Gestión de Riesgos Part.4
“……Estos emprendedores tenían un proyecto muy avanzado respecto a la creación de un centro de formación para agentes de seguridad, debido a los acontecimientos que atravesaba nuestro país, allá por los años ochenta. Este se hacía anunciar como un caso de negocio muy rentable, empero todo el plan para ejecutar este emprendimiento visceralmente antagónico a la consiga y accionar de movimientos violentistas de ultra izquierda que campaban por todo el país flagelando y zahiriéndolo en lo más profundo de sus tejidos sociales eran un alto riesgo"….. ¿Qué Hicieron? reforzaron sus recursos y se dirigieron al centro de neurálgico del epicentro y allí estructuraron una de los centros de formación más éxitos de aquella década exportando recursos al Oriente Medio, África, Europa y Asia. Sintetizando diremos que estos emprendedores hicieron explotar su riesgo.
Explotar.- esta estrategia se selecciona habitualmente para los riesgos con impactos positivos, buscando eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo positivo particular, asegurando que la oportunidad definitivamente se concrete. Compartir, implica asignar todo o una parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto. Recuerdo cuando tenía diecinueve años y era un miembro de la clase college 90tas participaba con un compañero realizando eventos, teníamos una gran proyecto entre manos empero en el ínterin nos dimos cuenta que debíamos compartir debido a que no podríamos solos con el impacto hacía falta más recursos así que nos asociamos con otros dos equipos y fue la mejor alternativa que tomamos. Mejorar, identificar y maximizar las fuerzas potenciadoras clave de estos riesgos de impacto positivo pueden incrementar su probabilidad de ocurrencia: Era mediados de la primera decada del siglo XXI y era evidente que los sistemas diesel había trocado diametralmente y el primer gran impacto seria en la línea de vehículos urbanos , la preocupación de los miembros de la organización a la que fui asesorar era grande, ya tenían los avances a un 40% para iniciar su proyecto de un centro de atención a este segmento (la empresa estaba orientada a los segmentos del sector minero e industrial), la respuesta fue simple HAY QUE MEJORAR, estupefactos los partners se miraron hasta que de pronto uno de ellos exclamo ¡COMO!.... mi respuesta no se hizo esperar el riesgo es inminente así que hay una sola labor que gestionar: mejorar y estar preparado para recibirlo, modificando las actividades haciéndolas más tecnificadas, coaching al equipo e instrumentos necesarios para poder cumplir con el objetivo. Aceptar, es tener la actitud de tomar la ventaja de ella si se presenta pero sin buscarla de manera activa, es decir: “Laisser Fait, Laisser Passé”(1). Las Estrategias de Respuestas para la Contingencia no son más que el conglomerado de respuesta ordenas y articuladas que se ejecutaran solo bajo determinadas condiciones predefinidas que nos den señales de advertencia para activar la respuesta, verbigracia: Un tercer retraso de más de dos días en el cronograma.
“…Posteriormente, después de la Identificación de riesgos, Análisis Cualitativo, Análisis Cuantitativo y La Planificación a la Respuesta a los Riesgos, se da marcha atrás para finalizar todos los componentes del Plan para la Dirección del Proyecto y de los documentos del Proyecto”(2)
Luego de avanzar hasta este hito podemos evacuar algunos entregables que serán de alta valía para el Proceso de Planificación para la Dirección del Proyecto: Primero.- aunque iterativo es necesario aludir el registro de riesgos ya que este ahora estará completo (Hasta el momento ya que siempre estará actualizándose) abarcando los sucesos más evidentes y los menos evidentes y listándolos para las acciones o inacciones pertinentes. Segundo.- Acuerdos contractuales relaciones a riesgos, estos están relaciones básicamente con la decisión de transferir o compartir que van hacer un asidero relevante en la toma de decisiones respecto al Plan de Adquisiciones en general. Tercero.- Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto este es una entrada para todos los planes de los grupos de conocimiento ya que va a liberar un flujo de información necesaria sobre el efecto que pueda ocasionar en las tolerancias, necesitando en la mayor parte un cambio significativo o no. Cuarto.- Actualización de los documentos del proyecto, es indispensable la formalidad de todo lo actuado por ello es imprescindible la transcripción en detalle y contenido de lo evaluado aquí se actualizaran dos vertientes: El Registro de Supuestos y la Documentación Técnica.
