Son Indispensables Los Sistemas

¿Qué es un Sistema?

La definición de Brend Hendrix Gerente de Producción de Allison Transmition, es la siguiente: “Un Sistema es trabajo cuya secuencia de actividades se ha organizado de manera eficiente y que un integrante de un equipo cumple una y otra vez”. Entonces actuaremos siempre como un robot en un proceso interminable y repetitivo una y otra vez hasta el día del cese, jubilación o retiro de la empresa: No el sistema es inspirado por dos vertientes: Las mejores prácticas y La reverberación en beneficios para la organización; estos dos conceptos están tácitamente concatenados e irreversiblemente fusionados: Las mejores prácticas avanzan; no se detienen, no hacen concesiones en la interminable cadena de sucesiones en post de la mejora latente.

Se Necesita

“En el Vuelo de regreso me toco sentarme al costado del Gerente Nacional de Ventas de una CIA Farmacéutica, el cual muy orondo me menciono que tenía a su cargo seis gerentes regionales y cien funcionarios de negocios, a lo cual yo le mencione que debía ser muy difícil dar seguimiento a tanto personal y qué clase de sistema utilizaba para tan titánica labor….. A lo cual me contesto NINGUNO, y me arengo con lo siguiente: Cuando me inicie, trabaje como vendedor y lo que más odie fue los sistemas, ya que el vendedor nato solo necesita libertad de acción, por eso jure que si alguna vez era gerente nunca iba a aturdir a la gente con tantos sistemas”. Al día siguiente en una búsqueda rápida en internet corrobore que el valor de US$ 10,000 en acciones en 5 años se convertían en su CIA en US$ 6,500.00 y en otras empresas del sector tenían un promedio de 85% a la alza”. (1)

Las mejores prácticas, involucra que se ejecutara esta en el menor tiempo con la mayor eficiencia y eficacia; entonces esto devengara en menor esfuerzo o menor fatiga, mayor número de servicios o productos. El recurso humano no es un ente robotizado pero si su destreza se va perfeccionando con la práctica, esta práctica que permite la sistematización lograra que este ejecute de manera más diestra su cometido pero como el ser humano es un ente pensante y siempre está en constante aprendizaje este el interim de la senda provocara un cambio demostrando que ha encontrado que, un movimiento dentro de la secuencia es deficiente o longevo y que puede mejorarse todo el flujo trocando este o eliminándolo por ello los seres humano son el capital intangible ya que gracias a sus valiosos aportes estos van perfeccionando la organización. Esto también puede solventar la elaboración de los Sistemas Socio-Técnicos (SST), Organizaciones de Desempeño Superior (ODS) O cualquier otro grupo de calidad o pueden ser fruto de los encargados de las operaciones quienes deben velar por el desempeño correcto de estas. Los Círculos de Calidad son un excelente sistema en la cual se lograr involucrar a los asociados; en Nippon Konkan (NKK) los resultados fueron más de US$86 millones de ahorro por la sugerencias derivadas de estos CC. A esto llamamos reverberación de Beneficios.

Soy un Profesional no necesito Reglas ni Horarios.

“Hemos Descubierto al Enemigo, y Somos Nosotros”…Walt Kelly(2)

Eran albores del nuevo siglo cuando alguien que conocí a través de Cofide (En mi Voluntariado) me contaba que había invertido más de US$180,000 para conseguir una franquicia para la distribución de filtros automotrices y que se sentía feliz porque había reclutado a un grupo de ex Vendedores de Filtros Lys (Industrial Braws) y que estos eran unos tigres y que le iban a generar una rentabilidad alta porque sabían hacer negocios, a lo cual mi pregunta fue símil a la de Jennings cuál va ser tu sistema de trabajo, contestándome enseguida que eso era irrelevante; lamentablemente ocho meses después en la auditoria que se ejecuto se reflejo todo lo contrario: altos inventarios, cobranzas morosas y pasivos en proporción de 3 x 1 en contrapartida de los activos.
“No, yo soy administrativo eso es solo para los de producción”, Que paso la libertad, la creatividad es contraproducente o lo es, la falta de Disciplina; particularmente hay personas que no necesitan cánones draconianos para ser ordenados y tener un contexto congruente de acciones podríamos decir que llevan una vida sistemática. Pero en las organizaciones no se trabaja a la incertidumbre, tampoco se trabaja como entes aislados. En las Organizaciones se Trabaja bajo un plan. La fortaleza de las organizaciones no se fundamenta en sus inmensas y vanguardistas construcciones o es sus henchidas cuentas bancarias. Su fortaleza esta: “En cómo responder y como cambiar ante las situaciones adversas”. Cuando Konosuke Matsushita fue visitado por altos ejecutivos de la Toyota y le rezaron el siguiente discurso: Queremos ser el número 1 en el mundo; y por eso debemos bajar nuestros costos. K. Matsushita se sintió tentado con el discurso pero impresionado ante la propuesta de cuanto habían calculado pagarle por su producto, respondiendo este; que no podía bajar sus costos y le era imposible venderles a esos precios, ellos le dijeron: No te preocupes, nosotros tenemos la solución; A la semana llegaron dos Ingenieros que sistematizaron sus procesos, cortaron tiempos ociosos, retiraron material inútil y lograron una cadena eficiente. Matsushita logro vender a los precios solicitados con márgenes más henchidos, y claro no es necesario mencionar el éxito que Toyota causo en el mercado mundial. El plan elaborado y seguido con disciplina (ósea la organización sistémica) logro su cometido.

