Gestión de Abastecimiento

Uno de los problemas que debe resolver la gestión abastecimiento, adquisiciones o compras es lograr un correcto equilibrio entre lo que la empresa “necesita realmente” y lo que debe aprovisionarse, debe existir un análisis profundo para tamizar lo que se necesita realmente, ya que todavía en un porcentaje importante las áreas responsables de: producción, ventas y servicios (y otras en menor porcentaje), suelen ensanchar los niveles de stock de los entregables que realmente necesitan, transformando los almacenes en cementerios, solicitado mayor cantidad de servicios y originando re-procesos.  

¿Por qué?, ¿qué pretenden?

Escenario 1: "Julio, de inmediato envía un requerimiento a César de compras para que procese en el acto, 36 cadenas tipo estrobos con ganchos, de 5/8” por 9 metros, Señor son 36 piezas ¿correcto?, pensándolo mejor, solicita: 46 piezas, es mejor prevenir”. Escenario 2: "Esteban comunícate de inmediato con Saúl y que de informe a qué hora va estar el servicio técnico para que reparen el grupo electrógeno 3406C-INV0123ZS, que tienen que ser enviado al Cuzco. Señor, Saúl me informo que los técnicos enviados por el proveedor llegaron hace una hora, pero nuestro personal no permitió la revisión aduciendo que esta operativo". Aquí dos escenarios en los cuales: la falta de planificación, poca planificación o mala planificación, es la causa común por la cual los clientes internos suelen extra-dimensionar su solicitud o requerimiento (de acuerdo a como se denominen los pedidos internos de cada empresa). Estos escenarios son muy obvios, hay escenarios que son menos obvios y poco perceptibles, pero tienen el mismo tenor de desorientación y mal empleo de los recursos y estos suelen ser más nocivos por cuanto sus efectos no son percibidos inmediatamente.

Son cantidades pequeñas, ¿en que afecta?, ¿porcentualmente no debe afectar el presupuesto?, pueden ser pequeñas o grandes cantidades, aquí el tema, no solo es, que se adquieran: 1 ó 100 piezas de más, (no es igual 0% a 0.03%), además se debe tomar en cuenta las iteraciones con las que se ejecutan estos requerimientos, esto genera costos, cada vez que se procesan, el tiempo, las horas hombre, la distracción de las metas, todo un si numero de tareas y actividades que se ejecutan para poder gestionar estos requerimientos esta gestión aletarga al área de adquisiciones o compras, la aleja de cosas importantes, desorientando su atención de lo que realmente debe ser prioridad.

Importancia

“El organigrama de la gestión de compras refleja la política de gestión de la empresa y su estrategia. La estructura del departamento debe seguir a la estrategia elegida para abordar el mercado y nunca al revés”. (1)

Los entregables (internos y externos) debe tener como asidero la planificación estratégica y siendo más específicos los objetivos y metas asignadas a cada área o equipo de trabajo, he aquí que cada colaborador de la empresa conocerá el peso gravitante sobre sus actos, muchas empresas encierran todo su sustento en el cumplimiento de sus procedimientos otros refuerzan toda la gestión, empero aquí lo relevante es que los equipos tengan claro que es lo realmente es importante y valioso en los entregables que gestionaran.

La importancia es la línea de consecuencia o efectos, que impactaran directamente en el cumplimiento de las metas, es decir si atender a ventas significa que estoy incrementando la probabilidad de cumplimiento ello es lo que debe ejecutarse, obviamente esto no es cuestión de tacto o presentimiento esto fue sometido al planeamiento y este planeamiento es el que señala el derrotero por el cual los colaboradores deben ir para lograr las metas.

“Mario si ustedes no me atienden se va perder toda una semana de trabajo, Pero Jorge, el requerimiento de tu equipo fue de 120 piezas, incluida piezas de contingencia. Mira Mario no estoy esperando que me comprendas, ni tampoco reproches, lo único que necesito es que si no me entregan hoy por la tarde 30 piezas más no lograremos nada”. Estos escenarios suceden más de lo que uno se imagina y más de lo único quisiera que suceda, ello son los que aletargan la planificación.

Es habitual que las empresas posean un stock de seguridad pero en algunas empresas este stock de seguridad se vuelve parte del stock general, ya que no se respeta, las circunstancias de utilización. La importancia no es solo atender situaciones en las cuales las operaciones o el tiempo de cronograma del presupuesto corre peligro de retraso o incluso de incumplimiento de una fase o hasta llegar al incumplimiento total, por lo tanto no es saludable atender casos de “emergencia” continuamente cuando esto desequilibra todos los procedimientos y el flujo con el cual se tiene  en cuenta para mejorar la situación.

Transparencia

En algunos rubros, (particularmente en los servicios) la planificación de la demanda puede ser más complicada, empero en todos los rubros en general así se hayan empleado los mejores: cálculos, modelos de pronostico y coordinación, siempre va existir incertidumbre en menor escala, empero siempre va existir, ahora la labor de los lideres de equipo y en general de todo los equipos esta en utilizar la transparencia en cuanto a sus requerimientos no se pueden lanzar cantidades por el simple hecho de “prevenir situaciones”. Se debe recordar que la falta de transparencia puede conllevar desde problemas de abastecimiento hasta problemas graves en el cumplimiento de la planificación estratégica.

Análisis valorativo.

Las áreas responsables de la contratación y/o abastecimiento de los entregables (externos) solicitados debe tener en cuenta que es imprescindible cumplir con los protocolos y procedimientos para ejecutar  la gestión, en muchas ocasiones debido a la presión de las áreas solicitantes, se soslaya los protocolos y se ejecutan adquisiciones que trastocan el fondo de la planificación estratégica para salvar una operación o spot.

Las adquisiciones deben establecerse mediante una escala valorativa de los productos y servicios a abastecer, algunas equipos utilizan la Matriz de Kraljic, para poder analizar y enfocar la importancia y relevancia en la planificación estratégica, El inventario a adquirir debe estar configurado con anticipación, algunos toman los ítems históricos y con ellos ya tienen a todo ubicado dentro de la matriz en grandes rubros que le permite dilucidar rápidamente cuanto ocurre alguna eventualidad, así mismo las reuniones con todas las áreas, en especial las de mayor énfasis en la demanda debe ser imprescindibles, las áreas de adquisiciones, no solo se ocupan de tangibles, la mayor parte también de los contratos que involucran, asesorías: financieras, legales, medicas, técnicas y muchos más, por lo cual es un procesos largo pero necesario, de cómo darle a cada uno de estos productos y servicios un lugar dentro de la escala de atención.

1.- Estrategias avanzadas de compras y aprovisionamiento, Lean Buying y Outsourcing. Autor August Casanovas. Publicado por: Editorial Profit.