Presupuesto Ajustado = ¿Pésima Gestión?

"Observen ustedes señores periodistas, el estado de nuestros almacenes, atiborrados de expedientes, que han bloqueado: los extintores, puertas de emergencia, alarmas de emergencia, etc. Todo esto es debido al enjuto presupuesto que recibimos del gobierno central, no hay apoyo y por eso permaneceros en huelga hasta que nos asignen más dinero. El periodista sorprendido le pregunta: Señor esto no es falta de presupuesto es: desorden, desorganización y desconocimiento de normas elementales de seguridad, si mañana se mueren alguien aquí, no es por falta de presupuesto, es por falta de una gestión de almacenes".

“El manejo de los materiales es una actividad de gran absorción de costos, aunque tiene algún impacto en el ciclo de pedido del cliente y, por lo tanto, en el servicio al cliente. Por eso los objetivos para el manejo de materiales están centrados en el costo, es decir, reducir el costo de manejo e incrementar la utilización del espacio”. (1).

En realidad el periodista que se encontraba realizando la entrevista IN SITU, solo asintió, ante todo lo que le argumentaba este funcionario público. Toda empresa o institución que genera bienes o servicios, debe gestionar con la consigna de minimizar costos y maximizar resultados, entonces: ¿Hasta dónde repercute un presupuesto enjuto?, ¿puede anquilosar una gestión acertada?

¿Mayor presupuesto, mayor beneficio?

El dejar prístino y claro, el beneficio que se va a conseguir, es clave para sustentar un presupuesto, en el escenario de una empresa privada será cuantitativa (cuanto más se incrementara la rentabilidad) y el escenario de instituciones públicas será cualitativa (Cuanto mejorara el servicio a los contribuyentes) en ambos casos el camino de cómo el incremento del presupuesto, contribuirá de manera indispensable y neurálgica a ejecutar los cambios y reformas en la infraestructura y esta a la vez conseguirá el beneficio esperado. Escenario uno, el jefe de logística solicita $60 millones para edificar un nuevo centro de distribución (CD) ya que actualmente solo cuentan con el de Nuevo Leon y para lograr  mayor eficiencia y eficacia en las operaciones en el sur de México, necesitan contar con un CD en Veracruz, lo cual significara incrementar el margen bruto hasta 25% de los $350 millones en ventas anuales. Escenario dos, el jefe de logística (quien realiza el pedido es el responsable de la cartera) del Poder Judicial del Perú, solicita $5 millones para alquilar un local a fin de implementarlo y utilizarlo como almacén, donde se ordenaran y organizaran de forma adecuada los miles de expedientes de los procesos judiciales en curso, logrando con ello la resolución de los procesos judiciales dentro de los tiempos establecidos por ley.

Entonces, se invierte y se consigue lo estimado. La inversión no asegura la rentabilidad o el incremento de procesos judiciales resueltos, ello es una estimación una aproximación de lo que puede suceder, si se cumple con autorizar el presupuesto solicitado, entonces: ¿Que asegura que se cumplan con las estimaciones? ¿Cómo se miden los avances?

Como se gana una batalla con menos hombres

“Señor Milciades el enemigo nos duplica en número, no os preocupes, la estrategia está con nosotros”. (2).  

Para conseguir esta épica y mítica victoria, los entendidos narran que esto fue debido a una estrategia logística, que permitió enconar la fuerza de los Atenienses y limitar las ingentes fuerzas de los Persas, para ello se utiliza la logística, la logística es una gran herramienta que permite potenciar los esfuerzos a un nivel que pueda lograr su objetivo.

En el escenario uno, como se asegura el jefe de logística que la inversión otorgara, como resultado el incremento de la rentabilidad estimado, primero las estimaciones, se hacen en base de una proporción de algo concreto, en este caso, hay una cuota de mercado que la viene asumiendo el Centro de Distribución de Nuevo Leon, por lo tanto la proporción que se ha estimado es en base a los ahorros que se generan, de las ventas que ya viene ejecutándose en la zona sur, por lo tanto, si el margen bruto era de 10% por asumir la distribución desde Nuevo Leon, hasta: Tabasco o Chiapas, la inversión permitirá minimizar los costos y enconar los márgenes, No, la inversión permitirá que el proyecto se ejecute. Pero lograr maximizar la eficiencia, se lograra a través de las operaciones diarias, lo mismo en el escenario dos, se ejecuta el proyecto, comienza a funcionar el almacén y tanto solo con funcionar,  van a resolverse con celeridad, todos los procesos judiciales, todavía cuando no existen porcentajes o cifras como metas concretas. No, ello se va lograr midiendo las operaciones diarias y teniendo estimaciones cuantificadas.

