¿Orden para la Organización?

Luego de esperar ávido e impaciente por ingerir conocimientos en mi primera clase de introducción a la administración, solo sentí una profunda estupefacción al inicio; ya que por varios minutos el catedrático comenzó a exponer, lo que parecía una clase de introducción a la anatomía, pero cuando al dejar mis prejuicios de Rebel without a cause, comencé a prestar atención, me percate como este comenzaba a cerrar el círculo entre el funcionamiento del cuerpo humano y el de una organización y como el papel del administrador fungía de catalizador Impoluto en este delicado y sincronizado proceso sempiterno.

¿Tengo 22 personas trabajando 16 horas al día y no logro llegar a la meta propuesta? Cuando hablamos de organización nos referimos a un grupo de entes sincronizados que poseen un mismo credo, un mismo norte, que siguen la misma ruta y que orientan sus acciones disciplinas, teniendo como ente dinámico las mejores prácticas y el aprendizaje latente. La organización viene hacer el asidero o premisa ineluctable para poder lograr productividad. No el prolijo horario ni las políticas draconianas.

El Tamaño No Importa

Jason Jennings en su valioso aporte en su libro No son los grandes los que se comen a los pequeños …..Son los veloces los que se comen a los lentos nos resume su investigación de cómo organizaciones utilizando menos personal, menos software, menos capacitaciones pueden ser productivas. La dimensión y la cantidad de trabajadores o de infraestructura no muestran o son señales de productividad al contrario pueden ser señal de duplicidad de funciones, burocracia y prolijidad en la toma de decisiones. Empresas pequeñas que fueron denostadas ahora son el eje de la productividad y el paradigma de cómo las buenas prácticas y la cultura orgánica se vuelven los cimientos de estas.

El Orden comienza por casa

Una tarde extremadamente calurosa, lo recuerdo como si fuera hoy ya que el aire acondicionado estaba malogrado y solo tenía cerca de mi acalorada humanidad un ventilador que hacia grandes esfuerzos por mantenerme fresco, aunque sin mayor resultado, fue ahí que escuche que la secretaria principal subía su tono de voz y de pronto vi por el pasadizo que mi asistente iba con suma celeridad al llamado de ella, lo que llamo mi atención por lo que me acerque y pude escuchar el tono beligerante de la conversación, deje concluir esta y llame a mi oficina a la secretaria y a mi asistente y les solicite una explicación a lo cual ellos me narraron como los planners de un cliente nuestro presionaban para ejecutar el servicio en tiempos imposibles. Enterado del asidero de este problema le dije a la secretaria que me contactara con el Gerente de Post Venta de nuestro cliente para entablar un dialogo con respecto al proceso de las operaciones y tiempos que demandan estos, teniendo hora y fecha me apersone y luego de una amena y protocolar acogida fuimos al centro gravitante del asunto comencé con mi exposición preparada en VISIO en cuando conclui con la introducción el Gerente aludido me solicito hiciera una pausa y me dijo que no era necesario continuar, ya que estaba de acuerdo y no pretendía intervenir en nuestros procesos, empero que era mi representada la que se debía enterar de cómo se trabajaba con su organización ya que nosotros formábamos parte de su Supply Chain (Dicho sea es la empresa peruana más importante en la comercialización de equipos para la extracción de minerales, construcción y demás etc) Luego de escuchar sus razones, tome una decisión ya que si bien e cierto la organización que representaba era una Pyme, esta ostentaba la representación de una transnacional inglesa, empero nuestro credo era el aprendizaje como base de la evolución. Debido a esto mi respuesta fue afirmativa; por lo que me giro 4 invitaciones para un curso que ellos daban a sus asociados externos e internos de cómo se llevan las operaciones por lo que endosé esta invitación al jefe de servicios a dos de sus colaboradores y a mi asistente, luego de 2 semanas de proceso inductivo, mis asociados retornaron a la empresa y entraron prestos a mi oficina con cierto tufillo en el aire de ínfulas y grandeza mi Jefe de Servicios con una sonrisa a medias me dijo: “Es la misma chola con diferente calzón” traduciendo están refrán peruano: Era básicamente el mismo orden el que perseguía nuestros clientes, empero al parecer sus Planners no habían acudido a estas clases, por lo que opte por enviar un correo con el flujograma de procesos un organigrama funcional y uno analítico al Gerente de Post Venta indicándole como nosotros operábamos por normas y políticas de calidad y la intolerancia por desconocimiento de sus Planners al exigir minimizar los tiempos sin criterio o conocimiento de los hechos, después de un par de días me llego un correo con un texto lacónico el cual en una decía: Disculpas. Existió un traspié en el orden.

