Gestión de Riesgos Part.1
“Un Riesgo es un evento o condición incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del Proyecto” (1)
entonces proviene de la incertidumbre del futuro mediato y el cual nos lleva a trastocar lo establecido teniendo efectos magros como grandes que ocasionarían el colapso del emprendimiento, ahora sigamos con el caso de Valdivieso él era un hombre versado con estudios superiores y que había logrado establecer un canal de negocios interesante con Dealers de la Florida y en Perú tenía una seria relación comercial con gente muy importante en la media y gran minería lo cual le permitía un flujo constante en sus operaciones, como empresario de la casta: “Me Cuesta Formalizarme” el utilizaba cualquier argucia tributaria para soslayar sus obligaciones en ello tuvo la oportunidad de relacionarse con una Contratista que recién había cerrado contrato para un importante proyecto en el sur del país y que luego de tomar la decisión de Hacer o Comprar decide repotenciar sus equipos de corte y perforación para lo cual oportunamente fue convocado Valdivieso el lanzo la mejor oferta sin medir sus riesgos y una vez con la buena pro adelanto las lisonjas y el dispendio.
Primero lo Primero…… Risk Planning
“Definir las actividades de Riesgos, asegurando que el nivel de visibilidad de la gestión nos permite otorgar la relevancia a todos los procesos involucrados”. (2)
Al aceptar el contrato Valdivieso no estaba ejerciendo una acción de compra venta estaba aceptado ejecutar un proyecto por lo cual lo primero era tomar este como base para ejecutar la Recopilación de Requisitos, Definir su Alcance, Identificar a los Interesados y por su puesto desarrollar su Planning. En realidad al rubricar y consentir un contrato mucho de estas salidas ya las tenia esbozadas. Empero no hablemos de todo el proyecto centrémonos en los Riesgos. Aquí con un Project Scope Statement como marco del Contrato, obviamente no es necesario y esto está circunscrito a las dimensiones de la incursión. Ahora lo aconsejable como mínimo en estos casos es contemplar tres temas: Presupuesto debido a que tenia limites ya que tenía Contrato a precio Fijo, este era un tema analizar de ambos flancos no solo en la disposición de este y en su empleo par la satisfacción de requerimientos sino en la necesidad de estimar parte de estos para la gestión de riesgos. Calendario teniendo un contrato a plazo fijo el cumplimiento de este no tiene mayores observaciones o bemoles sino que el Just in Time es el cliché por lo tanto organizar el calendario e incorporarle ciertos colchones para prevenir riesgos es lo más valido. Ejecutar una pequeña y objetiva Categorización de Riesgos esta nos proporcionara una relación ordenada y real de los riesgos identificados, Verbigracia: Un Huelga de Empleados Portuarios. Ahora debemos definir su probabilidad e impacto. Verbigracia: En un país en la cual la normativa de empleados portuarios ha sido postergada y ya se ha visto enconos por parte del gremio y a la fecha ningún estamento del gobierno a iniciado las tratativas tenemos un probabilidad elevada y el impacto al no laborar estos señores el desaduane de los motores y componentes auxiliares sería imposible existiendo desde retraso en el cronograma y sobre costos hasta disolución del contrato. Existe una matriz muy interesante y eficaz para poder tamizar y organizar nuestros riesgos a la cual se le conoce como Matriz de Probabilidad e Impacto y que muestra la relevancia de la incertidumbre.
Identificando los Riesgos
Es relevante determinar los riesgos potenciales que puedan afectar el proyecto y documentar sus características, en este proceso cuando se trata de un proyecto de gran magnitud es habitual que este lo integre el director de proyecto, los miembros del equipo del proyecto y muchos otros interesados, en el caso tratado era indispensable la Participación de Valdivieso de alguno de sus asociados con mas experticia y de un pequeño pero necesario juicio de expertos. Valdivieso era una persona que comercializaba motores y componentes pero que nunca había importado un paquete en esa magnitud ni refrendado un contrato a costo Fijo en el cual incluía servicios. Por lo cual el asesoramiento era neurálgico.
El analizar para identificar riesgos no es un ejercicio de un solo tiempo es un juego iterativo que debemos ejecutarlo durante todo el proceso que al inicio puede tornarse total o casi totalmente incierto para luego ir dándonos un señal más clara es por ello que siempre debemos estar analizando cualquier posibilidad por más leve o inocua que parezca para someterla a riguroso u exhaustivo análisis. Bueno Valdivieso y su Partner segados por la codiciosa no contemplaron ello y pese a que muchas veces su conciencia juzgo de manera rígida nunca fue más contundente que su codicia sandia, los llevo no solo a ejecutar ninguno de estos procedimientos, pese a su conocimiento en estos sino que buscaron otra vía aún más riesgosa, no satisfechos con los márgenes por encima del promedio que les había dejado el contrato emplearon equivocadamente su tiempo tratando de encontrar mejores precios pese a que su conocimiento y su experiencia les indicaba que los precios ubicados eran los correctos empero por ahí ubicaron un Dealer en California que les estaba otorgando un 12% de ajuste sin meditarlo prepararon los documentos y lanzaron todo lo necesario para ejecutar la compra no le dieron más importancia a los tiempos de entrega el tránsito de la documentación, el costo de los fletes, Etc.
....Y llego el día
“La Mayoría de las personas se valen de la investigación como un borracho se vale de un poste de la luz: Más para apoyarse que para iluminarse” (3)
Luego de haber esperado 10% más de lo estipulado y con el cronograma encima del contrato tenían por fin la carga en almacenes, su júbilo y triunfalismo era propio de un Taller de Supera y no de dos BussinessMen, entonces Valdivieso que era el Director (ya que su otro Partner era su socio capitalista) acudió presto al Warehouse, donde se dio cuenta de la ingrata y resabia realidad ese 12% era un minucia en parangón con lo que el Dealer de California les había anunciado que invertirían para el Overhaul, había que invertir más del 300% de lo planificado y no solo ello sino que el tiempo no alcanzaba se había empleado más de 80% del presupuesto y solo se tenía un 30% de lo esperado era realmente una situación sin Exit. La verdad que esta historia no acaba con un buen final, ya no solo fue la pérdida económica, la de imagen y credibilidad sino los embargos que dejaron en la bancarrota a estos personajes quien a pesar de su inteligencia y su experiencia dejaron a un lado La Gestión de Riesgos que les hubiese garantizando un porcentaje mayor de certidumbre en sus resultados, aunque ese siempre sea el problema de la teoría …¿Por qué? es muy costosa en tiempos en recursos empero siempre asiste a minimizar los riesgos y como siempre digo: “La Teoría No es Más que las Experiencias Exitosas Plasmadas en Black & White”, sino preguntémosle a Jennings o Kiyosaki.
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1,2.- PMBOK™ 4 Edición
3.- Confessions Of An Advertising Man, David Oglivy
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