Ahora………….Monitorear y Controlar
“….Es el proceso por el cual se implementan planes de respuestas a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican los nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a través del proyecto”.(3)
Siendo procesos neurálgicos que tiene como fin custodiar y velar por el desarrollo dentro de la expectativas plateadas monitorear y controlar no son procesos que se muestran impávidos o inactivos solo como recaudadores de información de acontecimientos que socaven o anquilosen las actividades, sino que son un instrumento proactivo implicando este la selección de estrategias y la propuesta para planes de contingencia y reserva. Mi proyecto solo cuenta con un equipo de sesenta integrantes ¿No puede designar personal a tiempo completo a monitorear riesgos? NO se trate de los volúmenes del equipo sino de responsabilidades en este caso los responsables de la Actividad 67RG0001 serán los custodios de que se lleve a cabo el proceso y de informar periódicamente al Director. El pretexto de lo grande y lo pequeño es irrelevante no se pueden soslayar los procesos y eludir las obligaciones el éxito o no depende de llevar correctamente los procesos.
En mi primera clase en las aulas universitarias, ingreso un abarbado sujeto con un blazer a cuadros y con parches en los codos, era el típico catedrático universitario que recorria las enormes y magnas aulas en las cuales diseminaban su sapiencia con mucha solvencia empero en una versión más joven y estilizada ; el subió al podio y dijo algo así: La Lucha de clases es una dialéctica continua que es producida por el conflicto de los interés antagónicos que constantemente crean: La Tesis, La Antítesis y la Síntesis. Bueno lo de la dialéctica es lo rescatable y es así que este proceso inagotable, itinerante y latente ira afectando de acuerdo al espacio y tiempo en se produzca. Por ello la labor del control es el termómetro que servirá no solo para auscultar la temperatura sino que ropa debemos mudarnos. Es por ello que es neurálgico utilizar las siguientes herramientas y técnicas: Reevaluación de Riesgos, estar en constante actualización y medición de los riesgos. Auditar los Riesgos, están se avocan a examinar y documentar la efectividad de las respuestas a los riesgos identificados y a sus causas, así como la efectividad de los procesos de la gestión de riesgos. Análisis de Variación de Tendencias, la variación mide a través los cambios entre un modelo u orden establecido y la tendencia la orientación o senda más proclive con la que se orienta el riesgo. En palabras terrenales si se mueve y hacia dónde. Puede parecer simple pero es real cuando uno posee un lista de riesgos lo tiene reconocido y dentro de estándares y conoce medianamente cual puede ser su orientación e impacto. Este análisis nos permite seguir estos dos puntos importantes para la ejecución de alguna medida. Medición del Desempeño Técnico es relevante darle un seguimiento para medir los logros técnicos alcanzados y los planificados. El Análisis de Reserva este nos va permitir tomar acciones en relación a las reservas para contingencia que se había previsto al inicio e ir actualizando está de acuerdo los movimientos acaecidos y que pueden tener impacto sobre estas.
Actualizaciones y Solicitudes
Podemos dirimir que las evacuaciones más relevantes son las del orden de las actualizaciones para el Plan de dirección de Proyecto, que van a estar segmentados en la actualización de los registros de riesgos, la actualización del Activos de los Procesos de la Organización (APO) y la de los documentos y por otros lado las Solicitudes de Cambios, aquellas que van a originar una serie estructurada y con un asidero solido para la propuesta de medidas preventivas y correctivas. Lo importante de todo este proceso no es hacer las un espectáculo del mismo sino es lograr este cumpla su cometido que es que la organización logre sus objetivos sino tenemos en cuenta ello todas las medidas, acciones y trabajo empleado no servirá de nada.
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1.- "Dejar Hacer, Dejar Pasar", frase que acuño Adam Smiht y que es la base para sus fundamentos en sus obras acerca del Liberalismo Económico.
3.- PMPBOK 4edición.
-/ Hermilio Díaz
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