Administrando los Inventarios

El 1999, Amazon se quedo con un provisión para 50 semanas de teléfonos de la Rana René, en ese entonces su Vicepresidente de operaciones,  Jeffrey Wilke atravesó una difícil situación, a causa, sobre todo de los inventarios incorrectamente  administrados y las caóticas operaciones de sus almacenes, lo que dio como resultados: una gran cantidad de productos que permanecieron sin venderse, solo existiendo para incrementar los costos de mantenimiento y otros inherentes a mantener la provisión tan alta.

"La Administración de inventarios es: La planificación y control de los inventarios para cumplir las prioridades competitivas de la organización". (1)

Reduzcamos, reduzcamos y reduzcamos; eran las palabras de George (gerente de finanzas), mientras que Ralph (gerente de operaciones) argumentaba: imposible, no podemos quedarnos sin materia prima, solo tenemos lo necesario, y menos seria ponernos una soga en el cuello, nuestra política de servicio, nos impide tener desatenciones por más del 10% y si no tenemos cubiertos los inventarios de materias primas, sería imposible lograrlo. George luego de esbozar una sonrisa sarcástica le dijo: Ralph se ve que tu no conoces el justo a tiempo, Ralph le contesto: no al parecer eres tú el que no conoce el JIT y muchos menos las políticas de servicio de nuestra empresa.

Menos es mejor

“El alto nivel competitivo con que se mueve actualmente el mercado obliga a las empresas a reducir necesariamente sus “costes operaciones”, uno de cuyos componentes más importantes está ligado al “Capital Cautivo” (inventario) que las empresas se obligan necesariamente a mantener”. (2)

No todos los rubros de negocio, tienen las mismas políticas de servicio, algunos pretenden satisfacer el 60%, otras 90%, solo un filosofo utópico pensaría en el 100%, como algo tangible de satisfacer; el 100% es un objetivo no una política. ¿Qué me quiere decir?, ¿Qué nunca van a dar el 100%?, estimado lector: si usted acude a un restaurante  que tiene como política el 90%, lo más probable es que de los 40 platos que exhiba en la carta, tenga disponible solo 36 platos, los demás podrá, no tenerlos, por una cuestión de: estacionalidad, (veda de camarones) stock,  falta de recursos humanos (para la elaboración) entre otros factores. El nivel de servicio va marcar como administre usted vuestros inventarios (y vuestras operaciones) si usted decide por el 100% seguramente deberá tener: previsión de inventario camarones para 6 meses, en un reefer, durante todo el año esperando que nunca se le acaben y rogando que no se le descompongan, para siempre decir: "si tengo".
 

Es así que si usted maneja una tienda de retail de venta de repuestos para motos y sus inventarios son de 5000 ítems, es posible que usted en algún momento haya dejado de atender a vuestro clientes algunos ítems por quiebre de stock, ello lo convierte en un mal empresario y a su organización en fracasada y por lo tanto debe desahuciar a su jefe de logística, no, simplemente esa deficiencia está cubierta dentro de sus políticas, usted y vuestra organización debe apuntar lejos y pensar que tiene un margen de flexibilidad, sus esfuerzos al 100% en conjunto con toda su cadena lograran un porcentaje realista de 70, 80 o 90% o el que usted se trace en su política, pero recuerde que este debe cumplirse. En función a ello usted deberá definir sus inventarios si necesita inventario para 50 semanas, 100 semanas o tan solo para 5 semanas, e aquí que van intervenir varios factores, como:

Giro de negocio.- Su empresa es de; manufactura, servicios, comercial, mixta u otra fusión, ejemplo: si su empresa es manufacturera de pernos, estos estarán saliendo todo el dia en diferentes medidas 8” x 2 ½” hilo fino cabezal hexagonal, usted coordinara con su gerente de operaciones y el gestionara la producción de 10,000 pernos según características estándar, osea los de demanda comercial (los que más se venden), por lo tanto, usted fabricara de acuerdo a su demanda estimada  (de acuerdo a la información de años anteriores) y su proyección actual, y atiborrara sus almacenes esperando que vuestro gerente de ventas  y su equipo reduzcan los inventarios; esto deberá suceder una y otra vez como constante en el tiempo, de lo contrario su equipo de ventas no tendrá que vender ¿esta seguro?.

Empero si su empresa es ensambladora de  equipos para minería subterránea y su política de servicio es a pedido, debido a que cada una debe estar preparada para diferentes condiciones climáticas y geográficas, usted mantendrá un stock mínimo de piezas y componentes, ya que no solo tendrá un tiempo de espera pactado con vuestro cliente sino que podrá a ver avanzado el producto hasta mantener cierto estándar general del cual se pueda partir para implementar cualquier particularidad y característica singular que vuestro cliente le solicite, por lo tanto su stock de filtros, ejes de levas, monoblock y demás etc., será uno controlable y no extenso, asi mismo no tendrá más que posiblemente unas cuantas unidades solo de exhibición.

Proveedores.- ALCOA INC Perú tuvo por algunos años casi en exclusiva, la distribución y venta de las tapas roscadas para los embaces de bebidas gaseosas. Por lo tanto si vuestro negocio era una embotelladora de bebidas gaseosas, seria un error fatal no tener un inventario de tapas para posiblemente 5 o 10 semanas, ya que el contar con un solo proveedor y tener a 06 competidores esperando acaparar todas las tapas es un riesgo constante que posiblemente las embotelladoras nunca estuvieron dispuestas dilatar y por lo tanto sus inventarios siempre fueron altos.  

Tiempo.- Si vuestra empresa se dedica a comercializar vigas de acero tipo H, y sabe que en el traslado vía marítima de China al Perú, a sufrido graves retrasos de 03 hasta 04 semanas, lo lógico es que usted guarde siempre un inventario que pueda cubrir esa deficiencia, que puede o no ocurrir, veamos usted guardo inventarios de 06 modelos comerciales de vigas tipo H, debido a que a prevenir condiciones: climáticas, geográficas, aduanales u otras y en los últimos 6 meses no ha ocurrido ninguna contingencia de esa índole, ¿fue una buena decisión?. 

Rotación y Cobertura.- la rotación es cuantas veces se mueve o rota el producto X, por ejemplo: si usted posee una empresa de retail de productos ferreteros y vende discos de desbaste de 4 ½ de Ø exterior por 1/8 de interior por 7mm de espesor, a razón de 650 unidades promedio por mes, es decir 650 unidades que se renueva cada mes, esa sería la rotación de vuestro producto y la cobertura es que usted cuenta con 25 discos diarios para vender en el lapso de 26 días útiles dentro del mes. 

Estos son solo algunos de los muchos factores que usted deberá tener en cuenta para atiborrar o no sus almacenes, siempre debe tener en consideración antes de combinar estos factores el grado de servicio que desea que su cliente obtenga,  y ahora: ¿qué piensa usted?, ¿seguirá atiborrándolos? o ¿deberá parar?. Cuestionar siempre la gestión es la única manera de seguir avanzando.

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1.- Lee J. Krajewski, Larry Ritzman y Manoj Malhotra,  Administración de Operaciones, Edi. Pearson Education, 8va Edición 2008.

2.- Julio Anaya Tejero. Logística Integral, ESIC Editorial, 4ta edición 2011.