La organización nos solo nos permite contextualizar las operaciones, sino ubicar y emponderar a los asociados en papeles en los cuales ellos puede manejarse con criterio obviamente teniendo como matriz las reglas sin que estas sean una tara a la búsqueda de mejores prácticas. No podemos exigir orden cuando por otro lado somos incapaces de poder predicar a nuestros usuarios y actores internos y externos el manejo de la organización.

El Tiempo es la esencia de la Vida.(1)

Más rápido, Más rápido …..Cierre ya ese maldito negocio; de lo contrario no entramos en presupuesto. Más rápido, Más rápido …..¡Otra Fusión de 200 billones de Dólares en nuestra industria nos dejo atónitos esta mañana!. Es así como mi nuevamente citado Jason Jennigs hace una cita en su libro no son los grandes los que se comen a los pequeños …Son los veloces los que se comen a los lentos. Como la dinámica se ha vuelto tan célere que muchas veces solo nos damos cuenta del final de las cosas. Pero ello sería imposible sin una organización membruda, no en términos del gran contingente de prosélitos sino en como hemos organizados a estos para una respuesta eficiente.

Mientras el sol era desviado por mis gafas para que no lastimaran mis ojos me dijio presto con un amigo al mercado Risso, ya que había escuchado de buena fuente que ahí era un centro de sibaritas y que el ceviche que ahí producían era digno de satisfacer a los más exigentes, preparado ya en mi mente el escenario de caos propio de un mercado en el cual predomina la informalidad el desorden y el mal servicio, decidí arriesgarme y pese a mis esfuerzos no logre estar antes de las 13:00 (En Perú es hora punta para alimentarse) con resignación a una no corta espera seguí y llegue con mi amigo, colisionando con un escenario 180° inverso a lo que esperaba tres stand unidos por mayólicas blancas (Y eran realmente blancas) los tenderos y cocineros con vestimenta de novia y gorros que cubrían sus cabellos, un mostrador impecable y los pisos diáfanos cerraban un impresión de visual muy alentadora aunque la cola era larga fui testigo de cómo esta se reducía y llegue muy pronto a caja donde solicite mi orden y pague me entregaron mi factura y mi ticket para canjear mi plato, me quede sorprendido de cómo este restaurante enclavado en un mercado había desarrollado el concepto de Fast Food, siempre en mi afán de conocer a los protagonistas pregunte quien era el propietario a quien prestos los tenderos me indicaron y presentaron. Este simpático y rechoncho señor me saludo esbozando una gran sonrisa y sin pérdida de tiempo me pregunto: “Le Gusta” a lo que conteste con un rápido SI, y luego continúe con la pregunta de rigor, como había logrado esa excelente atención, a lo cual él me respondió: Es simple amigo mío, todo se trata de colocar a las personas correctas en su posición indicada, darles confianza, responsabilidad y enseñarles el Now How y nunca dejarles de recordar que todos son importantes para mantener las cosas caminando. Es decir todo empieza por la Organización.

