Gestión de la Integración Part.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

“…Mientras Urquizo todavía con el mohín en el semblante, luego de haber conseguido que se rubricara el ACP y le transfirieran US$230,000 a los erarios del proyecto con el fin de iniciar la producción del EFX-700; este estacionaba su camioneta en sitio preferencial para dirigirse a la reunión de directorio, siendo esta la primera que se realizaba con participación de los nuevos accionistas que había comprado el 50% de las acciones de la organización; todavía con el mohín en el rostro Urquizo saludo pensando que ese era el único motivo de su convocatoria, acto seguido el CEO recién nombrado por la actual directiva le dijo: Señor, el motivo por el cual lo hemos convocado es que necesitamos que exponga los avances de su Plan de Gestión en congruencia a lo estipulado en el ACP, a lo cual Urquizo ya desprendido del mohín, con las manos llenas de hircismo y sin concatenar mayor lógica en sus pensamientos, dijo : Aún lo estoy evaluando”.

Planes de Gestión

“Los planes definen la manera en que se ejecutan, se monitorean, se controlan y se cierran los proyectos” (1).

Un Plan es una herramienta que permitirá la ejecución de manera diligente el desarrollo del proyecto, el plan de la dirección del proyecto es una fase subsecuente a la creación del ACP, ella es la que nos va permitir sostenibilidad a través del tiempo de nuestra Baseline, por ello debemos avocar el tiempo y el esfuerzo necesario para poder nutrir de la manera más salubre a esta a fin de poder hacer de ella una herramienta útil en la gestión por nuestro alcance. Siendo esta la matriz que contiene todos los planes de gestión de las otras áreas de conocimiento es necesario que el formato y el nivel de detalle deban estar adecuados a las necesidades del proyecto, de ahí que los planes por cada área de cocimiento tendrán sus propias prioridades. El Plan responde a las preguntas: ¿Cómo voy a definir, planear, gestionar y controlar el alcance? La interrogante está dada es menester del manager lograr ubicar y consensuar estos puntos a través de la creación de un plan, en el caso de Urquizo el ya tiene su alcance la introducción de un nuevo producto al mercado, empero necesita estructurar sus planes el plan de la dirección es un plan global que reúne y concatena el de todas las áreas del conocimiento. Aquí algunos planes básicos que se vinculan directamente con el PPDP y que son las bases para poder administrar los demás planes.

Plan de Gestión de Cambios, cuando nos referimos a cambios debemos ser estrictos y mesurados ya que estos no pueden ser ejecutados sin seguir un orden explicito, un cambio puede ser algo necesario pero antes de ejecutar este debemos descartar alternativas que nos permitan salvaguardar el orden original graduando las menores variaciones en este solo y solo sí en las circunstancias que estas alternativas no resulten viables se procederá con el cambio, obviamente este debe ejecutarse con la premisa de cumplir con el objetivo fundamental del contrato que es enteramente congruente a los objetivos de la organización.

Plan de Gestión de la Configuración, Define como gestionaras los cambios a los entregables y la documentación resultante, incluyendo las herramientas organizaciones que serán utilizadas. Todas nuestras acciones deben tener un asidero lógico y consecuente con fin de poder orientar estas dentro de un contexto que se sujete congruentemente con los objetivos que deseamos obtener. El PGC nos va brindar las herramientas que nos permitan dar los pasos asertivos para ejecutar la gestión de cambios, es decir toda la parafernalia que este sucinta y una vez ejecutada esta

Plan de Gestión de Requisitos, para lograr una efectiva y real recopilación de información que nos oriente como vamos a estructura nuestro alcance debemos primer conocer como ejecutaremos el aglutinamiento, recopilación, evaluación, contextualización, registro y priorización de todos los documentos que se emitan como parte de los deseamos y expectativas de los interesados. Este es un proceso neurálgico por que va definir como cada stakeholder necesite su entregable de ello y del entendimiento y adecuación de este al ACP partida nuestro asidero para la creación posterior de nuestro alcance realista y objetivo

Me voy a rebalsar de Planes… ¡No tengo tiempo para eso!

"El planeamiento no es un acto selectivo o de resolución potestativa es un paso obligatorio al diseño de una gestión eficiente y eficaz". (2)

Mientras Urquizo apretaba con fuerza las llaves de su camioneta la cual adquirió inmediatamente le dieron el visto bueno al ACP y dejo que el banco se convirtiera en su principal acreedor por los siguientes 5 años, pensaba en voz alta:”No puede ser les doy una gran idea y ahora quieren que les haga todo”. En mal momento decidieron vender sus acciones, de no haber acaecido ello seguro ahora estaría tranquilo, solo esperando que terminen de ejecutar el prototipo y de ahí recién iniciaría mis acciones, estos sujetos están fuera de la realidad una cosa es la realidad y otra la teoría.

El plan no es un acto individual es un acto en el cual tiene como eje neurálgico la integración, si el juntar todos los componentes que conforman el proyecto y procurar obtener de ellos la sinergia; este el reto del director por el cual debe lidiar día a día con todos los imprevistos y ejecutar las acciones no producto de la improvisación o el azar sino de un plan que concentre todos los mecanismos de apoyo para enfrentar con contundencia y precisión la incertidumbre.

“1987, Procter & Gamble y Kimberly & Clark disfrutaban plácidamente de sus feudos instalados en el rubro de los pañales y desechables hasta que  aparecieran Pitassi y Klemp quienes luego de planificar sesudamente su proyecto aparecieron para ser una piedra en el zapato de estos dos colosos, P&K comenzaron su primer año con US$ 100,000 para luego finalizar un tercer año con ventas mayores a los US$35 millones”(3).

No es sencillo iniciar un proyecto y mucho menos cuando tienes a P&G y K&C como competencia el reto de crear un pañal con materiales locales dio la diferencia y la ventaja comparativa que P&K necesitaba para poder hacer de su proyecto una organización exitosa la cual pese a revese muy fuertes se mantiene en el mercado, ellos no se lanzaron como fruto de la improvisación sino como parte de un elaborado y meticuloso plan el cual luego de muchos años de alidos pero fallidos intentos les permitió ajustarse a la realidad de aquel momento y brindar lo que sus potenciales consumidores requerían. Por ello no se puede decir que uno desperdicia o mal emplea el tiempo elaboro planes se debe decir: “Invierto mi tiempo y esfuerzo elaborando planes para no gastar mi dinero pagando errores”(4).

 

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1.- PMBOK™ 4 Edición
2, 4.- Planear, Hoy ..Mañana y Siempre – Hermilio Díaz
3.- Fundamentos de la administración – Robbins & De Cenzo / Pitassi y Klemp son fundadores de Drypers Corporation
-/ Hermilio Díaz