Decisiones

Buenos días socios. Hoy debemos decidir las reglas para el siguiente proyecto, e inmediatamente delegarlo a Hernán para que inicie con todos los previos necesarios. Max, Pedro ¿Ya firmaron contrato con el cliente? No Antonio. Entonces están perdiendo el tiempo con esos detalles, una vez  que firmen el contrato con el cliente se ponen de acuerdo. Pero Antonio hay que definir las reglas que afectaran el desarrollo del proyecto. Max entiende, después lo veremos.

¿Se debe esperar?

Pepe, quiero invitar a Pamela a salir, ¿Qué le gustaría?: ¿El cine?, ¿el teatro?, ¿bailar?. Carlos lo que debes hacer es. Primero.-  Preguntarle a Carla y Mónica, ellas son sus mejores amigas y te comentaran que actividades le gusta realizar. Segundo.- Una vez que sepas que le gusta averigua lugares cercanos y precios. Tercero.- Separa un presupuesto para estas actividades. Después de ello puedes invitarla a salir.

Una virtud que poseen la mayoría de los empresarios es una prospectiva de los negocios y el mercado, una visión a largo plazo. En este contexto y solo en este, debe tomarse las decisiones de corto plazo. No se debe proyectar a largo plazo si, el corto plazo esta sujeto al albur, improvisación o las decisiones reflexivas, el corto y mediano plazo están sujetos al largo plazo, por lo tanto son etapas o secuencias del largo plazo. Dejar que a la improvisación, cualquier tema de corto plazo sitúa en riesgo los planes a largo plazo.

Cantidad o calidad

“Los ejecutivos eficaces no toman un gran número de decisiones. Se concentran en lo que es importante. Intentan realizar unas pocas decisiones importantes al nivel más elevado de entendimiento conceptual, tratar de hallar las constantes de la situación, de detectar lo que es estratégico y genérico en lugar de intentar de resolver problemas”.(1).

Varias decisiones o una gran decisión. Vamos a tomar como ejemplo, la conversación de los socios  Max, Pedro y Antonio, los primeros dos le solicitan ponerse de acuerdo en una decisión recurrente antes de la firma de contrato y el diseño pre proyecto. Esto es algo iterativo en el tiempo. Por lo tanto todo lo iterativo debe estar dentro de un estándar. Lo cual implica una toma de decisión establecida y normada.

De lo contrario esperar a tomar decisiones sobre temas como vayan acaeciendo, implica un alto nivel de improvisación, lo cual puede provocar mucha variabilidad en los proyectos. Todo proyecto es diferente, pero las bases contractuales deben poseer parámetros, de lo contrario esto será nefasto para lograr la mayor eficiencia y eficacia en los proyectos.

Línea de comparación

Una Línea Base según el PMBOK es: “Un plan aprobado para un proyecto con los cambios aprobados. Se compara con el desempeño real para determinar si el desempeño se encuentra dentro de los umbrales de variación aceptables”. (2).

Toda decisión consensuada por los responsables (en pequeñas empresas pueden ser uno o dos) debe estar registrada, por su importancia y su transcendencia en la gestión del día, la decisión deben estar en un registro escrito o digital o cualquier otro que exista, y estas van a servir de “línea de comparación”. En las empresas constituidas por socios, es indispensable cada periodo una junta de directorio, y esta conlleva o alumbra un acta de reunión en la cual las decisiones adoptadas allí es lo más relevante, las junta de directorio no se llevan día a día, por lo tanto estas implican decisiones base para las múltiples decisiones cotidianas y así evitar una alta variabilidad.

La decisiones cotidianas están sujetas a todo lo normado y con registro. Es decir a esta línea de comparación. En empresas que se dedican a proyectos menudos, cotidianos y similares. No debería construirse todo de “0” por ello se tiene la: Información histórica, información por desempeño, lecciones aprendidas, etc. No debemos enfocar tanto tiempo, dinero y esfuerzo, en analizar evaluar y consensuar, sobre temas que debemos tener aprobados por la experiencia y las lecciones aprendidas que nos han dejado otros proyectos.

Esto no soslaya a pequeñas y microempresas o emprendimientos únicos. En las cuales exista un propietario único, en muchos casos este propietario deberá evaluar la información y ser mucho más riguroso para que la variabilidad no devore su utilidad estimada. En otros casos este deberá solicitar a personas de su confianza que lo ayuden a analizar y evaluar la informació, a fin de edificar una línea de comparación.

Cero variabilidad -0V-

“Max, a mi no me interesa lo que hayamos decidido la semana pasada, yo necesito que las cosas cambien por que no me conviene tal como se acordaron. Pedro, esto fue lo acordado, no podemos cambiar de decisiones adoptadas en la junta anterior, cada vez que algo no convenga a tus intereses”.

Acatar las decisiones consensuadas, no asegura  -0V- pero son el mejor camino para conseguir resultados más cercanos a la línea de comparación. Imagínese usted que Max y Antonio, por no discutir con Pedro aceptan su petición y el acuerdo tomado queda invalido, en este contexto el proyecto no obtiene los resultados esperados, sin embargo Pedro exige que su utilidad no varíe.

Escritas sobre piedra

“Uno de los elementos esenciales para los sistemas de mejora continua de la calidad es el control. Por el control nos estamos refiriendo al proceso que se utiliza para asegurar que se satisfacen los objetivos, mediante obtención de información de la situación real del proceso. Esto significa que la información de la situación real y actual del proceso se compara con la situación esperada y, en función del resultado obtenido, se toman decisiones para reducir la diferencia”. (3).

Las decisiones no se pueden tomar a la ligera. ¿Entonces nunca se cambiaran las decisiones? Cuando se habla de una línea de comparación se espera que toda de decisión adoptada nos conlleve a estar más cerca de esta, sin embargo el alejarnos de esta es una prueba de que las decisiones adoptadas no están siendo las correctas. Por lo tanto, hay que tomar nuevas y más acertadas decisiones.

Las decisiones como los planes, estrategias, etc. Siempre tiene un margen de error, pero siempre será mejor crearlas, utilizarlas y perfeccionarlas. Que estar improvisando a cada momento. Por ello las empresas organizadas en el tiempo crecen y mejoran, puesto que son equipos humanos que evolucionan y aprenden de sus equivocaciones a través de decisiones tomadas y aplicadas.

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1.- La Toma de Decisiones, P.F. Drucker, J Hammont ET AL. Ediciones Deusto

2.- PMBOK 4ta edición.

3.- Decisiones Estratégicas para la Dirección en Empresas de Servicios. R. Huertas y R. Domínguez. Publicacions i Edicions de la Universidad de Barcelona.