Operaciones diarias, la clave.

“El éxito es la suma de los pequeños esfuerzos, repetidos día tras día". (3).

La clave es seguimiento y aseguramiento para que todo se gestione correctamente, por ejemplo, en el escenario dos, cuál es Lead Time (tiempo de espera) desde que un  juzgado solicita un expediente, hasta que es entregado. Por ejemplo un modelo que se acostumbra a utilizar para el orden de los almacenes es el ABC, que permite categorizar los ítems dentro de los almacenes, por su rotación e importancia. La importancia en la empresa privada es el margen o el costo de cada ítem, empero cada empresa o institución pública posee una valoración que no se refleja necesariamente en los mismos parámetros, sino en aquellos que colaboren y coadyuven directamente a los objetivos de cada organización. En el escenario dos se trata de una institución una administradora de justicia en este caso puede ser: expedientes de reos en cárcel, es decir, siendo estos procesos sumarios, debido a que se trata de la libertad de una personas existe mayor relevancia y deben estar ubicados en un lugar preferencial por  su rotación, procesos nuevos o procesos que implican a múltiples denunciados y cada quien posee un defensor diferente también puede ser un expediente de alta rotación. Cada empresa o institución, crea sus reglas de acuerdo a las necesidades de sus clientes y de acuerdo a ello se debe ejecutar una gestión organizada y ordenada a fin de cumplir con los tiempos.

“Hernán, imposible que pueda manejar todo este inventario en hojas de cálculo, renuncio. Dos días después, ingreso Eduardo y en una semana ingreso todo la data del inventario en las hojas de cálculo y luego desde allí manejaba la rotación de los stocks”.

Los indicadores como los KPI, son importantes para llevar el minuto a minuto de una gestión, empero en empresas, donde no existen ERP’s costosos, también existe el cumplimiento de tiempos, los procedimientos sistémicos y la actitud de ejecución. Si hay compromiso de llevar una pizza en 30 minutos o gratis, también debe existir el compromiso de su equipo de cumplimiento de tareas y actividades por tiempos, las cosas no se pueden dejar a la deriva o cuando se puede, sino que todo debe tener un lead time establecido. Al igual que marca su hora de ingreso las TAP (Tareas, Actividades y Procesos) deben estar dentro de tiempos

“El número de empleados no se encuentra por ninguna parte en los estados financieros, sin esta cifra es imposible determinar la producción, los ingresos o las utilidades operativas por persona”. (4).

Un presupuesto holgado, permite mejorar la: infraestructura, tecnología, etc. Pero recuerde que todo es manipulado por seres humanos, entonces toda herramienta es importante, pero la productividad y el valor agregado lo imprime una gestión efectiva, no, la adquisición de: un almacén de 10,000 m2 o un ERP de $2 Millones, liderar un equipo cohesionado, con un mismo norte y que ejecute sus TAP en los tiempos programados, pueden traer mayores réditos, que simplemente invertir en grande. Ambos al unísono logran grandes cosas, divorciados solo gastos y pérdidas.    

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1.-  Ronal H. Ballou. Logística administración de la cadena de suministro. Publicado por:  Pearson Educación. 2004.

2.- Parafraseando a Milciades, documental Batalla de Marathon, History Channel.

3.- Robert Collier (1885 – 1950) Escritor.

4.- Jason Jennings. Menos es Más. Publicado por: Grupo Editorial Norma. 2002.

Imagen tomada de: http://www.grandespymes.com.ar/2016/08/11/9-claves-para-hacer-del-trabajo-en-equipo-una-ventaja-competitiva/ Edición propia