Gestión de la Integración Part.1

“De pronto el bisbiseo que se había diseminado hace unas horas atrás, parecía convertirse en acibara realidad; el Producto desarrollado era completamente inaceptable”. Una vez en la oficina del director, Odriozola sintió como su rostro se calentaba debido a la concentración de sangre en él y en medio de su enrojecido rostro descendió raudamente una gota de sudor; él respiro profundamente y tartamudeando lentamente contesto: No Señor, nunca leí el Acta de Constitución del Proyecto; A lo que el Director solo asintió la cabeza como señal de resignación.

El Acta de la Constitución del Proyecto – ACP (1)

Comprometer el éxito de un proyecto, tiene como primer paso formalizar este y la única vía de establecer la formalidad en una acto trascedente es documentar de manera explícita lo que deseamos, cuando lo deseamos y cuantos deseamos. Obviamente esto es solo la piedra angular sobre la cual descansara todas nuestras acciones por la consecución de lo requerido, este sera el marco de referencia para poder diseñar y estructurar nuestro planeamiento y las acciones de gestón productos de este. Aquí desglosaremos lo que debe ser un ACP promedio lo cual no restringe puntos sino que señala lo mínimo indispensable para poder formalizar nuestro proyecto:

Titulo del Proyecto o Descripción ¿Qué es el Proyecto? El inicio denuestra ACP no será otra que el nombre del producto o servicio solicitado, es decir podemos referirnos a este como, Verbigracia: “Obras de Reconstrucción de las redes de agua y desagüe en la localidad de Satipo, como consecuencia del Sismo acaecido en Marzo” o “ LXG-700”. Aquí observamos que uno es una acción social y ciudadana promovida por el gobierno para subsanar los siniestros como consecuencia de un evento de la naturaleza y el otro es la creación de un nuevo producto dentro las handheald que ayudara a los ejecutivos a gestionar con mayor diligencia sus actividades. Detengámonos un momento para explicar algunos puntos que nos orientaran en el conocimiento del bien o servicio: 1.- ¿Para que se crea el producto o servicio?, 2.- ¿A quién o quienes va dirigido? y ¿Cual serán sus repercusiones?. En el caso de la LXG-700, Verbigracia: 1.- Para ayudar a operar remotamente e individualmente la información que deba estar sin una posición fija sino en diferentes hemisferios, 2.- Para Ejecutivos de Ventas, Supervisores, Etc. Es decir toda persona que realiza una actividad y que por su naturaleza no le es posible fijarse en un solo lugar, 3.- Ayudara y coadyuvara a un mejor uso de la información y de la respuesta a su desempeño laboral y profesional.

Director del Proyecto y Nivel de Autoridad. ¿A quién se le otorgara la autoridad para liderar? ¿Podrá esa persona determinar, gestionar, aprobar cambios, etc.? En esta sección es donde se empondera a una persona a llevar la responsabilidad sobre la gestión del proyecto ósea este será quien coordine y concatene todas las acciones a fin de construir el objeto de nuestro proyecto, es necesario asentar correctamente sus apellidos y nombres ya que todos deberán conocerlo y reconocerlo como autoridad legítima, asimismo a los miembros o miembro que serán sus adjuntos o que ostentan un alto nivel de gestión. Hay que recordar que la mayor parte de los proyectos se dan dentro de las organizaciones: Funcionales o Matriciales por lo tanto es aún más importante conocer el nivel de autoridad para determinar o dirimir en temas propios a la gestión; en muchas actas se esgrime la cantidad o suma hasta donde pueden a sola firmar disponer del erario asignado.

Caso de Negocio ¿Para qué se está realizando el proyecto? ¿Con que bases financieras u otras podemos justificar la realización de este proyecto? En esta sección damos una explicación de cómo este producto coadyuvara a mantener la visión y misión de la organización en congruencia con nuestra necesita ineluctable de crear plusvalía , Verbigracia: el LXG-700 penetrara en el mercado de los ejecutivos de alto nivel lo cual apertura nuestra presencia en este mercado, dejando señalado tácitamente nuestro liderazgo tecnológico y nuestra indiscutible presencia en todo el mercado global. Por otro lado nuestro análisis muestra un retorno (TIR) sobre la inversión potencial de 165%; 70% para el primer año y 50% para el segundo y tercer año.

