¿Porque Caen Las Empresas? Part.1

Mientras Lila (delegada del curso que impartía) entregaba las notas, yo aprovechaba para zabullir mi mente por un momento en el nuevo libro que había adquirido, emulando aún niño en una vitrina de dulces, pero de pronto deje de abstraerme cuando escuche un quejido y al levantar la cabeza observe a Zoraida trasformando su rostro y súbitamente se levanto y exclamando profundamente dijo: "E realizado mi mejor esfuerzo, no dormí dos noches y no puede ser posible que tenga esta nota tan baja". Sin mediar expresión en mi rostro me dirigí a la pizarra y formule un cronograma siendo Lila quien me dictaba diligentemente las fechas de entrega de trabajos, exposiciones y otros, desde el inicio del ciclo hasta finalizar el mismo, luego de ello dibuje un auto al inicio del cronograma y exprese lo siguiente: El resultado que conseguimos esta en relación al funcionamiento sistémico de nuestras actividades, podemos tener un excelente motor si no tenemos un buen sistema de frenos nunca llegaremos a la meta. "No podemos hacer un buen trabajo fuera de tiempo y suplir nuestras demás deficiencias. Aquí se les evalúa integralmente para que sean buenos profesionales, recuerden que el redactar un buen informe no los llevara a ocupar una gerencia o al éxito de su empresa".

Pensamiento Sistémico

Una y otra vez, los flujos se vuelven más impetuosos y caudaloso por ello la necesidad de procedimientos actualizados y mejorados en concertación, cada engranaje debe estar engrasado, es imposible que un engranaje trabaje solo. No podemos tener un departamento de Ventas Estrella, cuando el de Créditos y Cobranzas se encuentra estancado o premioso.

Recuerdo un día mientras almorzaba entro al restaurant Victor Hugo un conocido y antiguo compañero de trabajo, quien al divisarme se acerco a saludarme, le hice un sitio en mi mesa y nos pusimos a charlar, el sin mediar mayor explicación me dijo: Recuerdas a Daniel Schereiver, claro que si, el fue el CEO en una empresa en la cual trabaje hombre lucido, sistémico, visionario y muy divertido. Él ha ingresado a la empresa en la cual estoy laborando y de pronto de 32 persona en el área de administración hemos pasado hacer 51 (Victor Hugo era Jefe Administrativo) yo desconcertado le dije: Que te preocupa, estimado amigo. el me respondio: ¡Los costos se están elevando!. Yo le dije como se divide este personal, bueno de las Diecinueve personas se ha divido para crear una Gerencia de Proyectos, una de Negocios y una jefatura de Calidad de Procesos. Cuantos proyectos manejaban ustedes antes que ingresara Schereiver, bueno 01. Y cual fue el discurso de apertura del nuevo CEO, Victor Hugo sonrió y me dijo: Expansión, orden y calidad. Yo lance una carcajada y le dije cuantos proyectos tiene ahora, 03 y están cerrando 04 más en el corto plazo. Mas Trabajo, Mas Orden, Mayor énfasis en la calidad. Alégrate amigo las utilidades serán buenas.

El hecho de reforzar la parte de administración y gestión no es una inclinación a la burocracia, es acomodar la estructura a los nuevo cambios, ¿para que?: Simple, esto solo obedece al manejo de costos responsables. Verbigracia: No manejar una jefatura de calidad esta exponiendo a la empresa a NO controlar los entregables y por lo tanto todos los esfuerzos simplemente pueden diluirse en números rojos. 

Empecemos por Algo

“E aquí la disyuntiva el huevo o la gallina que fue primero”.

Okane esto es lo importante y a ello vamos para empezar; cuando deseamos generar Okane, debemos formular un proyecto que va destinado a satisfacer el requerimiento de determinados interesados. Los cuales aglutinaran sus requisitos de forma que nuestra labor será tamizar y coordinar hasta tener definido el producto con los criterios que satisfagan a los interesados para lyuego elaborar este, pero un momento, hasta aquí todo parece simplemente maravilloso, pero hemos olvidado algo importante, todas la actividades que se vienen realizando tienen un costos y todo ello se refleja e un presupuesto, ¿lo hacemos?. Cada movimiento, cada actividad, cada tarea que lleve un tiempo ocasionaran que oscile el presupuesto si esta se retrasa o adelanta y esto podría llevar hasta una situación telúrica, conllevando al debacle nuestro presupuesto y con ello simplemente todo esfuerzo habrá sido inútil.