Una Tarea Aislada

Desde su PDA el vendedor ejecuto una solicitud de pedido esta es verificada en planta por almacenes y a la vez es calificada por riesgo crediticio para su aprobación, este fue enviada a facturación donde se ejecuto el comprobante y guía se entrego a despacho, quienes ya tenían lista y empacada la mercadería, transporte cargo la mercadería y salió cuando de pronto la unidad se detuvo tenía un problema con el alternador (Mantenimiento no había ejecutado los servicios preventivos técnicos a la unidad) se comunico con base y se envió otra unidad la cual llego tarde al terminal aéreo, el ultimo avión ya había salido. Resultado: El Cliente Cancelo su Pedido.

Los sistemas son tarea de Todos, la totalidad de las áreas, divisiones, departamentos, Etc. deben seguir un flujo largo en el cual todos converjan: ventas, créditos, riesgos, producción…. Etc. Los sistemas funcionan si los seres humanos funcionamos si estamos convencidos, si tenemos un mismo norte, si estamos involucrados y si nuestros líderes están constantemente involucrándonos (ya que líder; es quien enseña con el ejemplo, es quien piensa en todos y a la vez en nadie en particular –Art. Como No Sobrevivir en la Organización-- ). Todos los controles, secuencias estarán correctamente manejados, ya que son los seres humanos los que manejan estos, de lo contrario pueden ahogarse si no hay una respuesta al unisonó. Las secuencias pueden estar armadas perfectamente en VISIO, los proyectos pueden estar correctamente cronogramados en PROJECT, la base de datos alineada en ACCESS, pero si vuestro personal no está consciente de que él es quien interviene y ejecuta los movimientos de muy poco ayudara cualquier ERM.

No Soy Un robot, Soy un Ser Humano.

“No puedo llegar más Temprano porque tengo que llevar a mi hijo a la escuela”.

Como la gran mayoría de personas que habitamos el Perú yo también he sido (Y siempre seré) Estudiante y Trabajador, en uno de estos cursos de post grado que comencé a llevar de Supply Chain Management llegue retrasado para una prueba; y al solicitar permiso para ingresar, el maestro se acerco y me dijo lo siguiente: “Su vida siempre estará llena de compromisos y si usted no logra ordenarse para cumplir con responsabilidad con todos, le espera una vida muy mediocre”. Acto seguido me cerró la puerta.

Los seres humanos sentimos pero también disentimos. No tenemos porque involucrar cuestiones filosóficas cuando lo único que debemos expresar es que no nos parece tal o cual forma de ejecutar una labor, entonces en forma aislada o comunitaria se diseña una nueva secuencia y si es más eficiente tengan la completa seguridad que su superior inmediato como cualquier ente amante del aprendizaje y el cambio lo aceptara; “No porque sea una buena persona; Sino, Por que es más Conveniente para la Organización” Todos los actos humanos involucran emociones pero estás deben ser orientadas por la razón basada en nuestra capacidad de discernir lógicamente que es lo más conveniente, es por ello que siempre las puertas deben estar abiertas no para las ojerizas sino para las sugerencias sustentadas e inteligentes que provoquen cambios beneficios.
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1.- Menos es Más……………… Jasson Jennings
2.- Walter Crawford Kelly: Animador y dibujante estadounidense (1913 – 1973)