Conociendo nuestros Costos

Estamos en el mejor momento de nuestra organización, manifestó sumamente entusiasta y con una gran sonrisa en el rostro, Alberto Smith, (gerente comercial de una empresa metal mecánica) en la junta de directorio, hemos conseguido los mejores contratos del 2013 y lo mismo tenemos el 2014, los mega proyectos que se viene ejecutando nos han preferido, es por ello que ahora es nuestros momento cúspide, esto se debe a que nosotros hemos administrado de manera ordenada y supervisada todas las operaciones, teniendo cada proyecto como un centro de costos, ahora si los dejo con Hernán Garrido  (gerente financiero) para que nos ilustre con las cifras, luego de 15 minutos el rostro de Alberto estaba totalmente desencajado al saber que solo uno de los siete mega proyectos había generado utilidad, a lo que Alberto sin poder esperar detuvo a Hernán y dijo: "el problema son los costos no hay otra explicación".

¿Conocemos los costos?

Todas los procesos encierran un costo estos costos puede ser divido de muchas  maneras y formas, empero ellos nos entregan en números el sacrificio  de inversión monetaria que se está ejecutando para la consecución de un objetivo, si somos alineados al PMBOK diremos: “que podemos estimar  los costos consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para complementar las actividades del proyecto”.  (1), empero todo ello para que le sirve a Alberto, él no es el gerente de finanzas y tampoco es su labor controlar costos, la labor de él,  es lograr las metas de ventas, un momento señores, desde las diversas funciones y roles todos los asociados a una organización deben controlar los costos,  un momento quiere decir que todos nos volveremos financistas, no mi estimado lector solo que el costo trae implícito toda una asignación de materiales, insumos, horas hombre y muchos  etc., si nosotros no controlamos que esto se utilicen de acuerdo a lo presupuestado, nuestros costos crecerán y al final todos perderemos, ya que nuestro desconocimiento o descuido nos hará gastar en re-procesos, horas extras y otros. Es por ello que todos los líderes estratégicos, deben conocer todos los costos en que incurrimos y la estructura de costos para así desde las diferentes posiciones lograr la deseada Cero variabilidad a fin de mantener los costos en los niveles esperados, imaginense un conductor que no conduzca correctamente, gastara: llantas, frenos y mayor cantidad de combustibles esto solo deteniendonos es aspectos muy generales. Sus conductores ¿Manejan correctamente?.

¿Costos y más costos?

“No,  es imposible que mientras los costos directos hayan descendido en 5% nuestros costos indirectos se hayan elevado en 11% esto no pueden ser necesitamos una revisión inmediata la estructura de costos y los informes de las respectivas áreas”.  

Es habitual ver como algunos costos disminuyen y otros bajan empero en realidad lo mejor sería más favorable que todos bajen en vez de subir, esto es poco probable ya que hay muchos factores que no necesariamente están relacionados a los procesos internos o a la gestión  bilateral que pueden originar esa variabilidad en los resultaos, empero es imprescindible saber donde se producirá en ella y cuáles serán los resultados, es por ello que aquí les ofrecemos un  resumen de algunos costos:

Costos Directos.- “Los costos directos de un objeto del costo, están relacionados con el objeto del costo en particular y pueden rastrearse de manera económicamente factible, es decir : efectiva en cuanto a costos se refiere”. (2). Dicho en otras palabras un costos directo es aquel que podemos rastrear sin ningún tipo de problema y ubicarlo, por decir: si nuestra empresa realizar estructuras como puentes, sobre-puentes y otros afines la compra de vigas de acero son un costo directo. Es decir las vigas que serán transformadas para la construcción de estas estructuras  son un costos directo, o como el cuero para los zapatos o la tela para los pantalones, esto es lo que denominados un costo directo una materia prima que participa decisivamente para la elaboración de un producto.

Costos indirectos.- “Los costos indirectos de un objeto del costo se relaciona con un objeto del costo en particular pero no pueden rastrearse a este objeto de manera económica factible” (3). En la producción de prendas de vestir no podemos asignar el costo de la remuneración del supervisor de control de calidad con exactitud a una prenda, cuantas horas estuvo examinando pantalones, blusas, camisas, polos, ropas de baño y muchos etc., este consto indirecto ya que es reconocido no se puede asignar con precisión por lo tanto es considerado un costo indirecto y pasa a ser prorrateado, esto con la tecnología mejora ya que en el escenario hipotético que las prendas tenga un código de barra y el supervisor de  control de calidad revise cada prenda con una lectora que le da la conformidad a la prenda esta información se trasladaría a un ERP y este otorgarai la información de cuánto tiempo asigno a cada producto con lo cual el costo sería rastreable  y se transformaría.  

Costos variables.- Los costos variables con aquellos que no van a paermanecer estables sino que de acuerdo a los requerimientos de producción van a variar, por ejemplo para fabricar  una puerta metálica vas a necesitar bisagras y estas bisagras, producto terminado y comprado a un proveedor van a  aumentar o decrecer en cantidad de compra de acuerdo a los niveles de oferta y demanda que hagan de esta puerta más atractiva al mercado por lo tanto esta variabilidad va ser permanente en el tiempo asimismo esta variabilidad podrá ser controlada hasta cierto nivel de acuerdo a los volúmenes de compra, ya que en negociaciones bilaterales pueden establecerse niveles de descuento en cuanto a la cantidad de bisagras compradas al proveedor. Por lo tanto se puede estable que de acuerdo a una tabla de 1000 a 5000 tienen un precio y de 5001 a 10,000 otro.

Costos fijos.-  Los costos fijos están circunscritos a un proceso iterativo y que siempre se va a repetir por ejemplo el alquiler para la producción de la puertas metálicas, se alquila un local de 1000 m2, los cuales se destina da para la fabricación de las puertas, el contrato de arrendamiento nos señala que debemos  pagar $5,000 mensuales es decir $60,000 al año, al empezar el ejercicio anual  ya tenemos un costo fijo de $60,000, este costo fijo se va mantener  como total, empero puede ir decreciendo en su base unitaria si es que fabricamos mas puertas es decir si fabricamos 1000 unid.  Puertas al año el costo fijo será de $60 por puerta pero si fabricamos $10,000 el costo fijo unitario descenderá a $6.00.

La administración de los procesos, la negociación efectiva, la mejora continua y el  monitoreo  constante, son de las muchas acciones que nos ayudan no solo a mantener o obtener la menor variabilidad en los costos, sino que nos ayudan directamente a ser más productivos, por lo tanto jamás debemos ser ajenos a nuestros costos no podemos enajenarnos, ya que todo el sistema de nuestra organización se mueve en base de los costos y estos son tan susceptibles que todo cambio los afecta positiva o negativamente es por ello que nuestra labor desde nuestra área de responsabilidad, no solo será cumplir correcta y diligentemente nuestra labor sino coadyuvar a mantener y en la medida que se perfeccionan los procesos a disminuir los costos de manera proporcional ; disminuir costos de manera sostenible no consiste en sacrificar talento humano o recortar servicios, para disminuir costos de manera sostenible a largo plazo la única manera es mejorar continuamente aprendiendo de nuestros errores y desaciertos y volviéndolos fortalezas.

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1.- Guía del PMBOK 4ta edición, Publicado por PMI

2 y 3.- Contabilidad de Costos un Enfoque Gerencial, Charles Horngren, Edit. Pearson