Recursos Pre Asignados ¿Cuántos o cuales recursos serán previstos? Aquí trataremos el tema de los equipos que serán asignados para las diferentes etapas de la elaboración del producto, Verbigracia: Diseño, Mercadeo, etc.

Interesados ¿A quienes impactara el producto? –A la fecha-- Los Stakeholders  son quienes se verán afectados por el proyecto en una primera etapa serán los miembros del equipo, proveedores, clientes. Empero esto puede tener grandes repercusiones e incrementar su número de acuerdo a como vaya avanzando el proyecto.

Los Requisitos de los interesados hasta la Fecha.- aquí se enumeraran todos las especificaciones que el producto debe poseer no solo las de un inicio sino todas las que se van reuniendo a la fecha de la redacción de este documento, Verbigracia: El LXG-700 será capaz de almacenar hasta 80 GB, y procesarlas con una velocidad de hasta 3GB , recepcionando y procesando respuesta automáticas de mails, etc.

Descripción del Producto / Entregables ¿Qué resultados específicos del producto son deseados y cuál será el resultado final del proyecto?. Aquí se señalara las fases de la elaboración de los resultados específicos, verbigracia: 1.- Prototipo del producto que funcione de acuerdo a los requerimientos, 2.- Un plan de manufactura, 3.- Un plan para realizar la transición de este producto al ambiente de la manufactura.

Objetivos Medibles del Proyecto. ¿Cómo se une el proyecto con las metas estratégicas de la organización? ¿Qué objetivos del proyecto apoyan estas metas?. No olvidemos que los proyectos son los que permiten a nuestra organización estar en la brega por la consecución de nuestros objetivos en base a ellos estos responderán a nuestras necesidades de crecimiento, expansión, desarrollo u otras que se encuentren señaladas; Verbigracia: El LXG-700 nos permitirá expandirnos a los segmentos de personas mayores de 25 años y por otro lado el ingreso a este segmento nos permitirá incrementar nuestras ventas en un 25% y la presencia en este rubro crecerá de 4% a 35% compitiendo con HP o Palm.

Requisitos de aprobación del Proyecto ¿Qué elementos necesitan ser aprobados y quien autoriza? ¿Qué determina el éxito? En esta sección se señala o se lista todos los puntos que deberán merecer una aprobación, Verbigracia: Prototipo Final, Plan de manufactura, la probación es otorgada por el Patrocinador.

Riesgos de Alto Nivel (Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto) Verbigracia: HP está preparando su nueva Ipaq ZR9000 y va lanzarla al mercado en la feria de Dubái al mismo tiempo que nuestro producto. La similitud de productos puede ser una seria amenaza en la adquisición de los insumos (escasos) que tanto ellos como nosotros necesitamos para la elaboración de nuestro producto. En la Feria de Dubái se estarán reuniendo todos CEO representando a más de 9000 transnacionales es una estupenda ocasión para demostrar que nuestro producto puede ser mucho más útil para sus operaciones, si solo si se acabe de acuerdo a las líneas base planteadas. Debemos estar consientes que el éxito del proyecto depende de lograr nuestro alcance dentro de la línea base establecida sin necesidad de baños de oro.

La necesidad de formalizar nuestras acciones es la base para que nuestros esfuerzos puedan ser mejor canalizados y nos lleven a la realización de nuestros objetivos, No para poder ostentar un beneficio a largo plazo y una organización que se desarrolle de manera sostenida en el tiempo utilizando las artes de Criss Angel; se necesita planificar Step By Step.

Step by Step

No se puede soslayar que es tarea obligada del director asegurarse que el alcance evacuado del ACP reune la aceptación de los interesados ya que ello le permitira seguir sin mayor trámite a la siguiente etapa. La unidad de criterios y de aceptación es basica para lograr la cohesión e integración del proyecto. Habitualemente no existen estos inconvenientes cuando el director es nombrado en una etapa inicial temprana pero cuando se le convoca posterior a la ACP es menester el ejecutar la verificación de la participación activa de los interesados y su anuencia.

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1.- El modelo del ACP ha sido tomado del Exam Prep Product de Rita Mulcahy y la finalidad de ello es ilustrar a los colegas de este lado del orbe los requisitos basicos e indispensables del uso del ACP para iniciar un proyecto exitoso no solo para sus interes o organizaciones sino para todos los stakeholders que nos vemos involucrados de alguna manera por el manejo correcto o incorrecto de los proyectos y su impacto. 

-/Hermilio Díaz