene el cuerpo de nutrientes, este debe satisfacer en un equilibrio de  proteínas, carbohidratos, vitaminas, etc. Al igual que el cuerpo humano si la empresa no recibe lo necesario, solo se volverá una empresa burocrática, que no pueda cumplir con los objetivos. Por lo tanto en un solo plato deberá consolidarse todos los sabores y nutrientes necesarios.

Abundancia = Gasto

La abundancia sin orden de la información solo genera actividades innecesarias, para depurar todo ese cumulo de documentos y archivos, que debido a que poseen un contexto propio del área emitido, va existir un periodo de inducción que permita saber cómo se debe manejar esta, por lo tanto, esta solo desgastan los recursos y no crean un valor agregado, solo generan gastos. En un escenario en el que una persona se encuentra con un cuadro crónico de deshidratación,  y esta persona consume grandes cantidades de gaseosas, refrescos o bebidas azucaradas, esta solo perjudicara su recuperación,  por lo tanto, generaran sobre esfuerzo del organismo, debido a que está consumiendo en abundancia de algo que no requiere su organismo.

Entregable

Es una palabra habitual en gestión de proyectos, que hace referencia a que cada TAP (Tarea, Actividad y Proceso) engendra un tangible o intangible que cumple con una serie de requisitos, que provienen de la misma área o de otra área usuaria, que activa otros TAP, y que se unen al largo e interminable flujo que es necesario, para activar las operaciones dentro de las empresas.

En consecuencia, la información requerida es un entregable, y como entregable debe cumplir: con satisfacer al cliente o usuario interno o externo, pero como se expreso al inicio, es necesario satisfacer la finalidad del requerimiento y no tanto el requerimiento. “Juan cumpliste con entregar la información, si señor ya la envíe, entonces porque siguen solicitándola”.

La finalidad de todo requerimiento obedece en términos desglosados a cumplir con la necesidades para mantener el flujo de las operaciones y por ende cumplir con los metas y objetivos, que al final se calculan por la rentabilidad que ha obtenido la empresa, en consecuencia, cuando solicitan información, lo que necesitan son datos exactos acerca de la rotación de algunos ítems (en el escenario de ejemplo de inicio), por que la gerencia comercial necesita plantear una táctica o estrategia para adelgazar los stock existentes o en todo caso solicitar se amplíen estos stock´s, debido a campañas en ejecución u otras campañas que pueden ejecutarse o que se estén ejecutando.

Como se imagina usted, con 5,000 ítems, 12 familias y 24 sub familias, impresas en 72 páginas, absurdo y cansino, el solo hecho de procesar los resultados de todas esas páginas.  Cuando toda esta información debe estar expresada en 1 o 2 páginas en las cuales con gráficas y datos numéricos se resuma, toda la actividad de los inventarios y la rotación de stock. El empatizar con el core business de la empresa, provoca que los colaboradores aterricen y se plateen realmente lo que sus compañeros de las otras áreas necesitan.

Oportuna  ó  ASAP

"Volver a solicitar información que ya debería estar en nuestro escritorio para poder trabajar es, sin ninguna duda, una actividad de 0 valor agregado. Que bueno seria descubrir una fórmula para solicitar la información una sola vez, sin necesidad de estar paseando por los pasillos de manera reiterada hasta conseguir estos datos". (2). 

“Juan ya enviaste la información, no aún no, hoy la envío señor. Juan, la reunión inicio a 8:30”. Una de las características de la información (toda información solicitada es un entregable), es que debe ser proporcionada, dentro del plazo de tiempo que fue solicitada, toda toma de decisión como se han argumentado anteriormente posee dentro de su asidero una gran parte de información, por lo tanto, si en su empresa requieren tomar una decisión deben contar a priori con la información. De lo contrario esa toma de decisión podría tener un sesgo amplio que podría ser nociva para puesta en marcha tras la toma de decisión.

Es tan importante que la información sea escueta, directa y explicita, como que llegue dentro del plazo citado, de lo contrario por más importante que pueda ser la información su punto máximo de aprovechamiento ya no será el mismo y por lo tanto su valor pasara a un segundo plano, acaeciendo esto en problemas sumamente complejos y nocivos para la empresa, en un corto plazo; empero, si la información constantemente no llega a tiempo, las repercusiones podrían ser de mediano y largo plazo. En el momento que se necesita o antes, Nunca después.

Trabajar lo necesario

“En un conferencia  en un hotel muy reconocido, el exponente principal se acerca donde uno de los asistentes y le pregunta: ¿Su personal trabaja, más allá de su horario habitual?  ¡Por supuesto! Ellos siempre se quedan hasta altas horas de la noche, respondió henchido el CEO. El Expositor sonrió y dijo: Esto es un claro ejemplo de que hay problemas graves dentro de esta empresa.

Que el personal permanezca, de manera constante hasta altas horas de la noche preparando y analizando información, es un clara señal que hay problemas, los problemas pueden ser extrínsecos o intrínsecos, ello debe evaluarse, analizarse y tomar acciones inmediatas, la eficacia de los colaboradores desciende con el transcurrir de las horas. Los problemas pueden ser desde: requerimientos confusos o imprecisos, falta de técnica para recopilación de datos, no poseer  un sistema de depuración, protagonismo de los colaboradores, mantener el Status Quo y muchos más. 

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1.- Administración de la información. Autor: Mabel Alvarado Aguilar, Publicado por: EUNED

2.- Gestión Lean y Agil de proyectos. Autor: Pablo Lledó. Publicado por: Trafford

Publishing.