Indicadores
"En una reunión improvisada, frente a todo el personal de almacenes, Juan (Gerente de SCM), inicio su alocución así: “luego de un mes de esfuerzos, podemos tomar aliento, nuestros almacenes han quedado completamente organizados, y muy a pesar de que ello nos causo cierta demora pactada con nuestros clientes, no hubo mayores problemas, estimado Jorge (supervisor senior) agradeceré nos expongas en que porcentaje descendieron nuestros principales indicadores en este periodo de reordenamiento, a fin de bregar para superar estas cifras, Jorge luego de unos segundos de abstracción, con voz pávida, que se diluía entre los murmullos, dijo: “Bueno Juan, no han existido mayores problemas”.
Los números son aquellas señales tangibles y palmarias que
nos otorgaran la respuesta de cómo estamos ejecutando las actividades, ejemplo:
si usted ha recibido 1000 órdenes de compra, y atendió, y despacho las 1000, su personal a cumplido
cabalmente pero esto no es suficiente, que tal si el área de distribución, tardo en entregar una
orden de compra un mes, debido a que hizo entregas parciales durante 20 días
(osea 20 despachos y 20 documentos) su eficiencia no será la misma, es decir vuestra organización dejara de
percibir mayor rentabilidad, recordemos más tiempo, escuerzo y dinero es menos
rentabilidad. La necesidad de toda organización es crecer en rentabilidad, si
una empresa no es rentable es una empresa que debe dejar de existir; Por lo
tanto siendo la empresa el sustento de muchos seres humanos, es indispensable
que esta sea rentable.
Toda gestión debe ser validada por un resultado numérico,
¿que me quiere decir?, ¿qué voy a calificar a mis empleados como si estuvieran
dando un examen?, bueno mi estimado lector, su comentario es una muy buena
metáfora, pero es una parte tan solo de lo que pretendemos valorar, la
información entre más objetiva y más abundante es el mejor camino para la toma
de decisiones adecuadas, si usted conociera cuales son los últimos modelos en
la cantidad exacta que demandarían vuestros clientes en los próximos años usted,
seguro lograría afianzar mejores alianzas estratégicas con vuestros proveedores,
para poder satisfacer esta demanda, asimismo podría elaborar un presupuesto
objetivo y cronogramar tiempos y demás; Como la probabilidad de conocer
una demanda es incierta, toda proyección para que tenga un asidero solido se
realiza en base a la información histórica, por lo tanto usted analiza los últimos 2, 3 o 5 años (o meses dependiendo del giro de negocio) para poder lanzar un estimado, siendo
materia de análisis muchos factores y variables endógenas y exógenas, ello le
permitirá acercarse a la realidad, empero de no conocer ello usted realizara
una proyección por tendencias generales de otros productos sucedáneos,
en conclusión la mejor decisión esta
basada en la mejor hipótesis en virtud a la información que usted posea, ¿que decide?.
¿Llegamos a la meta?
“Al
medir es posible identificar puntos deficientes, tomar decisiones sobre las prioridades
de trabajo y valorar los resultados de las estrategias que ya se han
implementado”. (1)
Como sabemos que hemos llegando, estimado lector cuando
usted observa una carrera de 100 metros planos usted sabe quien gano por que
este al atravesar la meta genero el menor tiempo en la puntuación, al igual si
usted vea un partido de futbol soccer
sabe que quien gano es quien metió más goles en comparación de sus competidos,
aquí no interesa quien jugó más bonito o quien dio más espectáculo gano el que
obtuvo mayor puntaje es así como debemos tomar el puntaje que se obtiene en
nuestros indicadores, estamos ganando rentabilidad o perdiendo rentabilidad. A
diferencia de los deportes nuestras organizaciones tiene una gran cantidad de
encuentros o partidos, en los cuales nos jugamos el campeonato, es asi que
despachar incorrectamente 10 pedidos y
bien 20 pedidos, nos están generando perdidas los 20 pedidos bien
despachados no nos hacen recuperar lo que perdemos en los 10 mal despachados,
cada procedimiento mal ejecutado, cada re-proceso, nos está haciendo perder
rentabilidad y esto sumado es el rojo en los balances.
