Gestion del Tiempo del Proyecto (Part.1)

Definiendo las Actividades Mientras la manecilla pequeña de mi reloj marca las 20 y la grande estaba a punto de terminar su recorrido ingrese a lo que parecía un galgódromo, esta analogía podría parecer desdeñante, pero esto era realmente un pandemónium, personas corriendo de un a lugar a otro, apuradas, iracundas, temerosas y desbocadas sin mayor norte que la presión de una voz aguardientosa que los coaccionaba actuar sin límite de horario ya que el proyecto estaba retrasado. Esa fue la imagen que se quedo en mi SD, mientras visitaba a Spencer (Superintendente de producción) que se encontraba a cargo de este manicomio. Fue ahí donde recordé el capítulo 6 del PMBOK

“La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo” (1).

Entradas………………….Un Paso Luego el Otro Mientras tomaba asiento en un mullido y cómodo sillón comencé diciendo: Paso a paso es como se ejecutan las grandes o pequeñas obras y para ello es necesario: “Identificar las acciones especificas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto” (2). A lo que este empresario me contesto: ¿más teoría?, respondiendo casi reflexibamente: Esto no es un párrafo adornando el capítulo de un libro es una necesidad palmaria para ejecutar un proceso, muchas veces se soslaya y desdeña la teoría, cuando esta es; solo el reflejo de las Buenas Prácticas, plasmadas en blanco y negro, que dan vuelta al orbe consiguiendo resultados trascedentes y monumentales no solo por la envergadura del proyecto sino por la sumatoria, ya que: Pequeño, mediano o grande son los resultados exitosos son los que se plasman y trasciende mas allá del tiempo.

El empresario un poco impaciente y deseoso de más me dijo: Al grano, a lo que yo con una sonrisa respondí: Cuando abordamos las actividades no podemos soslayar el proceso que produce los paquetes de trabajo, es decir la (EDT) Estructura de Desglose del Trabajo, esta como parte de su nombre lo dice desglosa los entregables (3), ---Verbigracia: Dentro de una línea de producción de una Retroexcavadora, nuestro equipo está encargado de elaborar e implementar el sistema hidráulico este es nuestro entregable final como equipo, empero para elaborar este entregable final, necesitamos subdividirlo tanto este como el trabajo que creara el entregable aludido, es así como este proceso nos otorgara los "Paquetes de Trabajo", que viene hacer el trabajo planificado en su nivel más bajo completamente medible es decir que podemos monitorearlos y controlar su desempeño. Una vez que tenemos estos Paquetes de Trabajo podemos descomponerlos en componentes más pequeños que vendrían hacer las actividades que deberán ser ejecutadas para la consecución y elaboración de los entregables ya que el fin mediato es la producción ordenada y sistémica de los entregables consecutivamente hasta la consecución del entregable final.
Tras varios minutos y luego de un sorbo de un excelente café, luego de esto tiene tus actividades empero para definir estas hay tres puntos que debes tomar en cuenta que forman parte de tu proyecto una de ello es: 1) La Línea Base del alcance aquí es donde se encuentran especificaciones macro del proyecto y del producto como tal se encuentran las restricciones y supuestos obviamente documentados. 2) Factores Ambientales de la Empresa que se encuentran ordenados en él: PMIS (Sistema de información de Gestión del Proyecto) y 3) Activos de los Procesos de la Organización que en muchas organizaciones se encuentran como mores y otras los han norma dentro sus manuales y por supuesto la información historia que es tomada como lecciones aprendidas. --- El emprender un proyecto en solitario puede ser una ventaja ya que se puede elaborar un credo como base obviamente orientado a los objetivos del proyecto---.
Y ahora………Herramientas y TécnicasPara lograr el tránsito de paquetes de trabajo a actividades, lo ideal es utilizar la Técnica de la Descomposición esta es la que nos permite subdividir los PT en componentes más pequeños cuando si volvemos al ejemplo del sistema hidráulico podemos decir que un paquete de trabajo era producir un engranaje de la bomba hidráulica y para producir este engranaje vamos a necesitar actividades. Verbigracia: fresado (área de maquinado y mecanizado) esta actividad solo será un componente para la elaboración de este paquete de trabajo pero podrá: medirse, monitorearse y controlarse. Esta herramienta será mejor empleada en combinación con la participación de los miembros del equipo ya que estos pueden conducir a mejores resultados debido a su experiencia y a muchos de ellos serán los responsables de las actividades por lo cual ellos podrán orientar de manera tangible y más asertiva la descomposición, que de alguna manera es una especie de intervención del Juicio de Expertos. Ya descompusimos y ahora: La Planificación Gradual, debido a que nuestras actividades nos demanda la consecución de los paquetes de trabajo que son la mínima expresión del EDT, entonces nuestra planificación será a corto plazo debido a que nuestros tiempo de vida por entregable será exiguos la planificación a mediano y largo plazo se ejecutara a nivel superior de la EDT. Y por último las Plantillas que serán parte de las lecciones aprendidas ya que muchas de ellas vienen de proyectos anteriores y en muchas ocasiones podremos utilizar gran parte de estas para orientar mejor las actividades.

……..SalidasCasi agotado pero con voz aún y con los ojos tintineantes en Spencer otorgue la salidas de este proceso, Ahora después de las Entradas y las TH en resultado es: La Lista de actividades que será la matriz de trabajo que compondrán las actividades del cronograma ya que la sumatoria de estas podrán ser medibles: 102 actividades nos otorgan un tiempo de 4790 minutos que son 9 días de trabajo esto nos otorga la potestad de alinear nuestros recursos a fin de poder cumplir con la línea base del cronograma. A esta lista se sumara los Atributos de las actividades será un maximizador de la descripción de la actividad que abarca puntos como: El lugar donde se ejecutara, el responsable, el nivel de esfuerzo entre otros. Y por último la Lista de Hitos que básicamente son los sucesos relevantes que básicamente suelen marcar el final y el comienzo de una actividad.

¿Ahora estamos Preparados? Aún queda un largo derrotero y una extensa noche para comprender……la Gestión del Tiempo
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PMPBOK 4ta Edición