Toda persona bien ubicada es un dinamo que transforma su energía en un atención eficiente y eficaz, toda persona fuera de lugar es un tronco en el camino. La ubicación de vuestro personal en su organigrama, devengara en situaciones ubérrimas. Cuando una persona sabes dónde está en el mapa y cual es ruta, se ubicara y cumplirá con su cometido cuando no, abordara el camino de otros se volcara y arrollara a otros con él.

Duplicidad de Funciones

La falta de ubicación y de normativa provoca un desenlace nefasto en el cual los vendedores cobran, los de riesgos contabilizan y los gerentes compran. Agrediendo no solo las funciones de los demás sino que crea un caos en que siempre el foráneo consigue mayor rédito ya sea la competencia, el cliente o el proveedor. Ya que al existir dos registros se pueden repetir adquisiciones o desembolsos.

La duplicidad se puede dar por la falta de normativa en la posición en la cual se indique un flujo de adquisiciones: Por montos, por relevancia, por temporalidad, por inventarios, etc. O también se puede dar la duplicidad por interferencia de entes jerárquicos invasivos que eluden o soslayan los procesos e imponen ciertas preferencias por dadivas pecuniarias o porque creen que su intervención mejorara el proceso, pero en realidad lo que causan solo es una carga adicional de trabajo, lentitud y desconfianza del proveedor por la falta de seriedad. Ahora hay muchas empresas que utilizan a una persona y le asignan dos o tres funciones y comienzan a otorgarles clichés con gran heurística y los humectan con gran panegirizo al final acaban haciendo mucho a medias o nada bien.

El impacto de los grupos de Interés.

“Una Compañía no siempre puede satisfacer las exigencias de todos los grupos de interés. Los derechos de diferentes conjuntos de individuos pueden generar conflicto" (2).

Gestionando unos trámites dentro una conocida empresa de carga me dio la hora del lunch así que decidí tomarlo en el concesionario de alimentos de esta empresa, al sentarme en el único sitio que encontré vacio puede escuchar como este recinto se transformaba en el muro de los lamentos todos empleados administrativos se quejaban de cómo les habían aumentado tan poco, como no les alcanzaba la plata y como los operativos se las llevaban fácil. Luego de ello y al retirar mis contenedores puede nuevamente experimentar esta misma escena pero ahora los protagonistas eran los operativos quienes se quejaban de lo mismo y echaban iracunda gravidez a los administrativos y managers, es así que se forman hordas invisibles que bregan contra sus mismos cofrades.

Es casi habitual en las empresas peruanas ver ese tipo de escenario en el cual el conflicto de intereses es un tara para lograr la unidad orgánica, veamos en muchos países la solución a estos improntos es la rotación de personal y la diversidad de funciones antes de ubicarlos en su puesto de desempeño a largo plazo, por dos motivos: Primero para enseñarles el contexto en el cual se realizan la operaciones a todo nivel y posición; Segundo para lograr empatía en ellos, debido a su experiencia en roles diversos. Debido a mi corto pero intenso devenir laboral me ubicado en muchos puestos por ello he logrado un sentimiento de empatía que es muy necesario para poner las cosas en orden. Muchas empresa utilizan los teatros de inducción haciendo el intercambio de roles para lograr una mayor conciencia de la importancia desde el Conserje hasta el CEO.

Comenzando el Rompecabezas.

¿Que es lo que necesito? es así como puede iniciar su organización, definiendo sus necesidades y quien o quienes se ajustan al perfil y pueden cumplir con las funciones encomendadas, decida con calma y correctamente, todas las posiciones son relevantes ya que todas componen un solo cuerpo. Como leí en la sala de recepción de la empresa de un conocido: “Los Grandes Cambios se componen de Pequeños Esfuerzos”.

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1.- Time Is The Essence Of Life, Frase esbozada por un actor en la Película Rocky V Noviembre de 1990. Autor desconocido. E utilizado esta frase por más de 10 años ya que creo que resume todo el devenir.

2.- Administración Estratégica ....Autor no ubicado