Nuestra carrera tiempo el tiempo de vida que tiene nuestra
empresa vivimos en us estado de alerta constante esperando lo peor y esto nos
sirve para entregarnos al 100%, es decir realizar nuestra tareas y actividades
dentro del presupuesto de tiempo y dinero asigando y si usted conocer como
acortar ello consiguiendo mejores resultados o iguales resultados es cuando
debe tocar la puerta a vuestro superior para que todos lo ponga en práctica.
Que debemos medir
“Se
miden aquellos aspectos que permiten valorar qué tan bien se están
haciendo las cosas,y que tan eficiente es la utilización de los recursos
para lograr hacerlas; así como el resultado de estrategias y cambios
adoptados en cualquier gestión.”. (2)
Procedimientos,
actividades, tareas; nuestras organizaciones
se componen de todas las anteriores, empero en toda organización existe
un core
bussiness es decir la razón, el vinculo entre hacer y satisfacer a
nuestro
cliente, por ejemplo si vuestra organización es manufactura y fabrican
autos,
la razón del negocio es fabricar un producto que satisfaga a vuestros
clientes,
toda la fuerza ira en función a una fabricación con altos estándares de
mejor:
rendimiento, confort y otras caracteristicas valoradas por vuestros
clientes, estos son los procedimientos
principales a medir, acto seguido: todos las actividades secundarias
que van atadas con CB, en general esto
no excluye a ninguna de las actividades que se ejercitan en la
organización
incluyendo todas las áreas, departamento , divisiones u otra forma de
organización jerárquica que tenga vuestra empresa. En una organización
todo funciona sistemicamente asi que hay que tener unicados nuestros
indicadores a lo largo de toda la cadena.
Empero medir los
indicadores del CB es fundamental para conocer como estamos transitando en
comparación con la planificación que estamos siguiendo, de lo contrario no
podremos señalar con certeza si estamos transitando correcta o incorrectamente,
y ello solo se conocería cuando un problema explote y obviamente esto traería
consecuencias sumamente nocivas
¿Cuando comenzamos?
Ningún
momento es malo para iniciar, Ósea ¿cualquier momento
es bueno?, lo más importante si no ha creado aún sus indicadores es
crearlos objetivamente a fin de que le proporcionen la información que
vuestra orgaización requiere y tan
importante como crear ellos es monitorearlos, ya que los indicadores no
son
decorativos objetos administrativos, sino que es su GPS de gestión
administrativa,
que le estará indicando si usted está llevando a vuestra organización
por el
camino correcto.
Monitorear sus indicadores es asumir un aseguramiento de la calidad, es
decir usted estará velando en cada momento para que todas la actividades se
estén realizando de manera correcta, es decir sin generar re-procesos o
variabilidad fuera de los parámetros, y me detengo brevemente aquí para decirle
lo siguiente: si su parámetro le indica que en el muelle uno se debe despachar
600 pedidos en una jornada laboral de 8
horas es decir 75 pedidos por hora, su parámetro le otorga la cifra de pedidos a
despachar y le otorga un margen de variabilidad es decir +/- 2% es decir 12. Lo
optimo es atender todo, empero si usted lograr 588 o 612, estará dentro de
vuestro parámetro, nuestros indicadores nos sirve para que nunca se cumpla el
menos, si no, el más; es decir si yo a media jornada laboral compruebo en mi
GPS-GA, que estoy en -4% debo tomar medidas preventivas es decir en un muelle
donde han despachado +40% del parámetro puedo transferir personal para cubrir
esta deficiencia. Monitorear le da el poder de tomar una decisión correcta en
el tiempo que se necesita.
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1.- KPI Luis Aníbal Mora
2.- KPI V2004. GS1 Chile
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