Costos y más Costos

Todo acción dentro de una organización genera un costo o un gasto, ello debe estar cubierto y debe tener un centro de costos, sin embrago. Cuando empezamos a dejar de estructurar presupuestos e iniciamos una carrera díscola solo por las ventas sin mediar el flujo entre la producción (o adquisición) inventarios, venta y retorno de la contraprestación simplemente ahí vamos a estar socavando las bases que serán el asidero para el futuro de la organización.

Día lunes 7:30am Jose Luis (Jefe de Ventas) discutía con el Alonso (Gerente de Finanzas), debido a que dentro de la organización del cliente, existían cuatro personas que debían comisionar y que no era posible que estas personas no recibieran lo justo ya que ellos habían logrado introducir el producto a la empresa (e aquí unos puntos interesantes pero que luego trataremos ampliamente), esto es inaudito, nunca me había pasado esto, Alonso un poco desencajado (era un hombre de pocos palabras y muy flemático) por la actitud agresiva de Jose Luis al verme pasar levanto la mano y me llamo yo había escuchado el tema ya que Jose Luis no guardo la compostura en sus decibeles. Una vez frente a ellos Jose me dijo yo se que tu vas a entender: Arengándome lo de líneas arriba pensado que yo no me había enterado, al finalizar me dijo, tengo o no tengo razón. Mi respuesta fue: fuera del tema ético (que en ese momento no estaba en discusión), en tus valorizaciones has considerado los costos de la comisión de 04 personas. Pero de que estás hablando: El producto tiene un costo que cubre: todo el flujo desde la compra de insumos hasta el retorno. Considerando en ella todo la estructura de los que estamos aquí presentes pero yo que conozca los presupuestos y las estructuras de costos no toman en consideración la comisión de uno o más personas foráneas a la organización. Asentando la cabeza una y otra vez Alonso. Esto es solo un tema de números en nuestra posición los números siempre deben ser positivos sino nuestra presencia no se justifica; no se trata de vender se trata de generar utilidad.

Márgenes Caudalosos

Muchos emprendedores para suplir su deficiencia en planeamiento (que va desde no tener un software de soporte hasta no contar con recursos humanos) realizan una práctica poco salubre y muy nociva, que es el ampliar el margen bruto indiscriminadamente esto de acuerdo a su perspectiva les entrega un amplio colchón en el cual pueden descansar cualquier inexactitud en los cálculos de las métricas de tiempos, presupuestos y esfuerzo. Por lo tanto sienten que han evadido todo el trabajo de planificación y que con ellos no solo están realizando las cosas rápidas y desburocratizadas sino que han minimizado los costos.

Si bien el juicio de expertos es una técnica de dominio y uso frecuente en la elaboración de proyectos, esta no es un acto de nigromancia o un juego de azar, es experticia real, palmaria y tangible que coadyuva para lograr los objetivos pero casi nunca es determinante o absoluta y no es absolutamente cercana a las malas praticas que lineas arriba utilizan, valiendose de m alas interpretaciones en el juicio de espertos, en todo momento deben usarse métricas y cálculos. ¿Quiere que su proyecto evacue altas utilidades? No escatime al realizar un buen planeamiento orientado sin dudas a un costeo legitimo y palpable y para ello deberá implementar todas las técnicas y los recursos apropiados para lograr resultados óptimos en los cuales el trabajo de todos los asociados de su proyecto y los interesados en general obtenga el WIN WIN (1).

Toda acción de una empresa es un emprendimiento si lo tratamos como un proyecto o un sub proyecto rigurosamente su ciclo de vida contrastara con utilidades de lo contrario prepárese, esta es la primera razón por la cual usted se verá coaccionado a comprar muchos candados, asi que antes que nada Evalue, verifique constate, re-evalue y controle su presupuesto.

-----------------------------------------
1.- La politica del WIN WIN, va encaminada a la satifacción reciproca y equitativa de todos los interesados, en una secuencia o flujo, todos los que intervienen deben sentir satisfacción al percibir sus entregables de otro modo el flujo podria comenzar a lerdearse y a generar conlictos que desencaderian en situaciones graves para el desarrollo.