Gestión del Tiempo del Proyecto (Part.5)

Desarrollar el Cronograma“….Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el Cronograma del Proyecto”(1) ….Al terminar de mencionar ello y como si estuviéramos coludidos todos los que atiborrábamos la oficina de Spencer, giramos 90° y detuvimos nuestra mirada en frente a la ventana que daba una vista panorámica de toda la usina y luego de breves instantes Spencer, destrabó una sutil pero infecciosa carcajada que no tardo por originar una pandemia alboroza. Luego de recuperarnos de ese breve relax, inicie mi dogmatica exposición.
De este punto del grupo de procesos de la Dirección del Proyecto lo más saltante e interesante son las herramientas, empero comencemos por las entradas, Aquí tenemos: La Lista de actividades, Los atributos de la actividad, Diagramas de Red del Cronograma, Calendario de Recursos, Estimados de la Duración de las Actividades, Enunciado del Alcance del Proyecto, FAO y APO. Resultaría iterativo describir y detallar todo lo anterior ya que en los artículos anteriores lo hecho con ejemplos y detalles, ahora si vayamos al grano:

Herramientas y Técnicas

Análisis de la Red del Cronograma, esta es una técnica que emplea diversas técnicas analíticas tales como: El Método de la Ruta Crítica, esta calcula las fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades, sin considerar las limitaciones de recursos, ejecutando un análisis que recorre hacia adelante y atrás toda la Red del Cronograma. Stop, aquí tenemos entonces una técnica que nos hace comprender todos los diferentes caminos a seguir no tomamos en cuenta obstáculos ni limitaciones sino que podemos en el mapa encima del buro y trazamos todas las rutas desde el punto de partida hasta la meta. Debemos tomar en consideración que las fechas de inicio y fin tempranas o tardías resultantes no constituyen ineluctablemente el cronograma sino que más bien indican periodos en los cuales podrían planearse las actividades sin soslayar las actividades, las relaciones lógicas, los adelantos, los retrasos y otras restricciones comunes dentro del análisis. Hay que recordar que las fechas tempranas y tardías pueden verse afectadas por la holgura total que proporciona flexibilidad al cronograma tomando valor positivos, negativos o nulos. La holgura representa a la libertad que tiene la actividad de dilatar su tiempo de ejecución sin perjudicar otras actividades o el proyecto. Ahora nos toca ver: La Cadena Critica, esta nos permitirá modificar el cronograma del proyecto para adaptarlo a los recursos limitados, previamente a la elaboración de la Cadena Critica debemos calcular la ruta critica una vez calcula esta se determina el cronograma con los recursos limitados, otro nombre con que se conoce a la Cadena Citica es Ruta Critica + Restricciones. Dentro del manejo de la CC es habitual utilizar los colchones –Buffer— (2) cuyo fin será el proteger o mantener cubierto con un adicional por la ocurrencia de algún evento que intente retrasar la fecha de finalización. Ahora le toca a la Nivelación de los Recursos, aquí la inferencia lógica que ejecutemos en relación al nombre de esta herramienta hacer es la correcta. Esta técnica nos sirve para distribuir equitativamente los recursos sobre asignados o escasos que puedan necesitarse en el camino de ejecución de las actividades. Lo cual permitirá ordenar de forma equitativa y permitirá seguir las rutas trazadas. Análisis ¿Que Pasa Si….? A través de esta pregunta y teniendo un escenario con varias opciones de concurrencia ejecutamos una simulación que implica calcular múltiples duraciones del proyecto a partir de diferentes conjuntos de supuestos. Es habitual que este se use para medir la viabilidad del proyecto en situaciones adversas. Compresión del Cronograma, aquí debemos analizar las concesiones entres costo y cronograma, Verbigracia necesito cubrir una actividad de 40 horas cuyo valor equivalente por hora es $500.00 y ten un presupuesto de $18,000.00 por la actividad, ahora a comprimir, la compresión no siempre resulta una alternativa viable y puede ocasionar un incremento del riesgo o del costo. La Ejecución Rápida esta también es una técnica de compresión pero que se orienta a activar actividades de forma paralela imagínense que para ensamblar el motor de turbina primero debo acabar de construir los alabes y unirnos a eje para el montaje en el case, empero paralela a la construcción de los alabes se inicia la instalación del eje en el case, empero esta va depender que las actividades se puedan superponerse para acortar la duración. Tecnología y más tecnología….Herramientas de Planificación cuando nos referimos a esta estamos señalando directamente a la implementación de software que nos permita realizar nuestros cálculos de forma más diligente y eficientemente.

………Salida

El Cronograma del proyecto debe contar como mínimo una fecha de inicio y una fecha de finalización para cada una de las actividades. Ello es como parte de la aplicación de las herramientas y técnicas que ya debe existir todo el listado de un cronograma por actividades; empero, sin la planificación de recursos esto solo se podrá cristalizar. Si y solo si la asignación de los recursos asido ejecutada esta se tendrá de forma detallada y objetiva. Por lo general este proceso se lleva antes de la conclusión del Plan para la Dirección del Proyecto ya que es una entrada directa al 4.2 y por lo tanto es necesario este se encuentre formulado para poder ostentar una planificación solida. Hay muchas formas para presentar el Cronograma, aquí algunas: Diagrama de Hitos es un diagrama en el cual se visualizan solo los inicios y los finales de los principales entregables y las interfaces externas claves. Diagrama de Barras este diagrama muestra una línea consecutiva desde el inicio hasta el fin y por último nuestro Diagrama de Red del Proyecto este habitualmente muestra la lógica de la red del proyecto y las actividades del cronograma que se encuentra dentro de la Ruta Critica del Proyecto. Todos estas presentaciones del cronograma se pueden ejecutar utilizando Microsoft Project.

Dos puntos adicionales al Cronograma son la línea Base del Cronograma que es básicamente una versión especifica del cronograma desarrollada a partir del análisis de Red del Cronograma y por otro flanco: Los Datos del Cronograma, los cuales engloban mínimamente: Los Hitos, Las Actividades, Los Atributos, la documentación de todos los supuestos y las restricciones identificados. Es así como podemos definir de manera sistémica y progresiva las actividades las cual en un control de mando podemos programa y monitorear de manera oportuna detectando y previniendo incidentes que pueden trastocar el tránsito de estos.

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1.- PMBOK™ 4ta

2.- Cadena Critica …..Eliyahu M. Goldratt, en este impresindible e ineluctable libro de consulta para los versados habitantes y asociados de la culturas organicas nos habla prolijamente de cómo podemos construir líneas a largo plazo fundados procedimientos que tienden a la consistencia y objetividad, aquí. Goldratt trata la incorporación de los Project Buffer y del Feeding Buffer.

-/ Hermilio Díaz