Gestion del Tiempo del Proyecto (Part.3)

Estimar los recursos de las actividades

Mientras mi mente hacia una breve pausa, mis belfos se encontraban atrapando el mug el cual solté tras un gran sorbo de ese delicioso mate que calmaba la irritación de mi garganta a punto de colapsar, empero a pesar de ello me encontraba jubiloso por la respuesta de ese pequeño pero nutrido quórum, al cual cebaba sistemáticamente con el capítulo 6 del PMBOK; luego de ello seguí con el aleccionamiento: Ahora que hemos definido y secuenciado las actividades podemos Estimar los Recursos. Cuando nos referimos a recursos estamos hablando de un cliché que ha abarcado todo lo existente; tangible e Intangible que en las combinaciones adecuadas y en conjunción con los enunciados anteriores nos proporcionara los entregables, es aquí donde debemos administrar estos que están ligados estrechamente con la estimación de costos, cuando dije costos, Espencer no pudo resistir la necesidad de preguntar: ¿Estos disminuirán? A lo cual yo respondí no necesariamente aquí pero el efecto final será el esperado en tus cuentas, a lo que mostro un gesto de conformidad seguido de una prolija sonrisa.

Por Partes y Cucharadas

Cuando nos referimos a recursos debemos hacer dicotomía para tratar de manera disímil los intangibles y tangibles, Verbigracia: Comenzamos la implementación de un nueva tecnología en la fabricación de turbinas de alabes para motores acuáticos, esta tecnología solo ha sido puesta en ejecución en Sudáfrica y Nueva Zelandia por lo cual necesitaremos familiarizar a nuestro staff en esta tecnología lo cual implica traer como mínimo a dos expertos en el uso de esta tecnología para el coaching respectivo a nuestro equipo. Y de otro lado toda la maquinaria ya fue solicitada a Budapest. Véase por un Lado tenemos un Intangible de Alta valía y por otro lado otro tangible también de alta valía que tiene tratamientos totalmente dispares, el menester ahora es solo tomar como estimaremos estos recursos en sus combinaciones adecuadas, por ello lo neurálgico de la estrecha relación con estimar costos ya que de otra manera seria improbable cualquier cálculo o aproximación objetiva y en perspectiva.

IN PUT…

Para poder estimar los recursos debemos tener en cuenta cinco puntos que viene hacer nuestras entradas: 1.- Lista de Actividades, esta nos permitirá tener la relación de todas las actividades a ejecutarse para poder conseguir nuestros entregables. 2.- Los atributos de la actividad, recordemos que aquí están los detalles explícitos de cada una de las actividades así como sus conexiones antecesoras y predecesoras, así mismo el donde y como se realizaran las actividades y por supuestos la cantidad de hitos, recordemos que el hito es el momento entre el final y inicio de una actividad y cuyo valor siempre será “cero”. 3.- El Calendario de recursos, este nos va indicar dentro del espacio y tiempo cuando y donde estarán disponibles las habilidades y capacidades que necesitamos para la ejecución de las actividades, recordemos que siempre debemos tener como premisa los recursos escasos por ende debemos manejar estos con prioridad y diligencia ellos. 4.- FAE, aquí también se podrán contemplar algunos puntos símiles del punto 3 que son la disponibilidad, Verbigracia: dentro de la organización tenemos: Dos recursos humano valiosos para la ejecución empero ambos están fuera del país cumpliendo actividades inherentes a su cargo y por ultimo 5.- APO, aquí siempre será una fuente de políticas, procedimientos e información histórica de la cual podemos nutrirnos permanentemente.

Herramientas y Técnicas

El juicio de expertos siempre será una alternativa ya que debido a su experticia en estos casos será un factor contundente para la estimación, otra herramientas es el análisis de alternativas, muchas de las actividades cuentan normalmente con varias alternativas para su ejecución, Verbigracia podemos hacer un engranaje en la caladora o en el torno, el segundo me tomara mayor tiempo y pericia pero por otro lado no requeriría comprar la caladora o otra alternativa seria enviar un requerimientos a mis proveedores para que lo fabriquen ellos en congruencia a las especificaciones solicitadas. Datos de estimación publicados aquí una herramienta global que nos permite visualizar componentes e insumos a nivel del orbe para que así me resulte mucho más sencillo el poder estimar mis recursos, verbigracia: Existe un lote de ejes en Sri Lanka que podemos utilizar debido a que las características son en un 99.9% las mismas que requerimos, esto minimizara nuestro estimado debido a la disposición y precio y por último: La Estimación Ascendente esta técnica se emplea cuando la complejidad de la actividad no permite ejecutar una estimación adecuada por su naturaleza, para ello descompondremos la actividad hasta un punto en el cual podamos estimar asertivamente sin necesidad de transgredir o desnaturalizar la actividad. Recordemos que debemos documentar todas las acciones.

…….Output

En este punto debemos tener identificados los tipos y la cantidad de recursos necesarios para cada actividad o paquete de trabajo ósea hemos identificado los requisitos de Recursos de la Actividad, muchas veces se solicita que se sumen los estimados por paquetes de trabajo. Verbigracia: Un paquete esta desglosado en cuatro actividades cada actividad necesidad en recursos tangibles (Herramientas, Maquinarias, infraestructura, etc,) $22,000 e intangibles $13,000 (Patentes, software, coaching, Etc.) lo cual nos da un costo por actividad de $35,000 lo cual representa 3 meses de trabajo y sumado las cuatro actividades nuestro paquete de trabajo nos da un total de $140,000 Asimismo también esta salida tendrá la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/ 5.3) que es una estructura jerárquica que identifica los entregables y los divide en Paquetes de Trabajo. Es por ello que la EDT es un proceso que se crea en la Gestión del Alcance del Proyecto (5) y que es uno de los pilares para poder estructurar el proyecto debido a sus dos principales Outputs: EDT y Diccionario del EDT, en una descompone jerárquicamente los entregables para que se le pueda aplicar las métricas y en la siguiente se hace una detalle por memorizado de todo lo que involucra el desglose de la actividad, verbigracia: Categoría de Recurso, Mano de Obra. Tipo de Recurso: Nivel 3 (Que identifica este un nivel de calificación técnica grado 3, este tendrá una serie de requisitos como puede ser años académicos, niveles de pericia, nivel experticia, etc.).Que debido a su extensión y complejidad será materia de abordarla en una sesión particular como mínimo.
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JK