Evaluación de Proveedores

“José vas a tener que explicarme. ¿Por qué han separado a nuestro proveedor de siempre? Él lleva más de 15 años trabajando con nosotros. Señor Raúl, siguiendo los lineamientos de la nueva política del área de abastecimiento, se procedió a la evaluación de todos los proveedores. La cual se ejecuto el mes pasado, en esta evaluación la empresa aludida no logro la calificación necesaria. Por ello fue separado, José esto no se va quedar así, voy hablar con el director general, para quejarme por esta arbitrariedad”.

La evaluación de proveedores es una necesidad. La cual deben cumplir todas las gestiones de abastecimiento (Adquisiciones, Compras o Logística), con el fin de lograr una estandarización, orden y control de los aliados estratégicos. Los aliados estratégicos son recursos, valiosos recursos que están integrados a la empresa mediante contratos que reflejan planificación y un consenso de intereses, la evaluación nos otorga el punto de partida para su admisión y posterior monitoreo.

“¿Por qué evaluar? Esta es la pregunta que se hacen la mayoría de los empresarios, gerentes y directores de departamento. La respuesta además de sencilla es muy lógica. En las empresas y/o departamentos, se deben evaluar, entre otros razones porque es parte del proceso de planeación general de la empresa, adicionalmente, si no se evalúa no se está en posición de implementar correctivos, lo que generaría un sobre costo adicional por incursión continua en errores”. (1).

Segunda Valla

La evaluación implica compilar datos e información del proveedor, e investigar su background, que puede comenzar desde evaluación de documentos y llegar hasta la evaluación de procesos IN SITU. Los proveedores (vendedores) si bien es cierto son empresas independientes a las políticas de sus compradores, no pueden y no deben, ser ajenas a estas. Debido que su producto o servicio está orientado a satisfacer a su comprador. Por lo tanto, ellos deben ser flexibles ante las evaluaciones.

En la selección de proveedores se aglutinan todos aquellos ofertantes de bienes o servicios que la empresa necesita, como respuesta a las necesidades que la empresa posea, luego de ello y una vez se tenga el grueso de esta selección en la bases de dato, debe organizarse de manera que pueda pasarse la evaluación a quienes se perfilan como aliados estratégicos, aquí la selección se ejecuta a los ofertantes de productos o servicios de gran importancia para el core bussines de la empresa, entonces para las demás necesidades de la empresa cualquiera puede atender, No, no cualquiera puede atender las necesidades ya sean grandes o pequeñas, lo importante es si están o no calificados.

En un escenario de útiles de oficina, para la mayoría de las empresas resulta un producto que no vincula el core bussines. No por ello puede dejar de ser atendido en las condiciones  y en el tiempo requeridas, pero ello involucra que la gestión abastecimiento deba comprarle a cualquier proveedor, esta puede ser una compra que involucre miles de dólares al año en algunas empresas, por lo tanto no puede perderse la brújula comprándole a cualquiera, así solo fuese cientos de dólares al año. Los criterios en la primera valla son calidad, disponibilidad y precio, tomemos estos criterios como una trinidad, no como una secuencia jerárquica, una vez pasada esta valla los ofertantes deberán ser evaluados, en algunas empresas según el alcance establecido solo evalúan a los de impacto en el core bussines en otras evalúan a todos, lo importante es tener un conocimiento amplio del proveedor.

Este conocimiento amplio es el que permite delimitar si este proveedor engrana con las políticas de la empresa y por lo tanto puede y deber ser tomado como un aliado, por ejemplo un aliado esta expectante de incorporas mejoras en su producto y servicio y que estas puedan ser aprovechadas por su comprador para mejorar ante su cliente, el proveedor no puede solo comunicarse cuando suben los precios sino que debe estar interconectado de manera permanente con su comprador, por ejemplo ello aunque parezca algo de relaciones publicas es lo que marca la diferencia de un buen servicio a la de un “servicio excelente”, por lo tanto recuerden que las relaciones se construyen primero en base a comunicación y se mantienen en base a ella, sino existe ella no existe una relación y menos una simbiótica que es la que necesitan las empresas.

Factores claves en una evaluación

Estandarización.- Las unidades de medidas deben ser iguales para todos, no se puede calificar de manera disímil a quienes poseen información dentro del parámetro señalado, por ejemplo: si el criterio de evaluación solicita a la empresa proveedora poseer ≥ 5 años en el campo del comercio exterior y 04 de las 05 postulantes posee más de 7 años, eso no puede ser una tara para descalificar a la empresa que posee solo 5 años, lo contrario si alguna empresa contara con 4 años y 8 meses esto sí debería ser un causal para su no inclusión.

Diferenciación.- La evaluación debe permitir medir factores diferentes de cada proveedor un proveedor de servicios de preformación diamantina no puede ser evaluado igual que un proveedor de aceite para motores (lubricante), los proveedores ya sean de servicios, productos o mixtos, deben poseer un estándar general, empero de acuerdo al rubro en el cual se encuentran deberán poseer un criterio de evaluación específica que denoten sus atributos y cualidades frente a su competencia directa.

Experiencia.- Un proveedor con 01 año en el mercado puede competir con uno que tiene 10 años en el mercado, el proveedor con un año ha tenido experiencias exitosas y clientes satisfecho en un 98%, el cliente con 10 años solo ha logrado satisfacción en el 50% de sus clientes. La experiencia no es sinónimo de gestión exitosa,  el éxito reside en la cantidad de años ejecutando una gestión correcta e innovadora, es decir logrando la satisfacción de los clientes.

Contingencia.- Un proveedor debe estar preparado ante eventualidades o contingencias que los trunquen a continuar brindando sus productos o servicios; un incendio o un terremoto que destruya sus instalaciones deben poseer una respuesta inmediata y reflexiva que permita continuar el abastecimiento de los bienes o servicios, esto debe involucrar alianzas estratégicas de este proveedor con competidores, las alianzas son un vinculo de unión que tiene como finalidad mayor la atención correcta del usuario o consumidos final, es decir a quien que se encuentra al final de la cadena de suministro.

Punto de partida.- La evaluación es un punto de partida, el cual generara un marco de FODA de proveedores, este será la referencia para la 03 valla que es la reevaluación. Entre la selección y la reevaluación habrá un proceso de monitoreo constate a los proveedores, el cual marcara el desempeño del vendedor ante el comprador.

No se debe olvidar que cada evaluación es importante, porque es parte del aseguramiento de la calidad que ejecuta la gestión de abastecimiento. Y que pueden costar que la planificación se cumpla, o que se deba asignar mayor presupuesto, esfuerzo y tiempo.

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1.-  “Gerencia de Compras, La nueva estrategia competitiva”. Autor: Nora Ligia Heredia Viveros. Publicado por: ECOE Ediciones, 2da edición, Colombia 2007.