Requisitos y Características, Primero.

¡No entiende José!, ya le pase la cotización del proveedor,  yo necesito para hoy el producto, Entiende Pedro, por el monto esta es una compra que necesita evaluarse comparativamente, ¿por qué no me entregaste antes tu pedido con las características y requisitos del producto? José, es que estaba coordinando con el proveedor,  Pedro, ustedes deben elaborar los requisitos y características del producto no buscar proveedores.

“Especificaciones, señalan las características y tolerancias establecidas y aceptadas para las mercancías. Estas políticas fundamentan el apego tanto de compradores como de proveedores a los requerimientos de producción, por lo que el gerente de compras deberá hacerlo del conocimiento de su personal”. [1].

Entregar el formato con los requisitos y características no son una postura antojadiza del área de abastecimiento (Adquisiciones, compras, logística, etc.), es la única vía cómo gestionar correcta e indubitablemente el requerimiento interno, proceda de donde proceda,  para ello el líder del área solicitante (cliente interno) debe exponer de forma clara, precisa y contundente los requisitos y características del producto y servicio que necesitan para seguir ejecutando sus operaciones o para sus proyectos.

Características

Las características del producto se refieren  a la composición del producto, es decir material empleado, dimensiones, color, acabado. Ejemplo, 01 Tuerca a abastecer pueden tener las siguientes características: cabeza hexagonal, rosca de hilo fino, acero (grado) G5, 4” (pulgadas) de diámetro por 18” de longitud. Las características entonces pueden distinguir 100 o 1000 tipos de pernos completamente diferentes, 3.32” ó 1/32” pueden marcar la diferencia para que este perno sea inservible.

Por lo tanto las características son aquellas que el cliente interno necesita, para que al recibirlo este pueda: iniciar, continuar o concluir con sus operaciones o proyectos, imagínese que solicitan cemento, y se cumple con todas las características, menos una que no fue incluida en el pedido, que debe ser de: “Secado rápido”, y no se cumplió. Todo se detiene, el presupuesto se desborda, se pierde horas hombre, etc., etc.  Las características pueden incluir: planos, layout, fichas técnicas o detalles tan precisos que consten de muchas párrafos y hasta de páginas.

Requisitos

“Si el producto no cumple con estos requisitos no pueden ser admitidos”, los requisitos son los colaterales que rodean al producto o servicio, y que no dejan de ser importantes para que estos, por ejemplo un requisito habitual, es: el tiempo de entrega, estos productos deben llegar al 30 de marzo antes del 12 del mediodía. El producto debe estar embalado con planchas de triplay fenólico de 22mm de espesor, El personal de la empresa proveedora que ejecutara el servicio debe poseer certificados médicos del mes en curso.

Los requisitos son temas colaterales que han ido tomando cada vez mayor importancia, tanto que  algunos casos si bien es cierto no involucran la esencia del producto o servicio se han vuelto igual de relevantes que las características, los requisitos son vallas que incorporan los solicitantes para asegurar un correcto abastecimiento, los clientes internos, puede ser producción que necesita materia prima para fabricar o puede ser operaciones que necesita servicio de mantenimiento para sus equipos de línea amarilla o contabilidad que necesita una empresa auditora o cualquier otra área o departamento..

Responsabilidades

Entonces los clientes internos no deben evadir la responsabilidad de arrojar pedidos como si fueran barajas de cartas, sin estar 100% seguros de las características y requisitos que los productos o servicios que solicitan deben cumplir, para satisfacer las necesidades del cumplimiento de sus actividades (operaciones o proyectos) que obedecen al entregable final que lo espera el cliente de la empresa, por lo tanto las características y requisitos a satisfacer son para conformar algo más grande cuyo destino final es cliente (externo) o consumidor final.

Es usual que los clientes internos, no posean todo el conocimiento de los productos y por ende ello implica una coordinación muy cercana con sus técnicos y muchas veces de asesoría interna que la puede prestar uno o varios proveedores, para ello es importante la coordinación con la gestión de abastecimiento, comprometer o convocar directamente a un proveedor lo único que ocasiona es un favoritismo ilegitimo que no solo puede implicar mayor costo sino también pérdida de calidad.

Direcciona.

Entonces la gestión de abastecimiento ¿no incorpora ningún requisito?, la gestión de abastecimiento como cualquier área trabaja bajo los lineamientos del plan estratégico de la empresa por lo tanto incorpora estos requisitos macro a toda adquisición que deba ejecutarse en los cuales van a primar de acuerdo a la estrategia el servicio o los costos, el servicio y los costos no son antónimos son palabra que no se yuxtaponen sino que coexisten en el mismo flujo.

El lograr que este flujo mantenga una línea de satisfacción constante, por ello planifica, coordina, ejecuta y supervisa. Es labor de la gestión de abastecimiento, por ello la labor debe ser proactiva, creando las formas, formatos y todo el acceso fácil y sencillo para que los clientes internos puedan describir y detallar todas sus características y requisitos, recuerde que abastecimiento realiza la gestión desde la compra de útiles de oficina, hasta llegar a la adquisición de flotas de 100 o 200 equipos, la dirección de las adquisiciones es muy amplia y variada tanto como la empresa la sea con sus productos.

En un escenario de un empresa que manufactura, que posee una línea de 50 ítems, el escenario de sus inventarios pueden ser 100 o 150 o más productos para producir estos 50, una empresa de construcción, tiene una gran inventario de productos y servicios por adquirir, desde servicios de apoyo hasta tercerización de etapas de la operación o proyectos a nivel nacional o internacional.

Por lo tanto y debido a ello la necesidad de una planificación concertada de los requisitos internos no solo de los que involucran la planificación estratégica, sino de todos aquellos que aparentan ser menores, y por su iteración conllevan mayor tiempo, deben estar consensuados coordinados. Y debe comenzarse con características y requisitos claros y transparentes.

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1.- “Compras / Buys, Principios y Aplicaciones”, Autor Salvador Mercado H. Editorial Limusa, Grupo Noriega Editores. 4ta edición. 2004.